เรื่อง เทคนิคการประเมินผลการปฏิบัติงาน วันที่อบรม วันพฤหัสบดีที่ 4 สิงหาคม 2554 (เวลา 13.30 – 16.30 น.) วิทยากร อาจารย์ปฐมภัค รักวัฒนกุล กรรมการผู้จัดการ บริษัท เอ็มพี เทรนนิ่ง แอนด์ คอนซัลติ้ง จำกัด สรุปเนื้อหาการบรรยาย ความสำคัญของการประเมินผลงานและการบริหารผลการปฏิบัติงาน กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน การกำหนดเป้าหมายแบบ SMART + Challenging บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบของหัวหน้างานกับการประเมินผลงาน ทักษะการสื่อสารระหว่างกันเพื่อความสัมพันธ์ที่ดี ในการประเมินผลงาน การตรวจติดตามความคืบหน้าของผลงาน เคล็ดลับการให้ผลตอบกลับ (Feedback) ฝึกปฏิบัติ (Workshop) และ ฝึกบทบาทสมมุติ (Role-play) ความกลัวของผู้ถูกประเมิน คือ การถูกตำหนิ คะแนนได้น้อยกว่าที่คิด ความไม่ยุติธรรมในการประเมิน กลัวหัวหน้าไม่เห็นความสามารถและความสำคัญ Bias มาตรฐานของหัวหน้างานในแต่ละฝ่ายไม่เท่ากัน พฤติกรรม/นิสัยของหัวหน้างาน เป้าหมายยากเกินไป มาตรฐานในการวัดสูงเกินไป ใช้ความรู้สึกส่วนตัวมาวัด ไม่ฟังความคิดเห็นของลูกน้อง ไม่มีผลตอบกลับต่อการประเมินผล ผลการประเมินไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง การสื่อสารไม่ตรงกัน กลัวถูกตำหนิ ความขัดแย้ง กลัวทำได้ไม่ถึงเป้าหมาย มาตรฐานระหว่างแผนกและฝ่ายมีความแตกต่างกัน ส่วนผู้ประเมิน กลัวลูกน้องไม่ยอมรับผลที่ถูกประเมิน กลัวความเข้าใจไม่ตรงกัน กลัวลูกน้องได้รับผลตอบแทนน้อยกลัวผลคะแนนออกมาใกล้เคียงกันเป็นกลุ่มไม่แตกต่างกัน กลัวลูกน้องไม่รัก ลูกน้องได้น้อยกว่าฝ่ายอื่น กลัวความแตกแยกในฝ่าย ความขัดแย้งที่เกิดขึ้น ความไว้วางใจลดลง ไม่สามารถให้เหตุผลในการประเมินได้ เกิดความเหลื่อมล้ำในกลุ่ม กลัวผู้ถูกประเมินไม่พอใจ การสื่อสารเข้าใจไม่ตรงกัน กลัวเกิดการโต้แย้งแบบไม่มีเหตุผล ไม่ยอมรับผลการประเมิน กลัวลูกน้องปฏิเสธผลการประเมิน ไม่สามารถแก้ปัญหาให้ลูกน้อง การประเมินผลงานมีความสำคัญ ดังนี้
การประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นกระบวนการที่สร้างขึ้นเพื่อใช้วัดผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติในช่วงเวลาหนึ่งทั้งด้านคุณลักษณะและผลงานที่ได้ปฏิบัติ เทียบเคียงกับมาตรฐานที่วางไว้ เพื่อนำผลที่ประเมินมาใช้ประกอบในการให้รางวัลและผลประโยชน์ รวมทั้งการพัฒนาบุคลากรต่อไป ปัญหาในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน – เพื่อพิจารณาในด้านความดีความชอบเป็นการปูนบำเหน็จรางวัล – เพื่อพิจารณาในด้านความเหมาะสมเรื่องเงินเดือน ค่าตอบแทน ค่าจ้าง – เพื่อเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง หรือให้ออกจากงานเพื่อพัฒนางานในหน้าที่ให้ดียิ่งขึ้น – เพื่อวางแผนอาชีพให้พนักงานเจริญก้าวหน้า – เพื่อเป็นแนวทางในการศึกษาต่อและฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร – เพื่อเสริมสร้างและรักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างผู้บังคับบัญชาและพนักงาน ทำไมต้องมีการประเมินผลงาน – การประเมินผลงานทำให้เกิดประโยชน์ต่อทุกฝ่าย – จัดทำเป็นเอกสารบันทึกการปฏิบัติงาน – ให้ผลตอบกลับในเชิงสร้างสรรค์ – ชื่นชมผลงานความสำเร็จ และให้รางวัลสำหรับผลงานดีเด่นปรับปรุงแก้ไขจุดบกพร่อง – พูดคุยสื่อสารเกี่ยวกับเป้าหมายงานของพนักงาน – พัฒนาและจูงใจพนักงาน ความสำคัญของการประเมินผลการปฏิบัติงาน
– พนักงานทราบว่าผลการปฏิบัติงานของตนเป็นอย่างไร – มีคุณค่าเพียงใดในสายตาของผู้บังคับบัญชา – มีจุดบกพร่องที่ควรจะต้องปรับปรุงหรือไม่
– รู้ว่าพนักงานมีคุณค่าต่องานหรือต่อองค์กรมากน้อยเท่าใด – สามารถหาวิธีส่งเสริม รักษา และปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของพนักงานพนักงานควรทำหน้าที่เดิมหรือสับเปลี่ยนโอนย้ายหน้าที่ไปทำงานอื่น – รู้ว่าพนักงานจะต้องพัฒนาทักษะ ความรู้ด้านใด
– รู้ได้ว่าพนักงานแต่ละคนปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอยู่ในระดับใด – พนักงานมีจุดเด่น หรือจุดด้อยอะไรบ้างเพื่อหาทางปรับปรุง หรือจัดสรรพนักงานให้เหมาะสมกับความสามารถ การประเมินผลการปฏิบัติงาน
1. ทบทวนหน้าที่ ความรับผิดชอบ ความรู้ความสามารถ ทักษะ เป้าหมายและดัชนีชี้วัดของพนักงาน 2. รวบรวมการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่ผ่านมา 3. สรุปภาพรวมของผลการปฏิบัติงานของพนักงานลงในแบบฟอร์ม 4. หารือกับผู้บังคับบัญชา 5. เตรียมการสำหรับการทบทวนผลการปฏิบัติงานกับพนักงาน
1. บทวนผลการปฏิบัติงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอ 2. รวบรวมปัญหา และอุปสรรคในการปฏิบัติงาน 3. รวบรวมผลการปฏิบัติงานที่ประสบความสำเร็จ 4. เตรียมการสำหรับการทบทวนผลการปฏิบัติงานกับผู้บังคับบัญชา ความรับผิดชอบของหัวหน้า
ความรับผิดชอบของพนักงาน 1. มุ่งมั่นต่อเป้าหมายของตน 2. ปฏิบัติหน้าที่ให้ประสบผลสำเร็จเป็นไปตามเป้าหมายและมาตรฐานงาน 3. พูดคุย หารือเกี่ยวกับประเด็น ปัญหา ข้อสงสัยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานกับหัวหน้า 4. พัฒนาอบรมทักษะที่จำเป็น ควบคู่ไปกับการพัฒนาสายอาชีพ กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานยุคใหม่
เป้าหมายงาน – Specific = เฉพาะเจาะจง – Measurable = วัดได้ – Achievable = ทำให้สำเร็จได้ – Results-focused = เน้นผลสำเร็จ – Time-bound = มีกรอบเวลา 2. ระยะการติดตามผล (Tracking and Feedback) ติดตามดูเป็นช่วงๆ เพื่อตรวจสอบดูว่า ผลการปฏิบัติงานที่วางไว้ดำเนินไปถูกต้องตามแผนหรือไม่ หรืออาจต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์เป็นการเปิดโอกาสให้หัวหน้าและลูกน้องได้ปรึกษาหารือกันเพื่อให้เป้าหมายสำเร็จ การตรวจติดตามงาน (Tracking & Monitoring) หมายถึง การตรวจดูผลการปฏิบัติงานของพนักงานทั้งที่อยู่ในแผนงาน และที่เป็นประจำทั่วไป เพื่อจะได้ทราบว่าพนักงานปฏิบัติงานเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ความสำคัญของการตรวจติดตามงาน (Tracking & Monitoring) การติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ – ทำให้ได้ข้อมูลทั้งผลงานที่ประสบความสำเร็จและที่ต้องปรับปรุงอย่างทันท่วงที – สำหรับผลงานที่ดี พนักงานก็จะสามารถตรวจสอบได้ว่า อะไรจึงทำให้การทำงานของเขามีประสิทธิภาพและหาวิธีที่จะทำผลงานให้ดีขึ้นไปอีก – สำหรับผลงานที่ต่ำกว่าที่คาดหวัง พนักงานจะได้สามารถค้นหาสาเหตุและปรับปรุงตามความเหมาะสม หากยังมีเวลาที่จะปรับปรุงแก้ไข – การสนทนาถึงผลงานที่ต้องปรับปรุงอย่างตรงไปตรงมา จะช่วยให้พนักงานรับรู้สถานการณ์ความคืบหน้าของตนเอง ทำให้ไม่เกิดความประหลาดใจในตอนที่มีการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี เทคนิคการตรวจติดตามงาน – ใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว – ใช้วิธีง่าย ๆ ไม่ซับซ้อนและไม่เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล – ควรกำหนดระยะในการตรวจติดตามให้เหมาะสมกับกิจกรรมงานแต่ละงานกำหนดจุดตรวจโดยดู จากจุดงานที่สำคัญ – ให้พนักงานมีส่วนในการตรวจติดตาม เช่นระยะเวลาในการตรวจ ข้อมูลที่ใช้ตรวจ เพื่อให้เกิดความเป็นเจ้าของในงานนั้นการให้ผลตอบกลับ (Feedback)คือ การให้ความคิดเห็นในผลการปฏิบัติงาน ของพนักงาน โดยคำนึงถึงความรู้สึก และ การรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน – เป็นเครื่องมือที่ช่วยทำให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงานเป็นไปด้วยดีตามแผนที่ตั้งไว้ – เป็นการให้คำแนะนำ แนวทาง และการสนับสนุนช่วยเหลือเมื่อพบว่าการทำงานต่ำกว่าที่ คาดไว้ – เป็นเครื่องมือที่ช่วยทำให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงานเป็นไปด้วยดีตามแผนที่ตั้งไว้ – เป็นการให้คำแนะนำ แนวทาง และการสนับสนุนช่วยเหลือเมื่อพบว่าการทำงานต่ำกว่าที่คาดไว้ A = Action การปฏิบัติอะไรที่ได้พูดหรือทำ ในสถานการณ์หรืองานนั้น ๆ R = Result ผลลัพธ์ มีอะไรเปลี่ยนไป ไม่ว่าจะดีขึ้นหรือเลวลง จากการปฏิบัติของบุคคลหรือทีมนั้น ๆ มีผลกระทบอะไรบ้างจากผลลัพธ์ของการปฏิบัตินั้น ๆ เทคนิคการให้ผลตอบกลับอย่างมีประสิทธิภาพ – ผู้บริหาร หรือผู้บังคับบัญชาควรทำให้การให้ผลตอบกลับเป็นเรื่องปกติที่สามารถให้ได้ตลอดเวลา – อาจทำได้อย่างเป็นทางการ (ลายลักษณ์อักษร)หรือไม่เป็นทางการ (วาจา) ตามแต่โอกาสเอื้ออำนวย ทันทีที่พบว่าผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้ดีเป็นไปตามแผนงาน หรือทำงานผิดพลาด ช้ากว่ากำหนดเวลา ควรให้ผลตอบกลับโดยเร็วที่สุด – หากเป็นไปได้การให้ผลตอบกลับควรมีทั้งด้านบวก และด้านที่ควรต้องปรับปรุง – ควรเป็นเรื่องที่เฉพาะเจาะจง เพื่อให้พนักงานทราบได้ชัดเจนว่าผลตอบกลับนั้นสำหรับเรื่องใด – ควรให้ผลตอบกลับเป็นส่วนหนึ่งของงาน ทำเป็นประจำสม่ำเสมอ หลักการให้ Feedback – ตรงเวลา (เกิดเมื่อไหร่ให้เมื่อนั้น) – สมดุลย์ – พูดเพื่อรักษาศักดิ์ศรี และให้เกียรติผู้อื่น – รับฟังความคิดเห็น พร้อมตอบคำถามด้วยความเข้าใจในความรู้สึกของผู้อื่น – กระตุ้นให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น – แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ความรู้สึก และเหตุผลร่วมกับผู้อื่น – ให้การสนับสนุนและช่วยเหลือ ประเภทของผลตอบกลับ – เชิงบวก (Positive) ระบุสิ่งที่พนักงานหรือทีมทำได้ดี ก็ต้องชม ชมด้วยความจริงใจ – เชิงปรับปรุง (Improving) แนะวิธีที่จะปรับปรุงงานให้มีประสิทธิผลมากขึ้นแก่บุคคลหรือทีม เคล็ดลับการให้Feedback – พบเห็นพฤติกรรมของลูกน้องเมื่อไหร่ ให้เมื่อนั้น – ให้อย่างสมดุลย์ – ให้ Feedback เป็นสิ่งที่ “ทำงานให้ดีขึ้น” – ให้ Feedback เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน – ให้การได้รับ Feedback เป็นส่วนหนึ่งของลูกน้อง – ให้ Feedback เป็นสิ่งที่ต้องทำต่อเนื่องหัวใจสำคัญของ Feedback การให้ผลตอบกลับ จะต้องเป็นไปในลักษณะที่ทำให้ผู้รับผลตอบกลับยอมรับ และสามารถนำผลตอบกลับนั้นไปปฏิบัติด้วยความเต็มใจ 3. ระยะการประเมินผล (Evaluation) เป็นช่วงของการประเมินผลการปฏิบัติงานในรอบระยะเวลาที่กำหนดว่าผลงานของแต่ละคนอยู่ในระดับใด และเป็นการให้คะแนนแก่พนักงาน โดยส่วนใหญ่มักจะกำหนดการประเมินผลปีละ 1–2 ครั้งสิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมสำหรับการประเมินผลงานแหล่งข้อมูลที่ใช้ประกอบการประเมินผลมาจาก 2 แหล่งสำคัญ – ข้อมูลจากการปฏิบัติงาน ใช้วัดและตรวจติดตามดูความคืบหน้าของเป้าหมายงาน – ผลตอบกลับ ใช้ตรวจติดตามพฤติกรรมของพนักงา กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนที่ 1 เตรียมความพร้อมสำหรับการประเมินผล
– ตกลงเวลา และสถานที่ในการประเมินผลล่วงหน้า ต้องแจ้งล่วหน้า 1 อาทิตย์ หรือ 2 อาทิตย์ – ให้พนักงานเตรียมพร้อมในการประเมินผลพร้อมทั้งข้อเสนอแนะต่าง ๆ – ให้พนักงานประเมินผลงานของตนเอง (ว่าคะแนนเต็ม 100 จะได้เท่าไหร่)
– พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของพนักงาน – ทบทวนหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานที่ระบุไว้ใน Job Description – ข้อมูลผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา(Past Performance) – ข้อมูลการฝึกอบรม ขั้นตอนที่ 2 ประเมินผลงาน – สร้างความเป็นกันเองกับพนักงาน (อย่ากดดัน เพราะลูกน้องจะกลัวเวลาประเมิน) – บอกจุดมุ่งหมาย และประโยชน์ของการประเมินผลงาน – เริ่มต้นการประเมินจากจุดเด่นของพนักงาน – ฟังความคิดเห็นของพนักงาน – เปรียบเทียบผลงานกับมาตรฐานงาน – ให้คะแนน – ตกลงร่วมกันเกี่ยวกับเป้าหมายในปีหน้า – จบการพูดคุย – หลีกเลี่ยง Evaluator Error Evaluator Error คือ การให้คะแนนบิดเบือนไปจากมาตรฐาน ใช้ผลงานที่เพิ่งเกิดขึ้นเร็วๆ นี้ มาตัดสินคะแนน อคติการกำหนดรูปแบบการให้คะแนนกับทุกคนความชอบ/ความไม่ชอบส่วนตัวการให้คะแนนที่ขัดแย้งกันในคนๆ เดียวกัน ขั้นตอนที่ 3 การติดตามผล – ประเมินผลพนักงานความคืบหน้าในหน้างานของพนักงาน – ให้ผลตอบกลับ (Positive Feedback) เป็นประจำสม่ำเสมอ – สอนแนะพนักงาน (Coaching) การแจ้งผลการประเมิน เป็นการบอกให้พนักงานผู้ปฏิบัติงานรับทราบเกี่ยวกับผลงานของตน ว่ามีส่วนใดที่ทำได้เป็นไปตามที่หน่วยงาน หรือองค์กรคาดหวังและส่วนใดที่จะต้องปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้ผลงานบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ หัวใจสำคัญของระบบการประเมินผลงาน – ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน – เป้าหมายงานที่ชัดเจน ถ้าเป้าหมายไม่ชัดก็จะไม่สามารถวัดได้ – ความเป็นมาตรฐานของระบบและวิธีการประเมิน – การอบรมทำความเข้าใจหัวใจสำคัญของระบบการประเมินผลงาน – การบันทึกข้อมูลผลงานของพนักงาน – การให้ผลตอบกลับ และการมีส่วนร่วมในการประเมิน – การทบทวนผลการประเมิน ประโยชน์ที่ได้จากการอบรม
|
วิธีการหลักๆ ที่ใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานมีอะไรบ้าง
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 berikutyang Inc.
