งานด่วน งานสำคัญ
จากการเข้ารับการอบรมการเป็นผู้นำการตรวจติดตามครั้งหนึ่ง วิทยากรได้มีการอธิบายถึงหลักการในการทำงานที่น่าสนใจไว้ดังนี้ Show
ในการทำงานแต่ละชิ้น
แต่ละอย่างไม่ว่างานนั้นจะมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด ก่อนลงมือทำจะต้องพิจารณาและคำนึงถึงหลัก 4 ประการ ในปัจจุบันชีวิตการทำงาน ทุกเมื่อทุกวัน เมื่อคุณหย่อนตัวสู่เก้าอี้ทำงานทุกอย่างก็ประดังเข้ามาพร้อมกันในชั่วพริบ ตา จนคุณตั้งตัวไม่ติดเพราะว่างานด่วนทั้งหมดจนบางครั้งคุณรู้สึกมืนงงเพราะ ตัดสินใจไม่ได้ว่าจะเริ่มทำอะไรก่อนดี เป็นงานไม่ด่วนแต่สำคัญ งานที่หลั่งไหลเข้ามาอย่างกระชั้นชิด คุณก็อาจจะค้างคางานประเภทนี้ไว้ก่อน แต่งานไม่ด่วนแต่สำคัญนี้จะช่วยพิสูจน์ความสามารถของเราว่ามีนิสัยในการทำ งานที่มีประสิทธิภาพอย่างไร เปรียบเสมือนคอร์สช่วยเพิ่มความสามารถให้คุณ สิ่งนี้ควรทำเป็นอันดับสอง เป็นงานด่วนแต่ไม่สำคัญ ตัวอย่างเช่น บางครั้งคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องเข้าประชุม ก็ได้ งานแบบนี้อาจไม่สำคัญสำหรับคุณ แต่คุณต้องทำให้เสร็จในทันที เพื่อว่าผู้ที่จัดการประชุมได้สำรองที่นั้งได้อย่างถูกต้อง แต่คุณควรนึกถึงคนอื่นและเวลาบางส่วนจะไม่ถูกรบกวนเพราะเสียงโทรศัพท์ที่โทร มาตามในภายหลัง เพื่อขอการยืนยันจากเรา สิ่งนี้ควรทำเป็นอันดับสาม หากคุณให้ความสำคัญของงานผิด คุณก็จะรู้สึกยุ่งวุ่นวายตลอดเวลา พาลให้อารมณ์บูดอีกด้วย งานด่วนงานสำคัญแยกดูให้ดีจะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มากที่เดียว ในระหว่างวันทำงาน มักมีการจัดลำดับความสำคัญ (หรือไม่) ของงานต่าง ๆ ตามความต้องการของคนอื่นหรือความจำเป็นเร่งด่วนของกำหนดเวลา เรื่องแบบนี้อาจเกิดขึ้นในชีวิตส่วนตัวของเราด้วยเช่นกัน โดยหลาย ๆ คนมักจะให้เวลาเพียงจำกัดกับกิจกรรมซึ่งที่จริงแล้วมีความสำคัญ และเสียพลังงานไปมากมายกับคำว่า “งานยุ่ง” การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างประสิทธิภาพโดยมีจุดมุ่งหมายและคำนึงถึงเป้าหมายในอนาคตจะเปลี่ยนสถานการณ์นี้ได้ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานทุกงานที่คุณลงมือทำจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณค่าและช่วยกันไม่ให้งานที่ไม่สำคัญมาเกะกะรายการสิ่งที่คุณต้องทำ ลองนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในวันทำงานซึ่งคุณใช้เวลาในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุดและรวมไปถึงเวลาที่บ้านด้วย กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยคุณประเมินและจัดลำดับงานที่มีความสำคัญสูงสุด กลยุทธ์เจ็ดข้อเพื่อการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานโดยทั่วไปแล้วการจัดลำดับความสำคัญด้วยความใส่ใจจะประกอบด้วยการสร้างกำหนดการ การประเมินงาน และการจัดสรรเวลาและแรงงานที่ต้องใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดภายในเวลาอันสั้น การจัดลำดับของคุณควรมีความยืดหยุ่น เพราะคุณอาจจำเป็นต้องขัดจังหวะงานที่มีความสำคัญน้อยเพื่อไปทำงานเร่งด่วนที่จำเป็น 1. จดงานที่ต้องทำทั้งหมดลงในรายการเดียวในการจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น คุณจะต้องเข้าใจขอบเขตของสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จอย่างชัดเจน ด้วยเหตุนี้คุณจึงควรจดงานทุกชิ้นลงไป แม้แต่งานที่ปกติธรรมดาที่สุด และเพื่อให้เห็นภาพรวมที่แท้จริง คุณควรใส่ทั้งงานในที่ทำงานและงานในชีวิตส่วนตัวลงในที่เดียวกัน คุณควรจดทุกอย่างตั้งแต่การไปรับเสื้อที่ส่งซักไปจนถึงการจัดเวลาประชุมตัวต่อตัวกับเจ้านายไว้ในที่เดียวกัน เมื่อจดครบทั้งหมดแล้ว ต่อไปคุณก็จะจัดลำดับความสำคัญโดยพิจารณาจากความสำคัญของาน ความเร่งด่วน ระยะเวลาที่ใช้ และผลตอบแทนของแต่ละงาน 2. ดูว่างานไหนเป็นงานสำคัญ: ทำความเข้าใจเป้าหมายที่แท้จริงของคุณการจัดลำดับความสำคัญอาจดูเหมือนเป็นกลยุทธ์การบริการเวลาในระยะสั้น แต่ที่จริงแล้วสิ่งนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่จะนำไปสู่เป้าหมายระยะยาว การทำความเข้าใจอย่างแท้จริงว่าคุณกำลังพยายามมุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายใด ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนตำแหน่ง การปิดโครงการ หรือการเปลี่ยนเส้นทางอาชีพ จะช่วยให้คุณรู้ว่างานใดมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ในอนาคตมากที่สุด ลองย่อยเป้าหมายใหญ่ในระยะยาวให้เป็นเป้าหมายที่เล็กลงในระยะสั้นแทน เช่น คุณอาจย่อยเป้าหมายประจำปีให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละเดือน ซึ่งย่อยลงไปได้อีกเป็นงานในแต่ละสัปดาห์ ลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน เป็นต้น สำหรับ Alejandro Cerecedo ซึ่งเป็นผู้บริหารลูกค้าสายแฟชั่นระดับอาวุโสที่บริษัทประชาสัมพันธ์ Another Company และเป็นสมาชิกที่ WeWork Reforma 26 ในเม็กซิโกซิตี้ การกำหนดเป้าหมายระยะยาวเป็นวิธีที่เขาใช้ในการวางแนวทางและผลักดันทีมงานในช่วงต้นปีของแต่ละปี “เราจะคุยกันถึงเป้าหมายในชีวิตส่วนตัวและเป้าหมายด้านการทำงานของแต่ละคน แล้วเราจะกำหนดเวลาเพื่อหาทางบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น” Cerecedo กล่าว การคิดแบบภาพรวมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ เรามักจะคิดไปว่าการที่เรางานยุ่งนั้นหมายความว่ากำลังเดินหน้าไปสู่เป้าหมาย แต่ถ้าวันทั้งวันของเราเต็มไปด้วยงานที่ไม่มีผลกระทบกับเป้าหมายปลายทาง เราก็กำลังเสียเวลาอยู่ ซื่อสัตย์กับตัวเองเกี่ยวกับคุณค่าในระยะยาวของงานแต่ละงาน และคำนึงถึงเป้าหมายปลายทางเสมอ 3. ไฮไลท์งานด่วนรายการสิ่งที่ต้องทำควรแสดงวันเวลากำหนดส่งอย่างชัดเจนเพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าจะต้องทำงานไหนให้เสร็จอย่างเร่งด่วน และวางแผนตามกำหนดส่งงานในอนาคต การตั้งวันครบกำหนดด้วยตัวเองแม้ว่าจะไม่ได้มีการระบุอย่างเป็นทางการก็สำคัญเช่นกัน ไม่เช่นนั้นคุณอาจปล่อยเวลาล่วงไปเรื่อย ๆ โดยไม่ทำงานที่สำคัญเสียที เพียงเพราะว่าไม่มีเวลามาเป็นตัวบีบรัด (กลยุทธ์นี้อาจเป็นประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิผลการทำงานและลดการผัดวันประกันพรุ่งได้ด้วย) 4. จัดลำดับตามความสำคัญและความเร่งด่วนหนังสือชื่อ 7 อุปนิสัยพัฒนาสู่ผู้มีประสิทธิผลสูง ที่นักธุรกิจและวิทยากรคนดังอย่าง Stephen Covey เขียนไว้ในปี 1989 แนะนำให้จัดงานลงในหมวดหมู่ต่าง ๆ (แล้วจึงจัดลำดับความสำคัญตามหมวดหมู่) โดยพิจารณาจากความสำคัญและความเร่งด่วน
กลยุทธ์อีกข้อหนึ่งที่จะช่วยให้มั่นใจว่างานสำคัญจะอยู่ในลำดับต้น ๆ เหนือกว่าคำขอจากเจ้าของงานจอมตื๊อหรืองานเฉพาะกิจที่ปะหน้าว่า “เร่งด่วน” ก็คือหลักการงานที่สำคัญที่สุด (MIT) ในกลยุทธ์นี้ คุณจะต้องสร้างรายการแยกขึ้นมาอีกรายการหนึ่งที่ประกอบด้วยงานเพียงสามงานที่ต้องเสร็จในวันนั้น คุณควรเลือกงานเหล่านี้โดยดูจากความสำคัญมากกว่าความเร่งด่วน ในการตัดสินใจ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามที่เน้นเป้าหมายเป็นหลัก เช่น งานไหนจะมีผลกระทบกับผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายมากที่สุด วันนี้ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อให้เข้าใกล้เป้าหมายนั้นขึ้นไปอีก 5. พยายามหลีกเลี่ยงลำดับความสำคัญที่แย่งเวลากันเมื่องานที่คุณทำอยู่ยังไม่ยากนัก คุณอาจจัดการหลายงานพร้อมกันได้ง่าย ๆ แต่มีงานวิจัยหนึ่งแสดงให้เห็นว่า เมื่อใดที่งานมีความยากขึ้น ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งสูงมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับเป้าหมายเพียงเป้าหมายเดียว ในทางกลับกัน ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งต่ำลงมาจะยังคงพยายามจัดการงานหลาย ๆ งานพร้อมกันต่อไป มีการพบว่ากลยุทธ์การทำสองงานพร้อมกันนี้มีความเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพที่ลดลง ซึ่งหมายความว่างานที่สำคัญที่สุดจะไม่อยู่ในระดับมาตรฐานสูงสุด เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณโฟกัสอยู่ที่งานสำคัญทีละงานก็คือ คุณจะต้องระบุให้ได้ว่าสิ่งใดน่าจะเป็นตัวเบี่ยงเบนความสนใจ เช่น งานที่วนกลับมาซ้ำ ๆ หรือคำขอเฉพาะกิจ แล้วพยายามเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นให้ได้ตลอดทั้งวัน ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณได้รับมอบหมายให้ดึงข้อมูลของโครงการหนึ่งในขณะเดียวกันก็ต้องจัดทำสไลด์สำหรับงานนำเสนอไปด้วย คุณควรให้ความสำคัญกับงานเดียวและพยายามหลีกเลี่ยงงาน อีเมล ข้อความ หรือการเตรียมการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอีกงานหนึ่ง 6. คำนึงถึงความพยายามที่ต้องใช้เมื่อเห็นรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเหยียด คุณอาจเริ่มรู้สึกหนักใจถึงปริมาณงานที่จะต้องทำให้เสร็จ ซึ่งความรู้สึกนี้เองจะลดประสิทธิภาพการทำงานและนำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่ง กลยุทธ์ที่จะเอาชนะความรู้สึกนี้ก็คือให้คุณประเมินงานตามความพยายามที่ต้องใช้ในการทำให้เสร็จ ถ้ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเริ่มดูยากลำบากเกินไป ให้เลื่อนลำดับความสำคัญของงานที่ใช้เวลาและแรงงานเพียงเล็กน้อยขึ้นมา แล้วจัดการให้เสร็จรวดเดียวไปเลย การเคลียร์งานเหล่านี้จะช่วยให้คุณรู้สึกโล่งขึ้นและยังเป็นความสำเร็จเล็ก ๆ ที่จะช่วยขับเคลื่อนคุณไปได้ตลอดวัน 7. หมั่นทบทวนอยู่เรื่อย ๆ และยึดตามความเป็นจริงหนึ่งในห้าขั้นตอนของวิธีการ “ทำสิ่ง ๆ ต่างให้ลุล่วง” (GTD) จากที่ปรึกษาด้านประสิทธิภาพการทำงาน David Allen คือการไตร่ตรองเชิงพิจารณา การหมั่นทบทวนรายการงานและลำดับความสำคัญเป็นปัจจัยหลักของการ “ทวงคืนอำนาจและจุดมุ่งหมาย” Allen กล่าว เคล็ดลับทำง่าย ๆ เพื่อการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพตอนนี้เมื่อรู้แล้วว่าการจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสมมีความจำเป็นแค่ไหน คุณอาจรู้สึกถึงความยุ่งยากและเกิดความเครียดตามมาทันใด และรู้สึกว่าจะเครียดมากกว่าการที่สร้างรายการงานง่าย ๆ เสียอีก เราได้สรุปกลยุทธ์สำคัญที่กล่าวถึงข้างต้นไว้ด้านล่างนี้แล้วเพื่อช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีจุดมุ่งหมาย
ให้ความสำคัญกับเวลาของคุณและยึดตามความเป็นจริงไม่ว่าจะจัดลำดับความสำคัญได้ดีแค่ไหน แต่สิ่งที่เราทำได้ในแต่ละวันก็มีจำกัด และอาจต้องยอมให้บางอย่างมาขัดจังหวะอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณจึงต้องตั้งเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานให้เหมาะสมกับความเป็นจริง ไม่เช่นนั้นคุณอาจเกิดความคาดหวังกับคนอื่น ๆ รอบตัวอย่างผิด ๆ และคุณก็จะรู้สึกว่ายังทำได้ไม่ดีพออยู่ตลอดเวลา จำไว้ว่าจุดประสงค์ของการจัดลำดับความสำคัญก็คือการใช้เวลากับงานที่สำคัญ งานที่จะก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในระยะยาวและช่วยให้คุณก้าวไปในเส้นทางที่มุ่งหวัง ถ้าจัดลำดับความสำคัญได้ดี คุณจะรู้สึกตื่นตระหนกน้อยลงและมีความตั้งใจจดจ่อมากขึ้น จุดมุ่งหมายของเราก็คือการทำงานที่ก่อให้เกิดความคืบหน้าอย่างแท้จริงให้สำเร็จลุล่วง และปล่อยผ่าน “งานยุ่ง ๆ” ที่เหลือไป Caitlin Bishop เป็นนักเขียนที่ Ideas by We ของ WeWork เธออยู่ที่นิวยอร์ก ก่อนหน้านี้ Caitlin เคยเป็นนักข่าวและบรรณาธิการที่ Mamamia ในซิดนีย์ ออสเตรเลีย และเป็นผู้รายงานข่าวที่ Gotham Gazette สนใจเกี่ยวกับสถานที่ทำงานร่วมกันอยู่ใช่ไหม ติดต่อเราเลยสิ |