การพิมพ์ข้อความในแบบฟอร์ม Word

ความรู้

เชื่อว่าหลาย ๆ คนต้องเคยใช้โปรแกรม Microsoft Word ในการสร้างแบบฟอร์มเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ และพิมพ์ออกมาเป็นฟอร์มฉบับกระดาษให้คนอื่นกรอก ซึ่งปัญหาก็คือสิ้นเปลืองกระดาษจำนวนมาก หรือผู้ที่เราต้องการให้กรอกอยู่ไกล ส่งเป็นกระดาษให้กรอกได้ยาก ทำให้หลาย ๆ คนหันไปใช้ Google Form ในการสร้างแบบฟอร์มและให้กรอกแบบออนไลน์แทน อย่างไรก็ตาม Google Form จะสามารถดูข้อมูลรวมของผู้ตอบในรูปแบบตารางเท่านั้น หากต้องการดูข้อมูลการกรอกของผู้ตอบรายคน ต้องใช้วิธีเปิดทีละหน้าและบันทึกหน้าจอกว่าจะได้ข้อมูลครบ และไม่สามารถแก้ไขได้เนื่องจากเป็นภาพบันทึกหน้าจอ

ดังนั้น การสร้างฟอร์มโดยใช้ Microsoft Word และส่งให้ผู้ตอบทุกคนทางอีเมลจึงเป็นวิธีที่ดีกว่า เพราะเราสามารถรวบรวมไฟล์แบบฟอร์มที่ผู้ตอบแต่ละคนกรอกส่งกลับมาให้เราได้ อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ ข้อความในฟอร์มอาจเลื่อนเมื่อผู้ตอบกรอกข้อมูล หรือผู้ตอบอาจเผลอลบหรือแก้ไขข้อความส่วนอื่น ๆ ทีนี้ เราจะทำอย่างไรให้ผู้ตอบกรอกข้อมูลเฉพาะส่วนที่เป็นช่องว่าง โดยไม่ลบหรือแก้ไขข้อมูลส่วนอื่น ๆ ซึ่งวันนี้ผู้เขียนจะมาแนะนำเทคนิคเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าวค่ะ โดยเริ่มตั้งแต่การสร้างตัวเลือกในฟอร์ม และวิธีล็อกไฟล์ให้แก้ไขได้เฉพาะส่วนที่อนุญาตเท่านั้น แบบภาพตัวอย่างด้านล่าง เราสามารถแก้ไขได้เฉพาะส่วนที่เป็นช่องว่างเว้นให้ตอบ การคลิกตัวเลือก และปุ่มเลื่อนลงค่ะ

เริ่มต้นโดยการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมา ในส่วนนี้เราต้องใช้เมนู นักพัฒนา เพื่อสร้างแบบฟอร์มที่ทำการโต้ตอบในไฟล์ได้ หากในโปรแกรมเรายังไม่มี ให้เลือกที่เมนู หน้าแรก (หมายเลข 1) และมาที่ ตัวเลือก (หมายเลข 2) จากนั้นจะมีหน้าต่างตัวเลือกขึ้นมา ให้เลือกที่ กำหนด Ribbon เอง (หมายเลข 3) ที่คอลัมน์ขวามือจะปรากฏเมนูที่อยู่ด้านบนของหน้าจอโปรแกรมขึ้นมาทั้งหมด ส่วนนี้เรียกว่า Ribbon และทำเครื่องหมายถูกที่เมนู นักพัฒนา (หมายเลข 4) จากนั้นให้บันทึกให้เรียบร้อย (ดูภาพประกอบด้านล่าง)กลับมาที่หน้าจอของโปรแกรม จะพบว่ามีเมนู นักพัฒนา เพิ่มเข้ามา ในตัวอย่างนี้ผู้เขียนจัดทำข้อความในฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ยังเหลือการเพิ่มตัวเลือกให้กับข้อคำถามในแบบฟอร์ม ในส่วนนี้ต้องใช้การสร้างตัวเลือกจากเมนูนักพัฒนาโดยเฉพาะ เพื่อให้ผู้ตอบสามารถกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มได้ ผู้เขียนจะเริ่มจากการเพิ่มช่องพิมพ์ข้อความในส่วนคำถาม อีเมล โดยวางเคอร์เซอร์ไว้ในหลังคำว่า อีเมล และเลือกเมนู นักพัฒนา (หมายเลข 1) และมาที่ ตัวควบคุม ซึ่งมีตัวเลือกสำหรับการกรอกฟอร์มที่หลากหลาย ในที่นี้ให้คลิกเลือกที่สัญลักษณ์ Aa (หมายเลข 2) คือการเพิ่มช่องใส่ข้อความ (ดูภาพประกอบด้านล่าง)

คำถามต่อมาคืออายุ ในส่วนนี้ผู้เขียนจะทำให้เป็นตัวเลือกแบบเลื่อนลง (Dropdown) ให้วางเคอร์เซอร์ไว้หลังคำว่า อายุ (หมายเลข 1) และไปที่ตัวเลือกที่เป็นกล่องข้อมูล มีลูกศรสามเหลี่ยมหัวกลับ คือตัวเลื่อนลง (หมายเลข 2) (ดูภาพประกอบด้านล่าง)

จะมีตัวเลือกแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้นมาหลังคำว่า อายุ ซึ่งยังไม่มีตัวเลือกใด ๆ ในกล่องดังกล่าว ต้องเพิ่มรายการในตัวเลื่อนลงโดยการเลือกกล่อง (หมายเลข 1) และไปที่ คุณสมบัติ (หมายเลข 2) ที่หน้าต่างคุณสมบัติด้านล่างสุด ให้คลิก เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการตัวเลือกที่ต้องการ (หมายเลข 3) ผู้เขียนใส่ข้อมูลในส่วนนี้เป็นช่วงอายุ มี 4 ตัวเลือกเมื่อใส่ครบแล้วให้เลือก ตกลง (ดูภาพประกอบด้านล่าง)

มาดูคำถามข้อต่อไปคือ เพศ ในส่วนนี้จะใช้ตัวเลือกแบบทำเครื่องหมาย ปกติในการสร้างแบบฟอร์มสำหรับพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ สามารถใช้เครื่องมือแทรกสัญลักษณ์ที่ต้องการได้ทั้งวงกลมหรือสี่เหลี่ยม แต่สำหรับแบบฟอร์มออนไลน์ จะต้องใช้เครื่องมือที่อยู่ในเมนูนักพัฒนา แล้วค่อยมาเปลี่ยนสัญลักษณ์ทีหลังค่ะ โดยการวางเคอร์เซอร์ไว้ในตำแหน่งที่ต้องการ (หมายเลข 1) จากนั้นไปที่ส่วนตัวควบคุม และเลือกสัญลักษณ์สี่เหลี่ยมที่มีเครื่องหมายถูก (หมายเลข 2) (ดูภาพประกอบด้านล่าง)

จะได้สัญลักษณ์สี่เหลี่ยมออกมา หากต้องการเปลี่ยนรูปแบบของตัวเลือกดังกล่าว ให้คลิกตัวเลือกนั้น (หมายเลข 1) และไปที่ คุณสมบัติ (หมายเลข 2) ในหน้าต่างคุณสมบัติด้านล่าง ที่ตัวเลือกกล่องกาเครื่องหมายทั้งการเลือกและไม่เลือกคำตอบ ให้เลือกคำว่า เปลี่ยน (หมายเลข 3) จะปรากฏหน้าต่างสัญลักษณ์ให้เลือก (หมายเลข 4) ผู้เขียนได้เปลี่ยนจากสี่เหลี่ยมเป็นวงกลม แต่ยังใช้ลักษณะเดิมคือ เมื่อคลิกเลือกจะเปลี่ยนเป็นสีดำ หากคลิกอีกครั้งจะกลับเป็นสีขาวเหมือนเดิม ซึ่งตัวเลือกแบบทำเครื่องหมายนี้จะใช้ได้ดีกับการเลือกได้หลายคำตอบ หากเป็นคำถามที่เลือกได้คำตอบเดียวนั้นอาจควบคุมได้ยากเพราะผู้ตอบสามารถคลิกได้ทุกตัว (ดูภาพประกอบด้านล่าง)

จากนั้นผู้เขียนได้เพิ่มตัวเลือกให้กับทุกคำถามในฟอร์มจนครบ ทีนี้มาถึงส่วนที่จะทำให้ผู้ตอบคนอื่น ๆ สามารถฟอร์มนี้ได้ ในขณะเดียวกัน จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในส่วนอื่น ๆ ในฟอร์มได้ ในเมนู นักพัฒนา ให้เลือก จำกัดการแก้ไข (หมายเลข 1) จะมีแถบตัวเลือกขึ้นมาทางขวามือ ให้ดูที่ข้อ 2 จำกัดการแก้ไข คลิกตัวเลือกให้เป็น แบบฟอร์ม (หมายเลข 2) เพื่อล็อกข้อมูลทั้งหมดไม่ให้แก้ไขได้ ยกเว้นส่วนที่สร้างจากเครื่องมือฟอร์มในเมนูนักพัฒนา จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมต้องสร้างตัวเลือกจากเมนูนักพัฒนา เพื่อแยกให้แก้ไขได้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น ส่วนข้อที่ 3 เริ่มต้นการบังคับ ให้เลือก ใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน (หมายเลข 3) จากนั้นจะมีหน้าต่างสำหรับให้ตั้งรหัสผ่าน เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นยกเลิกการตั้งค่าจำกัดการแก้ไข (หมายเลข 4) (ดูภาพประกอบด้านล่าง)
ทดสอบโดยการปิดแล้วเปิดไฟล์แบบฟอร์มนี้ขึ้นมาใหม่ จะสามารถแก้ไขได้เฉพาะส่วนที่เป็นตัวเลือกเท่านั้น ทั้งการใส่ข้อความ การทำเครื่องหมายในช่องวงกลม และการคลิกตัวเลือกรายการแบบเลื่อนลง เมื่อลองคลิกส่วนอื่น ๆ จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขใด ๆ ได้น่าเสียดายที่ในบทความนี้ใส่ภาพเคลื่อนไหวไม่ได้ อาจจะไม่เห็นภาพชัดเจนมากนัก เพื่อน ๆ ต้องลองเอาทำดูค่ะ แล้วจะเห็นผลลัพธ์เหมือนที่ผู้เขียนแนะนำ เมื่อทดลองใช้งานด้วยตนเองแล้ว สามารถส่งไฟล์แบบฟอร์มให้กับผู้ตอบคนอื่น ๆ ตามช่องทางที่สะดวก และให้ผู้ตอบเปิดไฟล์เพื่อกรอกข้อมูลในฟอร์ม บันทึกการเปลี่ยนแปลงและส่งไฟล์กลับมา เราจะสามารถบันทึกและรวบรวมไฟล์แบบฟอร์มของผู้ตอบแต่ละคนได้ และสามารถเปิดแก้ไขได้โดยการนำรหัสออกค่ะ (ดูภาพประกอบด้านล่าง)ทั้งหมดนี้เป็นตัวอย่างการสร้างฟอร์มโดยใช้ Microsoft Word ที่ใช้ฟังก์ชันการสร้างฟอร์มในเมนูนักพัฒนา ซึ่งเป็นตัวที่ปกติแล้วเราไม่ค่อยได้ใช้งานเท่าไรนัก ร่วมกับตัวเลือกจำกัดการแก้ไข โดยปรับให้แก้ไขได้เฉพาะตัวเลือกฟอร์มที่สร้างขึ้นมา ซึ่งเป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้การสร้างฟอร์มแบบดั้งเดิมสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับคนที่ไม่สะดวกในการเก็บข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์ ลองใช้ Microsoft Word ประกอบกับเทคนิคที่แนะนำไปนะคะ ขอให้ทุกคนประสบความสำเร็จในการเก็บข้อมูลจากฟอร์มใน Microsoft Word ค่ะ

ภาพปก: โลโก้ Microsoft Word จาก Pixabay โดย Pixaline (ตกแต่งโดยผู้เขียน)

ภาพประกอบทั้งหมดบันทึกจากหน้าจอโดยผู้เขียน

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์