เราสามารถ ลงท้ายประโยคใน Email ได้หลากหลายแบบ ขึ้นอยู่กับว่าเราอยากสือความหมายถึงผู้รับอย่างไร วในบทความนี้เรามีตัวอย่างการลงท้าย ซึ่งเพื่อนๆสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานได้ –ประโยคที่เน้นในการขอบคุณ ประโยคที่เน้นในการพบเจอในโอกาสหน้า ประโยคที่เน้นในการต้องการช่วยเหลือ การเขียนอีเมลแบบเป็นทางการสิ่งที่สำคัญคือความกระชับ บวกกับความชัดเจนในจดหมายหนึ่งฉบับ เพราะนึกภาพดูสิคะว่าบริษัทหรือองค์กรๆหนึ่งจะต้องติดต่อกับคนหรือองค์กรอื่นๆอีกกี่องค์กร การที่อีเมลของเรามีความกระชับและชัดเจนจะทำให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์ของเราได้ง่าย และไม่เสียเวลาสำหรับคนอ่าน การเขียนอีเมลนี่ความจริงเค้าก็มีรูปแบบ และแนวทางการเขียนที่ชัดเจนนะคะ มีการแบ่งสัดส่วนชัดเจนว่าส่วนไหนจะพูดถึงเรื่องอะไร เรียกได้ว่าในแต่ละส่วนไม่มีส่วนใดสำคัญน้อยไปกว่ากันเลย และวันนี้เราจะพูดถึงในส่วนท้ายของอีเมลกันว่าควรจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร สิ่งที่ควรใส่ไว้ในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย1. การย้ำสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายรับรู้ หรือกระทำตามอีกครั้ง ด้วยประโยคที่กระชับเข้าใจง่าย มักขึ้นต้นด้วยประโยคด้านล่างนี้ แล้วตามด้วยกริยาที่เราต้องการให้ผู้รับจดหมายกระทำ We/I would like to ask you to…. (เรา/ฉัน อยากจะขอให้คุณ….) 2. ในช่วงสุดท้ายอาจใส่คำขอบคุณผู้รับในกรณีใดกรณีหนึ่ง อย่างการที่จะช่วยแก้ไขให้ หรือ แม้แต่การสละเวลาเพื่อช่วยเหลือ และถ้าคุณขอให้ทางผู้รับช่วยเหลือสิ่งใดก็ให้ขอบคุณล่วงหน้าไปด้วย อาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมถึงหนทางในการติดต่อหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และสำคัญไม่แพ้กันคือการกล่าวถึงการติดต่อกันในอนาคตเพื่อเป็นการจบจดหมาย เช่น I appreciate immediate attention on this matter.
(ฉันหวังว่าจะได้รับการแก้ไขปัญหานี้โดยเร็วที่สุด) 3. ปิดท้ายจดหมาย เมื่อจบย่อหน้าสุดท้ายให้เว้นบรรทัดมาประมาณหนึ่งบรรทัด ลงท้ายในบรรทัดต่อไปด้วย คำลงท้ายเหล่านี้ เพื่อแสดงความเคารพ Yours sincerely 4. บรรทัดถัดมาก็ลงลายเซ็นของคุณ ใส่ชื่อเต็ม (ชื่อจริงและนามสกุล) ถ้าเขียนมาในนามตัวแทนองค์กรก็ให้ใส่ชื่อตำแหน่งของคุณมาด้วย เช่น Amanda Lee Amanda Lee 5. ใส่คำว่า enclosure ในกรณีที่มีข้อมูลอื่นๆแนบมาด้วยกับจดหมายให้ เขียนไว้ในส่วนท้ายของจดหมายว่า Enclosure หรือ หรือ Enc.โดยอาจจะใส่รายละเอียดของสิ่งที่แนบมาด้วย หรือจำนวนของสิ่งที่แนบมาด้วยก็ได้ เช่น Enclosure: Article by John Graham นี่ล่ะค่ะคือสิ่งที่ควรมีในย่อหน้าสุดท้ายของอีเมล สิ่งสำคัญคือเมื่อเขียนเสร็จทุกครั้งให้กลับมาทบทวนใหม่ทุกครั้งเสมอ และถ้าอยากมีความชำนาญมากขึ้นก็ต้องฝึกเขียนบ่อยๆนะคะ รับรองว่าอีกหน่อยก็จะกลายเป็นมือโปรในการเขียนอีเมลแน่ๆ ขอบคุณข้อมูลจาก: Enkivillage , MHHE , About |