การวิเคราะห์และ พัฒนาระบบได้ เกิดขึ้น เมื่อ ปี อะไร

วงจรพัฒนาระบบงาน 7 ขั้นตอน

1. การหาปัญหาโอกาสและเป้าหมาย(ProblemRecognition)

เป็นกิจกรรมแรกที่สำคัญ นักวิเคราะห์ระบบต้องสนในหาปัญหา โอกาสและเป้าหมายที่ชัดเจนของงานต่างๆ เมื่อเห็นปัญหาและโอกาสที่สามารถนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาแก้ไขได้ เป็นจุดเริ่มในการสร้างระบบงาน นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามหาโอกาสในการปรับปรุงโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปช่วยในงานด้านต่างๆ เริ่มจากการตรวจสอบเบื้องต้น(Preliminary Investigation) โดยนักวิเคราะห์ระบบ จะตรวจสอบจากผู้ใช้ระบบที่ประสบปัญหาจากการทำงานของระบบงานที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น ต้องการแข่งขันกับคู่ต่อสู้ในการลดต้นทุนการผลิตสินค้า โดยการลดจำนวนการสต๊อกวัตถุดิบ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพิจารณาในการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้ในการเก็บข้อมูลสต๊อกวัตถุดิบและการประมวลผลการสั่งวัตถุดิบ

2. การศึกษาความเหมาะสม(FeasibilityStudy)

เมื่อกำหนดปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบงานได้และตัดสินใจจะสร้างและพัฒนาระบบงานนี้ขึ้นมาใหม่นั้น นักวิเคราะห์ระบบจะทำการศึกษาว่ามีความเป็นไปได้หรือไม่ที่จะปรับเปลี่ยนระบบโดยให้เสียค่าใช้จ่าย (Cost) และเวลา (Time) ให้น้อยที่สุด แต่ให้ได้ผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจ การศึกษาความเหมาะสมนี้ต้องทำการสืบค้นความต้องการของผู้ใช้อาจใช้วิธีการสุ่มตัวอย่างการสอบถามข้อมูลการสัมภาษณ์การทำแบบสอบถาม เพื่อรวบรวมข้อมูลที่เป็นที่ต้องการของผู้ใช้ระบบจริงๆการศึกษาความเหมาะสมนี้ต้องศึกษาใน 3 ประเด็นต่อไปนี้

1.1 เทคนิคเครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆที่ใช้อยู่มีอะไรบ้างเป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์หรือไม่

1.2 บุคลากรในหน่วยงานมีความพร้อมและเหมาะสมที่จะร่วมพัฒนาและรับผิดชอบหรือไม่

1.3 ค่าใช้จ่ายและเวลาที่เสียไป (Cost/Time) คุ้มกับการผลประโยชน์ที่ได้รับหรือไม่

3. การวิเคราะห์ระบบ

ในการวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆจากขั้นที่ 2 มาเขียนเป็นแผนภาพที่แสดงทิศทางการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram) และ ผังงานระบบ (System Flowchart) เพื่อแสดงวิธีการ ขั้นตอนการทำงานและสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ

4. การออกแบบระบบ

การออกแบบระบบ ต้องทำการออกแบบทางตรรกศาสตร์ (Logical Design) ซึ่งเป็นส่วนที่ทำการติดต่อกับผู้ใช้งาน เช่น การใช้แป้นพิมพ์หรือการใช้เมาส์ในการเลือกส่วนการทำงาน และการออกแบบระบบ (System Design) จะเป็นการออกแบบในส่วนของการป้อนข้อมูล(Input), รายละเอียดขั้นตอนการประมวลผล (Process Details) เช่นการคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล (Stored), การออกแบบโครงสร้างการจัดเก็บแฟ้มข้อมูล (File Structure) เครื่องมือที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล (Storage Device) การสำรองข้อมูล (Backup) รวมทั้งรูปแบบของผลลัพธ์ที่ต้องการ(Output) การกำหนดรายละเอียดขั้นตอนการประมวลผล (Process Details) ตารางข้อมูล (Table) แผนภาพแสดงทิศทางการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram)ผังงานสำหรับระบบ (System Flowchart) รวมถึงการออกแบบเลือกซื้อตัวเครื่องและอุปกรณ์ประกอบต่าง ๆ (Hardware) เพื่อรองรับกับโปรแกรม(Software) ที่พัฒนาขึ้นมา

5. การสร้างระบบและการจัดทำเอกสาร

เป็นขั้นที่นำสิ่งต่าง ๆ ที่วิเคราะห์และออกแบบมาแล้วจากขั้นที่ 3 และ ขั้นที่ 4 มาจัดสร้างซอฟต์แวร์ เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างโปรแกรมเมอร์และนักวิเคราะห์ระบบในการพัฒนาซอฟต์แวร์อาจใช้ภาษาคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ประเภทที่มีเครื่องมือช่วยในการสร้างโปรแกรมที่เรียกว่า CASE (Computer Aided Software Engineering) ก็ได้ในขั้นนี้ต้องมีการทำเอกสารประกอบซึ่งเอกสาร (Document) จะมี 2 ประเภทคือ คู่มือสำหรับโปรแกรมเมอร์ใช้ในการแก้ไขและบำรุงรักษาระบบ และคู่มือประกอบการใช้งานของผู้ใช้ (User Documentation)

6. การทดสอบและบำรุงรักษาระบบ

ก่อนจะนำระบบไปใช้งานจริงต้องมีการทดสอบการทำงานของระบบโดยโปรแกรมเมอร์หรือบางครั้งก็เป็นตัวผู้ใช้งานระบบหรือทดสอบการทำงานร่วมกันระหว่างโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้งานระบบการทดสอบควรใช้ข้อมูลที่ปฏิบัติงานจริงเพื่อดูผลลัพธ์ที่ได้ว่าถูกต้องและตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่เมื่อพบว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจากการทำงานของระบบจะต้องมีการปรับแก้ซึ่งเรียกว่าการบำรุงรักษาระบบโดยใช้เอกสารที่จัดทำขึ้นในขั้นที่ 5

7. การติดตามและการประเมิลผล

เป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการพัฒนาระบบงานซึ่งต้องมีการฝึกอบรมการใช้งานระบบให้แก่ผู้ใช้งาน เพื่อจะทราบความพึงพอใจของผู้ใช้

วงจรการวิเคราะห์ระบบงาน

            ในการพัฒนาระบบนั้น ได้มีการกำหนดให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และกำหนดขั้นตอนที่เป็นแนวทางให้นักวิเคราะห์ระบบปฏิบัติงานได้โดยมีข้อบกพร่องน้องที่สุด เพราะงานการวิเคราะห์ระบบในปัจจุบันมีความซับซ้อนของงานมากกว่าสมัยก่อน นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องการมาตรฐานในการพัฒนาระบบดังกล่าว จึงได้มีการคิดค้นวงจรการพัฒนาระบบงานขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของนักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis : SA)

            วงจรการพัฒนาระบบงานสำหรับระบบงานทั่วไป

            วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) สำหรับระบบทั่วไปที่ได้มีการคิดค้นขึ้นมา สามารถแบ่งออกเป็นลำดับขั้นได้ 4 ขั้นตอน คือ

1. การวิเคราะห์ระบบงาน เป็นขั้นตอนของการศึกษาระบบงานเดิมใช้ในปัจจุบัน (Current System) ปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม ตลอดจนการศึกษาถึงความต้องการของธุรกิจ (Business Needs and Requirements) พร้อมกับการประเมินเหตุการณ์ต่างๆเพื่อหาทางเลือกที่เหมาะสมมาแก้ปัญหา

2. การออกแบบและวางระบบงาน เป็นขั้นหลังจากการวิเคราะห์ระบบงานซึ่งเป็นขั้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องวางโครงสร้างของระบบงาน ในรูปลักษณะทั่วๆไปและในรูปลักษณะเฉพาะโดยมีการแจกแจงรายละเอียดที่แน่ชัดของแต่ละงาน หรือระบบงานย่อยของระบบที่ได้ออกแบบขึ้นจะถูกส่งไปให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อจะได้ทำการเขียนโปรแกรมให้เป็นระบบที่ปฏิบัติงานได้จริงในขั้นตอนต่อไป

3. การนำระบบเข้าสู่ธุรกิจหรือผู้ใช้ เป็นขั้นตอนที่นำเอาระบบงานมาติดตั้ง (Install) ให้กับผู้ใช้และเพื่อให้แน่ใจว่าระบบงานสามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์ระบบงานจะต้องถูกทำการตรวจสอบมาอย่างดี พร้อมกับการฝึกอบรม (Education and Training) ให้ผู้ใช้สามารถใช้ระบบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

4. การดำเนินการสนับสนุนภายหลังการติดตั้งระบบงาน เป็นขั้นตอนที่ระบบงานใหม่ได้ถูกนำมาติดตั้งแล้วผู้ใช้ระบบอาจยังไม่คุ้นเคยกับการทำงานในระบบใหม่นักวิเคราะห์ระบบควรให้คำแนะนำอย่างต่อเนื่อง เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ระบบในการปฏิบัติงานทั้งนี้รวมถึงความต้องการต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปภายหลังจากระบบได้ถูกติดตั้ง ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบงาน (System Maintenance) และการปรับปรุงระบบงาน (System Improvemrnt)

เมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงไป และระบบงานที่กำลังปฏิบัติอยู่เป็นประจำ จำเป็นต้องปรับปรุงใหม่ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกลับไปเริ่มต้นที่ขั้นที่ 1 ใหม่และจะเป็นเช่นนี้เรื่อยๆไปถ้าเกิดความเปลี่ยนแปลงของระบบ

วงจรการสร้างสื่อการเรียนการสอน (WBI)

    วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) ของระบบสารสนเทศ ได้มีการคิดค้นขึ้นมาโดยมีขั้นตอนที่แตกต่างไปจากวงจรการพัฒนาของระบบงานสำหรับระบบงานทั่วไป ตรงที่มีขั้นตอนในการพัฒนาระบบงานที่ละเอียดกว่าถึง 7 ขั้นตอน ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเช้าใจว่าในแต่ละขั้นตอนว่าทำอะไรและทำอย่างไร สามารถแบ่งออกเป็นลำดับขั้นตอนดังนี้ คือ

   1. ค้นหาปัญหา โอกาสและเป้าหมาย

   2. ศึกษาความเป็นไปได้

   3. วิเคราะห์ความต้องการของระบบ

   4. ออกแบบระบบ

   5. พัฒนาซอฟต์แวร์และจัดทำเอกสาร

   6. ทดสอบและบำรุงรักษาระบบ

   7. ดำเนินงานและประเมินผล

1. ค้นหาปัญหา โอกาสและเป้าหมาย (Identifying Problems,Opportunity and Odjective)

ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่าต้องการสื่อการเรียนรู้ผ่านเว็บ (WBI) หรือต้องแก้ไขระบบเดิมโดยมีขั้นตอนดังนี้

    1.1.  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องศึกษาระบบโดยละเอียด เพื่อให้เข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ตัวอย่างปัญหาเช่น

• บริษัท ก เปิดสาขาเพิ่มมากขึ้น ระบบเดิมไม่ได้ครอบคลุมถึงการขยายตัวของบริษัท

• บริษัท ข เก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 ราย แต่ปัจจุบันระบบนี้มีข้อมูลผู้ขาย 900 ราย และในอนาคตจะมีเกิน 1,000 ราย

• สื่อการเรียนรู้ผ่านเว็บ (WBI) ในองค์กรหลายๆแห่งในปัจจุบัน ที่ใช้มานานแล้วและใช้เพื่อติดตามเรื่องการเงินเท่านั้น ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้เป็นสื่อการเรียนการสอน (WBI) เพื่อการตัดสินใจ

    1.2. พยายามหาโอกาสในการปรับปรุงวิธีการทำงานโดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์

    1.3. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องมองเป้าหมายให้ชัดเจน เพื่อจะได้รู้ทิศทางของการทำ

ระบบให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ เช่น ต้องการแข่งขันกับคู่แข่งในเรื่องการลดต้นทุนในการผลิตสินค้า โดยการนลดจำนวนการสต็อกวัตถุดิบ ดังนั้น นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ จะเห็นถึงปัญหาโอกาส และเป้าหมายในการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้ในการเก็บข้อมูลสต็อกวัตถุดิบ และประมวลผลการสั่งวัตถุดิบเป็นต้น

2 ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

   2.1.  กำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าจะสร้างระบบสื่อการเรียนการสอน (WBI) ใหม่หรือการแก้ไขสื่อการเรียนการสอน (WBI) เดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่ โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด

  2.2. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ปัญหานั้น

         2.2.1 มีความเป็นไปได้ทางเทคนิคหรือไม่ เช่น จำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เพียงพอหรือไม่ซอฟต์แวร์แก้ไขได้หรือไม่

         2.2.2 มีความเป็นไปได้ทางบุคลากรหรือไม่ เช่น มีบุคคลที่เหมาะสมที่จะสร้างและติดตั้งระบบหรือไม่ ผู้ใช้มีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

         2.2.3 มีความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์หรือไม่ เช่น มีเงินลงทุนหรือไม่ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์และออกแบบ ค่าใช้จ่ายในด้านเวลาที่ต้องใช้ในการสร้างสื่อการเรียนการสอน (WBI)

ดังนั้นในการศึกษาความเป็นไปได้นั้นสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้ คือ

            • หน้าที่ : กำหนดและศึกษาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ

            • ผลลัพธ์ : รายงานความเป็นไปได้

            • เครื่องมือ : เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบและคาดคะเนความต้องการของระบบ

            • บุคลากรและหน้าที่รับผิดชอบ

            • นักวิเคราะห์และออกแบบระบบต้องเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น

            • นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องคาดคะเนความต้องการของระบบและแนวทางแก้ไขปัญหา

            • นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ กำหนดความต้องการที่แน่ชัด เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ระบบ โดยที่ผู้บริหารจะตัดสินใจว่าจะดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่หรือยกเลิกโครงการ

3. วิเคราะห์ความต้องการของระบบ (Analyzing System Needs)

    3.1 เริ่มตั้งแต่ศึกษาการทำงานของธุรกิจเดิม ว่าทำงานอย่างไร

    3.2 กำหนดความต้องการชองระบบใหม่

    3.3 เครื่องมือ : Data Dictionary, DFD, Process Specification, Data Model, Prototype

    3.4 บุคลากรและหน้าที่ : ผู้ใช้ต้องให้ความร่วมมือ

    3.5 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบศึกษาเอกสารที่มีอยู่ และศึกษาระดับเดิมเพื่อให้เข้าใจการทำงานของระบบ

    3.6 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเตรียมรายงานความต้องการของระบบใหม่

    3.7 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเขียนแผนภาพการทำงาน (DFD) ของระบบเดิมและระบบใหม่

3.8 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบสร้าง Prototype ขึ้นมาก่ออน

4. ออกแบบระบบ (system Design)

    4.1 การศึกษาระบบเดิมนั้น นักวิเคราะห์ระบบ เริ่มต้นจากการศึกษาเอกสารต่างๆ เช่น คู่มือต่างๆ หลังจากนั้นเป็นการรวบรวมแบบฟอร์มและรายงานต่างๆ

   4.2 นอกจากนั้นจะต้องคอยสังเกตดูการทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบที่ศึกษา

   4.3 เมื่อนักวิเคราะห์ระบบศึกษาระบบมากเข้าจะพบว่า มีข้อมูลมากมายที่ต้องจัดให้เป็นหมวดหมู่

   4.4 นิยามของข้อมูลเครื่องมือที่ช่วยเก็บคำอธิบายข้อมูลก็คือ พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)

5. พัฒนาซอฟต์แวร์และจัดทำเอกสาร (Developing and Documenting Software)

   5.1 เขียนโปรแกรม จัดทำคู่มือการใช้โปรแกรม และฝึกอบรมผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในระบบ

   5.2 บุคลากรและหน้าที่

   5.3 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเตรียมสถานที่และการติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์

   5.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบวางแผนและดูแลการเขียนโปรแกรม

   5.5 โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรม

   5.6 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบดูแลการเขียนคู่มือการใช้โปรแกรมและการฝึกอบรม

6.ทดสอบและบำรุงรักษาระบบ (Testing and Maintenance)

   6.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบและทีมงานทดสอบโปรแกรม

   6.2 ผู้ใช้ตรวจสอบว่าโปรแกรมทำงานตามที่ต้องการ

   6.3 ในการบำรุงรักษาระบบต้องมีบุคลากรในทีมพัฒนาระบบคอยรวบรวมคำขอให้บำรุงรักษา  ระบบจากผู้ใช้งานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง

   6.4 การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการพัฒนาระบบ(SDLC) โดยจะเกิดขึ้นหลังจากที่มีการติดตั้ง และใช้งานระบบแล้ว

7. ดำเนินงานและประเมินผล (Operations Evaluation)

   7.1 ติดตั้งระบบให้พร้อม

   7.2 นำระบบใหม่มาใช้แทนระบบเดิม

   7.3 ใช้ระบบใหม่ควบคู่กับระบบเดิมสักระยะหนึ่ง แล้วดูผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ถ้าใช้งานดี ก็เลิกใช้ระบบเดิม และใช้ระบบใหม่

   7.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบทำการประเมินผล เพื่อให้ทราบถึงความพอใจของผู้ใช้ระบบหรือสิ่งที่ต้องแก้ไขปรับปรุงหรือปัญหาที่พบ

หลักความสำเร็จของการพัฒนาระบบงาน

หลักการทำให้การพัฒนาระบบงานประสบความสำเร็จ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบควรรู้ถึงหลักการเหล่านี้ด้วย หลักการสำเร็จของการพัฒนาระบบ ได้แก่

ระบบเป็นของผู้ใช้

นักวิเคราะห์ระบบควรระลึกไว้เสมอว่า ระบบเป็นของผู้ใช้ ซึ่งจะเป็นผู้ที่นำเอาระบบและผลงานที่ได้ทำการออกแบบไว้ไปใช้และก่อให้เกิดประโยชน์ต่อระบบธุรกิจของเขา ผู้ใช้ระบบจึงมีส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้การพัฒนาระบบงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อตอบสนองกับความต้องการที่แท้จริง นักวิเคราะห์ระบบจึงจะต้องนำเอาความเห็นของผู้ใช้ระบบเป็นู้เกี่ยวข้องในทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบ

2. ทำการจัดตั้งและแบ่งกลุ่มของระบบออกเป็นกลุ่มงานย่อย

กลุ่มงานย่อยๆ ซึ่งแบ่งออกจากระบบใหญ่ ตามวงจรการพัฒนาระบบงาน ได้แบ่งขั้นตอนของการทำงานเป็นกลุ่มย่อย 4 ขั้นตอน ดังนี้

   -ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบงาน (System Analysis)

   -ขั้นตอนการออกแบบและวางระบบงาน (System Analysis)

   -ขั้นตอนการนำระบบงานเข้าสู่ธุรกิจเพื่อใช้ปฏิบัติงานจริง (System Implementation)

   -ขั้นตอนการติดตามและดำเนินการภายหลังการติดตั้งระบบงาน (System Support)

สาเหตุที่ต้องมีการจัดแบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่มย่อยๆ นั้น เพื่อที่จะให้ผู้บริหารโครงการหรือผู้พัฒนาระบบงานสามารถควบคุมความคีบหน้าของการพัฒนาระบบได้อย่างใกล้ชิด และสามารถที่จะกำหนดและควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบได้ดีขึ้นอีกด้วย

3. ขั้นตอนการพัฒนาระบบงานไม่ใช่แบบอนุกรม (Sequential Process)

ขั้นตอนในการพัฒนาระบบงาน ที่ได้กล่าวมา 2 ข้อแรกนั้น สามารถจะทำซ้อนกันได้ ในลักษณะที่ไม่จำเป็นจะต้องรอให้ขั้นตอนแรกทำงานเสร็จก่อนจึงจะทำขั้นตอนต่อไป ทั้งนี้จะต้องขึ้นอยู่กับความเหมาะสมด้วย โโยบางขั้นตอน จะต้องรอให้การทำงานเสร็จ สมบูรณ์ก่อนจึงจะสามารถทำงานในขั้นตอนต่อไปได้

4. ระบบงานข้อมูลถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง

การพัฒนาระบบงาน ถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง ซึ่งไม่แตกต่างจากการลงทุนซื้อสินค้ามาทำการขายต่อผู้บริโภค สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องควรคำนึงถึง คือ ทางเลือกต่างๆ  รวมถึงการเปรียบเทียบต้นทุนและผลกำไรที่จะเกิดจากระบบงานว่าระบบนั้นๆ คุ้มค่าที่จะทำการลงทุนหรือไม่

5. อย่ากลัวที่จะต้องยกเลิก

ทุกขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบงานจะต้องมีการศึกษาถึงความเป็นไปได้ ของระบบงาน นักวิเคราะหืระบบจะมีโอกาสเสมอ ที่จะตัดสินใจว่าจะให้ระบบงานนั้นดำเนินต่อไปหรือยกเลิกระบบที่ได้มีการพัฒนาขึ้น ความรู้สึกของนักวิเคราะห์ระบบที่าจะต้องถูกยกเลิกงานที่ทำมาต้งแต่ต้น ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะศึกษาวิเคราะห์ออกแบบจนออกมาเป็นระบบงาน แต่เมื่อการพัฒนาระบบงานไม่สามรถจะทำให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ระบบได้ การยกเลิกโครงการหรือระบบงานก็เป็นสิ่งที่จำเป็น

ข้อเสียต่อความกลัวที่จะต้องยกเลิกระบบงาน คือ

    -สุดท้ายแล้วระบบงานนั้นก็จะต้องทำการยกเลิกอยู่ดี เมื่อพยายามจะ หลีกเลี่ยงการยกเลิกระบบงาน

   -การดันทุลังให้ระบบงานที่ควรจะยกเลิกให้ทำงานต่อไป จะต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากไปลงทุนเพิ่มในระบบที่ไม่ควรจะลงทุน

   -ใช้เวลาและจำนวนคนเพิ่มมากขึ้น ทำให้งบประมารบานปลาย จนไม่สามารถที่จะควบคุมได้

6. ทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานต้องมีการจัดทำเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงเสมอ

การขาดการทำเอกสารประกอบหรือเอกสารอ้างอิงมักจะส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดต่อระบบงานและต่อนักวิเคราะห์ระบบ เพราะการจัดทำเอกสารมักจะถูกมองข้ามไป เนื่องจากเห็นว่าการจัดทำเอกสารเป็นสิ่งที่เสียเวลา แม้กระทั้งในส่วนของโปรแกรมเอง โปรแกรมเมอร์มักจะไม่เขียนคำอธิบายการทำงานเล็กน้อยๆ ว่าโปรแกรมส่วนนั้นๆ ทำอะไร เพื่ออะไร ทั้งนี้เป็นการยากลำบากสำหรับการกลับมาแก้ไขโปรแกรมในขั้นตอนต่างๆ ซึ่งมีผลทำให้การบำรุงรักษาระบบเป็นการยากและเสียเวลา บางครั้งอาจจะไม่สามรถแก้ไขระบบได้ถึงขนาดที่จะต้องเริ่มการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบระบบกันใหม่ การจัดทำเอกสารในที่นี้ หมายถึงรวมบันทึกเหตุการร์ต่างๆ และแนวความคิด รวมทั้งข้อสรุปที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานด้วย