ตัวอย่างเอกสารประกอบการลงบัญชี

การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้รายละเอียด https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdfเมื่อเราทราบหลักการและแนวปฎิบัติแล้ว ทีนี้ก็มาเข้าสู่การจัดทำเอกสารหลักฐาน การบันทึกบัญชี ที่สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ว่ามีวิธีการอย่างไร และมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ)

1. ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ 

1. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
3. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

2.หลักเกณฑ์การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

2.1 เอกสารแสดงการรับเงินของผู้รับเงิน

อาจเลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี ดังต่อไปนี้

2.1.1 ใบรับเงิน

ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ (ใช้ในกรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน)
ใบรับและต้นขั้ว หรือสาเนาใบรับ อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทยให้ปรากฏข้อความต่อไปนี้
(1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
(2) ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
(3) เลขลำดับของเล่ม และของใบรับ
(4) วันเดือนปีที่ออกใบรับ
(5) จำนวนเงินที่รับ
(6) ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า ในกรณีการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้า เฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

ในกรณีผู้ผลิต ผู้นำเข้าหรือผู้ขายส่ง ขายสินค้าให้แก่ผู้ซึ่งทำการค้าสินค้าประเภทเดียวกับสินค้าที่ขายนั้น ให้แสดงชื่อหรือยี่ห้อและที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับที่ต้องออกด้วยทุกคราวที่ได้รับชำระเงินหรือรับชำระราคา ข้อความในใบรับเช่นว่านี้ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ

เจ้าของกิจการส่วนใหญ่อาจไม่รู้ว่า เมื่อเราจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว เราจะต้องเตรียมเอกสารอะไรส่งให้สำนักงานบัญชีด้วยทุกเดือน บางครั้งเอกสารที่เราส่ง เช่น บิลซื้อ บิลขาย อาจจะไม่ครบถ้วน ทำให้สำนักงานบัญชีต้องคอยโทร. ตามหาเอกสารอยู่เรื่อยๆ

ถ้าไม่อยากเสียเวลาเตรียมเอกสารหลายๆ รอบ และทำงานร่วมกับนักบัญชีให้ง่ายขึ้น เรามาทำความรู้จักวิธีการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในบทความนี้กันค่ะ

ขอบคุณภาพจาก ธนาคารกสิกรไทย

เลือกอ่านได้เลย!

• 1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement) 
• 2. เอกสารขาย
• 3. เอกสารซื้อสินค้า
• 4. เอกสารค่าใช้จ่าย
• 5. เอกสารเงินเดือน
  • About Author

1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement) 

เอกสารตัวแรกนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับการบันทึกบัญชี เพื่อให้เรารู้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง ถ้ากิจการไหนมีรายการเดินบัญชีมามากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมข้อมูลรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน 

ปัจจุบัน เจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาในการไปขอรับเอกสารจากธนาคารอีกต่อไป

ที่สำคัญธุรกิจเดินบัญชีผ่านรายการเดินบัญชีเป็นส่วนใหญ่ นอกจากจะช่วยให้นักบัญชีทำงานง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยแบ่งแยกเงินระหว่างกระเป๋าส่วนตัวและเจ้าของกิจการไปพร้อมๆ กันด้วยค่ะ

อ่านวิธีขอรายการเดินบัญชีธนาคาร

• ธนาคารกสิกรไทย
• ธนาคารไทยพาณิชย์ 

2. เอกสารขาย

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย

• ใบแจ้งหนี้ 
• ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)  
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย

เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา

แต่สำหรับกิจการไหนที่ใช้ FlowAccount เราสามารถเข้าถึงเอกสารนี้ได้เลยทันทีที่เจ้าของกิจการเปิดบิล และที่น่าสนใจไปกว่านั้นคือ FlowAccount จะบันทึกบัญชีเดบิต เครดิตให้เองแบบอัตโนมัติ โดยที่นักบัญชีไม่ต้องรอรับเอกสารตอนสิ้นเดือนอีกต่อไป

3. เอกสารซื้อสินค้า

ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบรับสินค้า
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง และจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้ (ถ้าตกลงกันไว้) รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือน 

4. เอกสารค่าใช้จ่าย

สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลักๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
• ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย

เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญมากๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้

FlowAccount เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยให้เจ้าของกิจการเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพียงแค่สแกนหรือถ่ายรูปแล้วก็อัพโหลดขึ้นไปในระบบพร้อมๆ กับการจดบันทึกรายการซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ในส่วนของนักบัญชีเองก็เปิดดูเอกสารได้ง่ายขึ้นและช่วยตรวจสอบเอกสารได้ทันเวลามากยิ่งขึ้น

ส่วนต้นฉบับเอกสารก็แล้วแต่จะตกลงกับสำนักงานบัญชีว่าจะส่งให้เป็นรายเดือนหรือ 3 เดือนครั้งก็ได้ เพราะเอกสารต้นฉบับก็ยังเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับการจัดทำแฟ้มภาษีมูลค่าเพิ่มนั่นเอง

5. เอกสารเงินเดือน

ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะมีส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้

• รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน

เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่างๆ ในระบบอย่างครบถ้วน 

แต่สำหรับกิจการที่ใช้ FlowPayroll เจ้าของกิจการเองก็สามารถคำนวณเงินเดือนในระบบได้ (โดยที่จำกัดสิทธิ์เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องมองเห็นข้อมูลนี้) และกดบันทึกรายการให้นักบัญชีตรวจสอบยอดเงินกับรายการเดินบัญชีในระบบหลังบ้านได้เลย

เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น

• สัญญาเงินกู้
• สัญญาเช่าซื้อ
• สัญญาก่อสร้าง

สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน

สุดท้ายนี้ แม้ว่าการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือนจะเป็นงานที่ละเอียดและใช้เวลาเป็นอย่างมาก แต่ถ้าเรารู้ว่าวัตถุประสงค์ในการเตรียมเอกสารนั้น ไม่ใช่เพื่อใคร แต่เพื่อให้ธุรกิจมีข้อมูลทางบัญชีที่ครบถ้วน เราเองก็คงเต็มใจที่จะเตรียมเอกสารมากยิ่งขึ้นไปโดยปริยายเลยค่ะ

About Author

Yonlawan C.

นักบัญชี ผู้สอบบัญชี และผู้ก่อตั้งเว็บไซต์ cpdacademy.co คอร์สอบรมบัญชี CPD ออนไลน์สำหรับผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ที่มีประสบการณ์ในวิชาชีพมากกว่า 10 ปี และอยากส่งต่อความรู้เพื่อเพื่อนนักบัญชีให้มีทักษะอย่างมืออาชีพและก้าวทันโลกดิจิทัล