การเขียนอีเมลแบบเป็นทางการสิ่งที่สำคัญคือความกระชับ บวกกับความชัดเจนในจดหมายหนึ่งฉบับ เพราะนึกภาพดูสิคะว่าบริษัทหรือองค์กรๆหนึ่งจะต้องติดต่อกับคนหรือองค์กรอื่นๆอีกกี่องค์กร การที่อีเมลของเรามีความกระชับและชัดเจนจะทำให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์ของเราได้ง่าย และไม่เสียเวลาสำหรับคนอ่าน Show
การเขียนอีเมลนี่ความจริงเค้าก็มีรูปแบบ และแนวทางการเขียนที่ชัดเจนนะคะ มีการแบ่งสัดส่วนชัดเจนว่าส่วนไหนจะพูดถึงเรื่องอะไร เรียกได้ว่าในแต่ละส่วนไม่มีส่วนใดสำคัญน้อยไปกว่ากันเลย และวันนี้เราจะพูดถึงในส่วนท้ายของอีเมลกันว่าควรจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร  สิ่งที่ควรใส่ไว้ในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย1. การย้ำสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายรับรู้ หรือกระทำตามอีกครั้ง ด้วยประโยคที่กระชับเข้าใจง่าย มักขึ้นต้นด้วยประโยคด้านล่างนี้ แล้วตามด้วยกริยาที่เราต้องการให้ผู้รับจดหมายกระทำ We/I would like to ask you to…. (เรา/ฉัน อยากจะขอให้คุณ….) 2. ในช่วงสุดท้ายอาจใส่คำขอบคุณผู้รับในกรณีใดกรณีหนึ่ง อย่างการที่จะช่วยแก้ไขให้ หรือ แม้แต่การสละเวลาเพื่อช่วยเหลือ และถ้าคุณขอให้ทางผู้รับช่วยเหลือสิ่งใดก็ให้ขอบคุณล่วงหน้าไปด้วย อาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมถึงหนทางในการติดต่อหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และสำคัญไม่แพ้กันคือการกล่าวถึงการติดต่อกันในอนาคตเพื่อเป็นการจบจดหมาย เช่น I appreciate immediate attention on this matter. (ฉันหวังว่าจะได้รับการแก้ไขปัญหานี้โดยเร็วที่สุด) 3. ปิดท้ายจดหมาย เมื่อจบย่อหน้าสุดท้ายให้เว้นบรรทัดมาประมาณหนึ่งบรรทัด ลงท้ายในบรรทัดต่อไปด้วย คำลงท้ายเหล่านี้ เพื่อแสดงความเคารพ Yours sincerely 4. บรรทัดถัดมาก็ลงลายเซ็นของคุณ ใส่ชื่อเต็ม (ชื่อจริงและนามสกุล) ถ้าเขียนมาในนามตัวแทนองค์กรก็ให้ใส่ชื่อตำแหน่งของคุณมาด้วย เช่น Amanda Lee Amanda Lee 5. ใส่คำว่า enclosure ในกรณีที่มีข้อมูลอื่นๆแนบมาด้วยกับจดหมายให้ เขียนไว้ในส่วนท้ายของจดหมายว่า Enclosure หรือ หรือ Enc.โดยอาจจะใส่รายละเอียดของสิ่งที่แนบมาด้วย หรือจำนวนของสิ่งที่แนบมาด้วยก็ได้ เช่น Enclosure: Article by John Graham นี่ล่ะค่ะคือสิ่งที่ควรมีในย่อหน้าสุดท้ายของอีเมล สิ่งสำคัญคือเมื่อเขียนเสร็จทุกครั้งให้กลับมาทบทวนใหม่ทุกครั้งเสมอ และถ้าอยากมีความชำนาญมากขึ้นก็ต้องฝึกเขียนบ่อยๆนะคะ รับรองว่าอีกหน่อยก็จะกลายเป็นมือโปรในการเขียนอีเมลแน่ๆ สอนภาษาอังกฤษเรื่องการเขียนอีเมล (email) เป็นภาษาอังกฤษ บทเรียนภาษาอังกฤษบทนี้ อ.ต้นอมร รวบรวมประโยคที่จำเป็นต้องใช้ แต่ผู้เรียนภาษาอังกฤษอาจไม่กล้าเขียน email เองเพราะภาษาอังกฤษยังไม่แข็งแรงพอ กลัวว่าถ้าเขียนอีเมลเองจะผิดแกรมม่าไวยากรณ์ ก็สามารถมาดูประโยคสำเร็จรูปที่จำเป็นจะต้องได้ใช้ในการเขียนอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงาน ติดต่อสื่อสารธุรกิจครับ และถ้าอยากเก่งภาษาอังกฤษ สามารถเรียนภาษาอังกฤษฟรีได้โดยคลิก >> สอนภาษาอังกฤษฟรี โดยเว็บ tonamorn.com สอนภาษาอังกฤษตั้งแต่พื้นฐานภาษาอังกฤษ จนถึงระดับสูง ครบถ้วนทั้งคำศัพท์ภาษาอังกฤษ และไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ ผู้เรียนสามารถเลือกเนื้อหาที่ต้องการเรียนได้ฟรี มีการเพิ่มบทเรียนภาษาอังกฤษใหม่อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอครับ ถ้าเข้ามาเรื่อยๆ จะรู้ว่ามีเนื้อหาใหม่ตลอดครับ ช่วยกันแชร์ และบอกต่อเพื่อนๆ ด้วยนะครับ ใน โลกการทำงานปัจจุบัน เราแทบจะหลีกเลี่ยงการสื่อสารในภาษาอังกฤษไม่ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารทางอีเมล์ การใช้ภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจ หรือว่า business English จึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพื่อความไม่โป๊ะ วันนี้ จึงจะขอพูดถึงการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษสำหรับการติดต่องาน ไม่ว่าจะเป็นกับเจ้าของภาษา (ซึ่งพูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่) ชาวต่างชาติที่ไม่ได้เป็นเจ้าของภาษา และแม้แต่พี่ไทยด้วยกันเอง 1. การใช้คำว่า Khun หรือ Kถ้าสำหรับชาวต่างชาติที่ทำธุรกิจในไทยหรือติดต่อพูดคุยกับคนไทยเป็นประจำ การจะใช้ Khun หรือ K นำหน้าชื่อเค้าก็คงไม่ได้นำมาซึ่งความแปลกประหลาดใจเซอร์ไพรส์ใหญ่โต แต่สำหรับคนที่อาจจะไม่ได้คุ้นเคยกับขนบธรรมเนียมไทยเท่าไหร่ เรียกแค่ชื่อเค้าก็พอค่ะ จะขึ้นต้นว่า Dear Michael หรือ Hi Michael คุณไมเคิ่ลก็จะไม่ได้รู้สึกกระดากใจแต่อย่างไร 2. หลังจากทักทายแล้ว ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบเค้าสักนิดก็จะดีตามธรรมเนียมชาวต่างชาติ เมื่อเจอกันนอกจากจะสวัสดี ฮิฮะแล้ว ส่วนใหญ่มักจะถามกันตามมารยาทว่า how are you? หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เค้าสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย ลองเอาประโยคเหล่านี้ไปใช้ดูนะคะ How are you? How have you been? Hope you’re well. 3. แนะนำตัวนิดถ้าหากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก แนะนำตัวเองสักนิดหลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว I’m Somying, accountant at Thailand Exports. แนะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท ไปโลดเลยค่ะ 4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อหลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็แถลงไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร
5. การลงท้ายประโยคด้วยคำว่า ka หรือkha หรือ krub หรือ krab หรือ krap หรือ crap หรือ...เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยที่ชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน ลองนึกดูในทางกลับกันว่า ถ้าเราติดต่องานกับชาวต่างชาติแล้วเค้าเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราอ่านเราก็คงงงอยู่พอประมาณ แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เค้าก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอกค่ะ เพราะฉะนั้นสำหรับ business English ตัดมันออกไปได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสะกดว่า “crap” นี่ถึงขั้นวงแตกนะคะ เพราะคำว่า crap ในภาษาอังกฤษมีความหมายในทางลบมากๆ 6. กรุณาเบิ่งไฟล์แนบอันนี้เป็นอีกอย่างที่สำคัญมากในการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจคือการบอกให้อีกฝ่ายดูในไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับอีเมล์ ประโยคที่ใช้กันบ่อยที่สุดคงหนีไม่พ้น Please find attached… หรือ Please find the attached… แต่เพื่อความหลากหลายและเก๋ไก๋ เราไม่จำเป็นจะต้องพูดแค่ประโยคนี้เสมอไปนะคะ ลองอะไรแปลกใหม่ดูบ้าง เช่น
7. ขอนัดประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวเป็นๆ การนัดคุยทางโทรศัพท์ หรือการทำ conference call เราก็สามารถพูดได้หลายวิธีอยู่นะคะ เช่น
8. ให้ช่วยอะไรอีกก็บอกมาบางครั้งในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษ หากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้ โดยสามารถพูดได้หลายวิธี เช่น
9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือไม่ว่าจะเป็นการขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ หรือขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้
10. ก่อนจะจากกันไป ลงท้ายสวยๆคำลงท้ายสำหรับอีเมล์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ การลงท้ายอีเมล์ภาษาอังกฤษ มีหลายแบบให้เลือกตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ |
เขียน email ขอความช่วยเหลือ ภาษาอังกฤษ
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 berikutyang Inc.
