การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง

เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้ สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้กว้างขวางมากขึ้น

บทที่ 1 บทนำ (การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ) from Srion Janeprapapong

สารบัญ Show

การเตรียมค้นคืนสารสนเทศ
เทคนิคการค้นคืนสารสนเทศ
การสืบค้นสารสนเทศจากเว็บ (OPAC)
การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศ
ประเภทไฟล์ข้อมูล
ประเภทไฟล์ข้อมูล

ระบบสารสนเทศบางครั้งเรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS) หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System หรือ IRS )

การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไป จึงต้องมีแหล่งเก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และนำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ

บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ระบบสารสนเทศเป็นการสื่อสารในรูปแบบหนึ่ง ประกอบด้วยการส่งสาร จากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่ง ระหว่างการส่งสาร สารจะมีคุณภาพต่อผู้รับหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ามีสิ่งรบกวน (Noise) มากน้อยเพียงไร ซึ่งเป็นอุปสรรคทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร

2.ความหมายการจัดเก็บและค้นคืนเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศ หรือรายการทรัพยากรสารสนเทศซึ่งบรรจุเนื้อหาตรงตามต้องการ และในการบริการจะนำส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็วทันการณ์

3.ทั้งนี้การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศเป็นระบบที่จัดทำด้วยแรงงานคนและคอมพิมเตอร์

สรุป การจัดเก็บและการค้นคืนคือการทำสารสนเทศที่มีอยู่รอบๆนำมาจัดเก็บให้เกิดเป็นระบบการจัดเก็บขึ้นมา และสามารถนำมาใช้งานสืบค้นได้อย่างทันเวลา และค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์การอื่นๆ

ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)

ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี การแบ่งประเภทแฟ้ม

การจัดการข้อมูล หมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วจึงจัดเก็บในลักษณะของฐานข้อมูล

ข้อมูลดี คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาต่าง ๆ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้

1. ความถูกต้อง (Accuracy) ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้อง เพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้ หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้าข้อมูลที่เก็บมาเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ รูปแบบการจัดเก็บข้อมูล ต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน (Update) ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ การได้มาของข้อมูล จำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน

3. ความสมบูรณ์ (Complete) ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้นกับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถามความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์

4. ตรงตามความต้องการ (Relevance) และสอดคล้องตามความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ

5. สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) ทั้งกระชับและชัดเจน แหล่งข้อมูลที่นำมาใช้ต้องเป็นข้อมูลที่ตรวจสอบได้ มีที่มาน่าเชื่อถือ เพื่อจะได้นำข้อมูลที่ได้รับมาใช้ประโยชน์

องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่เป็นระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลโดยมีซอฟแวร์หรือโปรแกรมช่วยในการจัดการข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้ได้ข้อมูลตามผู้ใช้ต้องการองค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล แบ่งออกเป็น 5 ประเภท คือ

ในระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรมีฮาร์ดแวร์ต่างๆ ที่พร้อมจะอำนวยความสะดวกในการบริหารระบบงานฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นขนาดของหน่วยความจำความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง อุปกรณ์นำเข้าและออกรายงานรวมถึงหน่วยความจำสำรองที่รองรับการประมวลผลข้อมูลในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการประมวลผลฐานข้อมูลอาจจะใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ว่าเป็นแบบใด โปรแกรมที่ทำหน้าที่การสร้างการเรียกใช้ข้อมูลการจัดทำรายงานการปรับเปลี่ยนแก้ไขโครงสร้าง การควบคุม หรือกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล ( Database Management System ) คือโปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูลโดยจะเป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้ และโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นศูนย์กลางข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันได้ ผู้ใช้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมองภาพข้อมูลในลักษณะที่แตกต่างกัน เช่น ผู้ใช้บางคนมองภาพของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในสื่อเก็บข้อมูลจริง ( Physical Level ) ในขณะที่ผู้ใช้บางคนมองภาพข้อมูลจากการใช้งานของผู้ใช้ ( External Level )

ผู้ใช้ทั่วไป เป็นบุคลากรที่ใช้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้เช่นในระบบข้อมูลการจองตั๋วเครื่องบิน

ผู้ใช้ทั่วไป คือ พนักงานจองตั๋วพนักงานปฏิบัติงาน ( Operating ) เป็นผู้ปฏิบัติการด้านการประมวลผล การป้อนข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ( System Analyst ) เป็นบุคลากรที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบฐานข้อมูล และออกแบบระบบงานที่จะนำมาใช้

ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน ( Programmer ) เป็นผู้ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งานต่าง ๆ เพื่อให้การจัดเก็บการเรียกใช้ข้อมูลเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้

ผู้บริหารงานฐานข้อมูล(Database Administrator :DBA ) เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่บริหารและควบคุมการบริหารงานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมด เป็นผู้ที่จะต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าสู่ระบบ จัดเก็บโดยวิธีใด เทคนิคการเรียกใช้ข้อมูล กำหนดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลการสร้างระบบข้อมูลสำรอง การกู้ และประสานงานกับผู้ใช้ว่าต้องการใช้ข้อมูลอย่างไร รวมถึงนักวิเคราะห์และออกแบบระบบ และโปรแกรมเมอร์ประยุกต์ใช้งาน เพื่อให้การบริหารการใช้งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Procedures )

ในระบบฐานข้อมูลควรมีการจัดทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่การงานต่างๆในระบบฐานข้อมูล ในสภาวะปกติและในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา( Failure)ซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับบุคลากรทุกระดับขององค์กร

การเตรียมค้นคืนสารสนเทศ

การเตรียมการค้นคืนสารสนเทศ

การเข้าถึง(Access)

เป็นวิธีการที่ผู้ใช้สามารถค้น ค้นหา ค้นคืน และได้รับสารสนเทศ ที่เข้าถึงเป็นทรัพยากรสารสนเทศที่สถาบันบริการสารสนเทศและแหล่งต่างๆ จัดเก็บไว้บริการผู้ใช้

การค้นหา(Searching)

เป็นการป้อนคำสั่งโดยผู้ค้นเตรียมประโยคหรือคำค้นไว้ และปฏิสัมพันธ์กับระบบค้นคืนและพิจารณาผลที่ได้รับ ซึ่งเป็นขั้นตอนในกระบวนการค้นหา

การค้นคืน (Retrieval)

หมายถึง การได้รับสิ่งต้องการกลับคืนมา

การค้นคืนสารสนเทศ จึงเป็นการกระทำใดๆที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือรายการเอกสาร ที่มีเนื้อหาที่ต้องการ

หลักสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศคือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันกาล จึงเรียกว่า ระบบการค้นคืนสารสนเทศ เช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

สรุป การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ คือ กระบวนการในการรวบรวมรายละเอียดของสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการกลับคืนมาได้สะดวกและรวดเร็ว ด้วยวิธีและเทคนิกอย่างเป็นขั้นตอน

การเตรียมการในการค้นคืนสารสนเทศ มีขั้นตอนในการปฏิบัติ ดังนี้

1.การเตรียมรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการ

WHO หมายถึงเรื่องราวที่กำลังต้องการค้นหาเกี่ยวกับใคร ได้มีการปรึกษาบุคคลอื่นก่อนหรือไม่และมีการพูดคุยกับกลุ่มหรือบุคคลเป้าหมายใดบ้าง

WHAT หมายถึง ต้องการสนเมศอะไรบ้างหรือประเภทใดบ้างที่ต้องการการคาดว่าทรัพยากรสารสนเทศใดมีประโยชน์สูงสุดต่อการค้นหา มีการตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อย่นระยะเวลาในการค้นหาและรูปแบบสารสนเทศที่ต้องการเป็นอย่างไร

WHERE หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการค้นหาเกิดขึ้นที่ไหน สามารถค้นพบได้แหล่งใด และในอนาคตจะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้จากที่ไหน

WHY หมายถึง จะต้องการสารสนเทศมากน้อยแค่ไหน จะนำทรัพยากรสารสนเทศที่รวบรวมมาได้มาสังเคราะห์อย่างไร มีงบประมาณเท่าไร เพียงพอ หรือไม่ที่จะสืบค้น วิธีการค้นหาข้อมูลมี 2 แบบ ทั้งแบบ ออนไลน์ และแบบออฟไลน์ จะขอความช่วยเหลืออย่างไรถ้าเกิดปัญหา และการอ้างอิงทำอย่างไร

2.พิจารณาเลือกฐานข้อมูลโดยให้คำนึงถึง

-ขอบเขตเนื้อหาสาระของสารสนเทศในฐานข้อมูล

-ระยะเวลาของส่ารสนเทศที่บันทึกอยู่ในฐานข้อมูล

-ราคาค่าใช้จ่ายที่ต้องการสืบค้นฐานข้อมูล

-ภาษาของสารสนเทศ

-จำนวนสารสนเทศที่มีอยู่และการเพิ่มขึ้นของข้อมูล

-ลักษณะของสารสนเทศที่ให้เป็นสารสังเขป หรือข้อมูลเต็บรูป

-บริการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น การพิมพ์ผลการสืบค้น หรือการส่งข้อมูลผ่าน E-Mail

เทคนิคการค้นคืนสารสนเทศ

เทคนิคการค้นคืนสารสนเทศ การค้นคืนสารสนเทศจากเครื่องมือต่างๆ สามารถสืบค้นได้จาก ค าค้น ได้แก่ ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง ค าส าคัญ หัวเรื่อง เป็นต้น (Harter 1986: 170-204; Block 2002: 44-45) ค าส าคัญและ หัวเรื่องเป็นค าค้นที่ส าคัญที่จะช่วยให้สามารถสืบค้นสารสนเทศได้ในกรณีที่ไม่ทราบชื่อผู้แต่งหรือ ชื่อเรื่องแต่ทราบขอบเขตของหัวข้อและสาระส าคัญของเรื่องที่ต้องการ และทราบเทคนิคการค้นคืน ก็สามารถจะสืบค้นข้อมูลได้จากเครื่องมือต่างๆ ที่ได้มีการจัดท าไว้อย่างมีประสิทธิภาพ 5 วิธี คือ

1. การใช้ค าส าคัญ (Keywords) ค าส าคัญ หมายถึง ค าหรือวลีที่ส าคัญและมีความหมายที่สามารถใช้เป็นค าค้น เพื่อเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาของสารสนเทศ มักจะปรากฏอยู่ในชื่อเรื่อง สาระสังเขป และเนื้อหา เพื่อ ท าหน้าที่บ่งบอกถึงเนื้อหาของสารสนเทศนั้นๆ ซึ่งเอกสารหนึ่งเรื่องอาจจะมีค าส าคัญได้มากกว่า 1 ค า ทั้งนี้แล้วแต่ว่าจะมีค าส าคัญปรากฏอยู่ในเอกสารจ านวนเท่าใด ในการคิดค าส าคัญที่จะใช้ เป็นสื่อในการค้นคืนจึงต้องพยายามคิดค าที่ตรงใจ ตรงความต้องการของเราให้มากที่สุด

2. การใช้หัวเรื่อง (Subject headings) หัวเรื่อง หมายถึง ค าหรือวลีที่ก าหนดขึ้นแทนหรือบ่งบอกเนื้อหาที่ส าคัญของ สารสนเทศเพื่อใช้เป็นเครื่องชี้น าไปยังเนื้อหาที่แห้จริงของสารสนเทศ หัวเรื่องที่ดีควรเป็นค าหรือกลุ่มค าที่สั้นกะทัดรัด และมีความหมายเฉพาะเจาะจง ครอบคลุมเนื้อหาที่แท้จริงของสารสนเทศ หัวเรื่องจะท าให้เราทราบว่าสถาบันบริการสารสนเทศหรือฐานข้อมูลที่เราก าลังใช้มีสารสนเทศ ใดบ้างที่มีเนื้อหาเหมือนกันหรือสัมพันธ์กัน หัวเรื่องจะมีประโยชน์ในการช่วยสืบค้นสารสนเทศที่ ต้องการได้รวดเร็ว และช่วยในการรวบรวมสารสนเทศที่มีเนื้อหาในสาขาเดียวกันหรือสัมพันธ์กัน ไว้ด้วยกัน

2.1 ประเภทของหัวเรื่อง แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

2.1.1 หัวเรื่องใหญ่ หมายถึง ค าหรือวลีที่ก าหนดขึ้นเพื่อระบุถึงเนื้อเรื่อง ของสารสนเทศโดยตรงและสามารถใช้เป็นหัวเรื่องโดดๆ ได้หรืออาจมีหัวเรื่องย่อยประกอบได้

2.1.2 หัวเรื่องย่อย หมายถึง เป็นค าหรือวลีที่ก าหนดขึ้นใช้ตามหลังหัวเรื่อง ใหญ่เพื่อก าหนดขอบเขตหรือความหมายของหัวเรื่องให้เฉพาะเจาะจงลงไปโดยมีเครื่องหมาย – คั่น เพื่อระบุแง่มุมเฉพาะด้านของเรื่อง รูปแบบการเขียน ยุคสมัยหรือล าดับเหตุการณ์ระยะเวลา และเขตภูมิศาสตร์หัวเรื่องย่อยบางหัวเรื่องก็สามารถใช้เป็นหัวเรื่องย่อยได้

2.2 ลักษณะของค าที่ใช้เป็ นหัวเรื่อง ค าที่สามารถใช้เป็นหัวเรื่องได้แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่

2.2.1 ค าวิสามายนาม ซึ่งเป็นค านามเฉพาะ ที่ใช่เป็น ชื่อบุคคล ชื่อสกุล สถานที่ ประเทศ ชื่อลักษณะภูมิประเทศ ชื่อสัญชาติ ภาษาและวรรณคดีของชาติต่างๆ ชื่อ สนธิสัญญา ชื่อชาวเผ่าพื้นเมืองต่างๆ ชื่อวันส าคัญ ชื่อพิธีส าคัญ และชื่อสถาบันต่างๆ

2.2.2 ค าสามายนาม ได้แก่ ชื่อของสัตว์ชื่อของพืช ชื่อของโรค ชื่อกีฬา ชื่อ เครื่องดนตรีชื่ออวัยวะส่วนต่างๆ ของร่างกาย ชื่อแร่ธาตุ

3. การใช้เทคนิคการตดั ปลายคา (truncation) การค้นคืนสารสนเทศบางครั้ง ต้องการใช้ค าศัพท์ที่มีรูปแตกต่างกัน จากรากศัพท์เดียวกัน เพื่อให้ได้สารสนเทศครบถ้วน เช่น ต้องการค้นเกี่ยวกับเรื่อง CENSOR ก็ต้องค้นค าที่เกี่ยวข้อง เช่น CENSORING, CENSORED หรือ CENSORSHIP การพิมพ์ทุกค าจะเสียเวลา จึงมีวิธีการตัดปลายค า โดยใช้เครื่องหมาย ? ต่อท้ายค าศัพท์ที่รากค า เช่น CENSOR? หรือ LIBRA? ระบบจะค้นค าศัพท์ที่ขึ้นต้นด้วยค า ดังกล่าว และค าหรือวลีที่ต่อท้ายด้วยอักขระอื่น ๆ เท่าที่มีในดรรชนีดังนี้

การตัดปลายค าจะต้องระวังไม่ใช้ค าที่สั้นเกินไป เพราะอาจจะได้เรื่องที่ไม่ต้องการ ออกมาด้วย เช่น ค าศัพท์BAN? ระบบจะค้นคำ BAN, BANANA, BAND, BANDAGERY, BANDIT, BANK, BANNER, BANTER เป็นต้น ซึ่งค าต่าง ๆ เหล่านี้ไม่มีความสัมพันธ์กันเลย

4. การใช้ตรรกะแบบบูลีน (Boolean Logic) ใช้ส าหรับสร้างความสัมพันธ์ ระหว่างค าและแนวความคิดต่าง ๆ โดยใช้ตัวเชื่อม (logical operators) ระหว่างค าศัพท์ที่เป็น แนวความคิด ตัวเชื่อมตรรกะที่ใช้ในการค้นคืนสารสนเทศมี3 ประเภท คือ OR AND และ NOT (ปทัมาพร เย็นบ ารุง 2545: 165-169)

4.1ตัวเชื ่อม OR ใช้เชื่อมแนวความคิดแบบยูเนียน (union) เพื่อเชื่อมค าศัพท์ที่มี ความหมายเดียวกัน อ้างถึงแนวคิดเดียว ตัวอย่างเช่น AUTOMOBILE OR CAR ผลการค้นคืน จะได้สารสนเทศที่มีค าศัพท์ค าใดค าหนึ่ง หรือทั้ง 2 ค า ซึ่งมีจ านวนมากขึ้น

4.2 ตัวเชื ่อม AND ใช้เชื่อมแนวความคิดแบบอินเตอร์เซ็คชั่น (Intersection) เพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ค้นเรื่องที่มีแนวความคิดหลาย ๆ แนวคิดรวมอยู่ในสารสนเทศรายการ เดียวกัน ดังตัวอย่างเช่น BUS AND POLLUTION ผลการค้นคืนจะได้สารสนเทศที่มีทั้งเรื่อง BUS และเรื่อง POLLUTION อยู่ในสารสนเทศรายการเดียวกัน ซึ่งมีจ านวนน้อยลงแต่ตรงกับความ ต้องการมากขึ้น

2.3 ตัวเชื ่อม NOT ใช้ส าหรับค้นคืนสารสนเทศที่ไม่มีเรื่องใดเรื่องหนึ่งปะปนอยู่ หรือเป็นการตัดค าศัพท์ที่ไม่ต้องการออกไปจากการค้นคืน เช่น CAR NOT BUS เป็นการสั่งให้ คอมพิวเตอร์ค้นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่อง CAR โดยไม่มีเรื่อง BUS

การใช้ตัวเชื่อม AND OR NOT ในประโยคค าสั่งเดียวกัน ถ้าประโยคยาวมากควร แบ่งออกเป็นประโยคสั้น ๆ ที่มีแนวความคิดเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงข้อบกพร่องที่อาจจะเกิดขึ้นได้ อย่างไรก็ตามถ้าต้องการรวมหลายแนวความคิดในประโยคเดียวกัน ควรใช้เครื่องหมายวงเล็บ แยกกลุ่มแนวความคิดให้ชัดเจน เช่น (BUS OR VEHICLE) AND (EXHAUSE OR POLLUTION) AND (CONTROL OR REDUCTION) (ALCOHOL OR DRUGS) AND ADOLESCENT?

5. การใช้ Limit Search Limit Search ช่วยให้สามารถจ ากัดวงการสืบค้นให้ได้ตรงกับความต้องการมาก ที่สุด ซึ่งการจะจ ากัดการสบค้นด้านใดบ้างขึ้นอยู่กับโปรแกรมนั้นๆ ว่าได้จัดท าตัวจ ากัดการสืบค้น ใดไว้บ้าง ส่วนใหญ่เราสามารถจ ากัดการสืบค้นจากประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ จากแหล่ง สารสนเทศ การจ ากัดภาษาของสารสนเทศ การจ ากัดประเภทของผลการสืบค้นเป็นต้น ดังตัวอย่างการจ ากัดการสืบค้นของ Search Engine Google การสืบค้นข้อมูลจาก World Wide Web สามารถท าได้ง่ายและให้ผลในการสืบค้น มาก การใช้ก็ไม่สลับซับซ้อนเพราะผู้สร้าง Search Engine ต้องค านึงถึงความง่ายในการสืบค้น ของผู้ใช้ (User friendly) อยู่แล้ว การเลื่อนเมาส์ไปยังที่ต่างๆ แล้วเมาส์เปลี่ยนเป็นรูปมือหมายถึง การเชื่อมโยง (link) ไปสู่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เทคนิคการสืบค้นก็สามารถใช้เทคนิคการค้นคืนข้อมูลที่กล่าวถึงไปแล้ว เช่น การใช้ Keyword การใช้เทคนิคการตัดปลายค า การใช้เทคนิคแบบตรรกะ บูลีน เป็นต้น ซึ่งจะท าได้ผลการสืบค้นที่มีประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการมากขึ้น ในการ สืบค้นที่ดีนอกจากจะต้องพยายามใช้ Keyword ที่จ าเพาะเจาะจงมากที่สุดแล้ว ควรรู้จักการใช้ Boolean operator อีกตัวอย่างได้แก่การจ ากัดการสืบค้นของ WEB OPAC ของห้องสมุดมหาวิทยาลัย หอการค้าไทยที่ก าหนดไว้ให้ผู้ใช้สามารถจ ากัดการสืบค้นข้อมูลต่างๆ ของผู้ใช้บริการ ซึ่งมี ข้อสังเกตในเรื่องการจ ากัดการสืบค้นสารสนเทศตามภาษา เนื่องจากสารสนเทศที่เก็บรวบรวมไว้มี จ านวนมากที่เป็นสารสนเทศที่เป็นภาษาจีน ดังตัวอย่างหน้าจอการสืบค้นข้างล่าง

การสืบค้นสารสนเทศจากเว็บ (OPAC)

การสืบค้นสารนิเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในทุกวงการ และในปัจจุบันนิยมนำมาใช้ในการค้นหาความรู้ข้อมูล ข่าวสารจากแหล่งสารนิเทศที่มีอยู่อย่างมากมาย ทำให้การค้นหาเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็ว

การสืบค้นสารสนเทศจากเว็บโอแพค
ในอดีตเครื่องมือที่ช่วยค้นที่ห้องสมุดทั่วไปนิยมใช้ คือ บัตรรายการ ปัจจุบันมีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสรเทศให้บัตรรายการอยู่ในหน้าจอคอมพิวเตอร์และสามารถสืบค้นหาวัสดุในเรื่องที่ต้องการได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทั้งยังค้นในเวลาเดียวกันได้ทีละหลายคน โปรแกรมจัดเก็บและค้นคืนจากหน้าจอคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า “ระเบียนสาธารณะที่เข้าถึงได้ทางออนไลน์”หรือเรียกสั้นๆว่า โอแพค

โอแพค (OPAC) มาจากคำเต็มว่า Online Public Access Catalog เป็นรายการทรัพยากรสารนิเทศในห้องสมุดที่บันทึกอยู่ในรูปแบบที่อ่านได้ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ (MARC : Machine Readable Catalog) หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นบัตรรายการที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งสิ่งพิมพ์ภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ซีดีรอม ฯลฯ ที่มีให้บริการในห้องสมุด โดยมีระบบการจัดการฐานข้อมูล ช่วยผู้ใช้ให้สามารถค้นหาทรัพยากรได้ง่าย รวดเร็วและตรงตามความต้องการมากขึ้น ซึ่งจะมีรายละเอียดการค้นเช่นเดียวกับการค้นจากบัตรรายการ การค้นเมนูชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ค้นด้วยคำสำคัญเดียวกันอาจได้สารนิเทศเกือบทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับคำสำคัญนั้น ๆ OPAC เป็นระบบค้นหารายการหนังสือในห้องสมุดโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ เริ่มมีใช้ในช่วงกลางคริสต์ทศวรรษที่ 1990 แทนที่ระบบแบบเก่าที่เป็นบัตรกระดาษทำให้ไม่ต้องใช้บัตรรายการค้นหาทรัพยากรสารนิเทศทีละประเภทเหมือนแต่ก่อนในปัจจุบันผู้ใช้บริการห้องสมุดหรือบรรณารักษ์ สามารถสืบค้นผ่านคอมพิวเตอร์ในห้องสมุด หรือว่าใช้คอมพิวเตอร์ผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ต่างๆ เช่น สามารถค้นจากที่บ้าน ที่ทำงาน หรือที่ใด ๆ ในโลกที่เชื่อมต่อกับระบบ Internetได้ ก็สามารถเข้าถึงบริการดังกล่าวไป ผู้ค้นไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปตรวจสอบถึงห้องสมุด และยังสามารถเข้าใช้บริการ OPAC ของห้องสมุดอื่นๆได้ ไม่จำกัดเวลาและสถานที่ โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก

ระบบโอแพค (OPAC)ใช้ประโยชน์ในการค้นคืนสารสนเทศในห้องสมุดได้อย่างไร
1.ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว โดยสืบค้นจากคอมพิวเตอร์แทนบัตรรายการ
2. นอกจากใช้สำหรับค้นหาข้อมูลทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศแล้วยังสามารถใช้ในการตรวจสอบข้อมูลการยืมของตนเองได้อีกด้วย
3. ค้นหาบทความจากวารสารที่มีให้บริการในห้องสมุด

ทำไมต้องสืบค้น OPAC
- เพื่อทราบว่าห้องสมุดมีทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการหรือไม่
- เพื่อทราบรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับข้อมูลทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศก่อนตัดสินใจคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการ
- เพื่อทราบเลขเรียกหนังสือ สถานที่จัดเก็บ และสถานภาพของทรัพยากรสารสนเทศก่อนที่จะไปหาตัวเล่มบนชั้น
- เพื่อใช้บริการอัตโนมัติต่างๆ ที่เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดได้แก่ การจอง การยืมต่ออัตโนมัติ การตรวจสอบข้อมูลการยืม และการรวบรวมรายการบรรณานุกรม

จะใช้ OPAC ได้ที่ใด
สืบค้นผ่านคอมพิวเตอร์ที่ให้บริการภายในห้องสมุด หรือสืบค้นผ่านคอมพิวเตอร์จากที่ใดก็ได้ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยเข้าใช้จากเว็บไซต์ของสำนักหอสมุดกลาง http://lib.swu.ac.th หรือเข้าถึงหน้า OPAC โดยตรงได้ที่ http://library.swu.ac.th

การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศ

การเก็บรวบรวมข้อมูล

การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการทางสถิติที่มีความสำคัญ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ และสอดคล้องกับกรอบแนวความคิด สมมุติฐาน เทคนิคการวัด และการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งหมายรวมทั้ง การเก็บข้อมูล (Data Collection) คือ การเก็บข้อมูลขึ้นมาใหม่ และการรวบรวมข้อมูล (Data Compilation) ซึ่งหมายถึง การนำเอาข้อมูลต่างๆที่ผู้อื่นได้เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาทำการศึกษาวิเคราะห์ต่อ

การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย

การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล

การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

การจัดเรียงข้อมูล

ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง

การคำนวณ

ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม

การทำรายงาน

การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ

การจัดเก็บ

ข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม

การทำสำเนา

หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว

การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล