เหตุใดผู้อ่านจึงต้องอ่านคู่มือการปฏิบัติงาน

ถ้าคุณเป็นคนที่เคยผ่านการทำงานมาแล้วคงได้เคยผ่านการใช้ “คู่มือการปฏิบัติงาน” มาไม่มากก็น้อย ถึงแม้จะพอรู้ว่าคู่มือมีไว้ใช้งานเพื่ออะไร แต่คงมีเพียงไม่กี่คนที่รู้ว่าจริงๆ แล้วคู่มือนั้นมีประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร ในบทความนี้ เราจะมาทำความรู้จักกับคู่มือกันอีกครั้งว่าคืออะไร มีข้อดีอะไร และมีวิธีจัดทำอย่างไร เผื่อเป็นประโยชน์กับทุกท่าน มาเช็คกันอีกครั้งว่าคู่มือคืออะไร ก่อนอื่น เรามาเริ่มต้นด้วยการสำรวจกันว่าคู่มือคืออะไร เมื่อเข้าใจว่าคู่มือคืออะไรแล้วเราจะสามารถวิเคราะห์อย่างชัดเจนได้ตั้งแต่ขั้นตอนการนำคู่มือเข้ามาใช้จนถึงการจัดทำคู่มือ เพราะมีคู่มือการทำงานของบริษัทจึงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

คู่มือ (Manual) คือ

คู่มือ (Manual) หมายถึง “เอกสารขั้นตอนการทำงาน” เป็นเอกสารที่อธิบายว่าต้องทำอะไรตามลำดับขั้นตอนไหนอย่างชัดเจน จริงๆ แล้วคู่มือมีหลากหลายประเภท แต่โดยหลักที่ใช้กันคือ “คู่มือการปฏิบัติงาน”
คู่มือการปฏิบัติงาน จะระบุภาพรวมของงาน แนวคิดในการทำงาน ขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ ไว้ เช่น “ข้อควรระวังในการดูแลสินค้าxx” หรือ “ลำดับขั้นตอนการควบคุมการทำงานเครื่อง xx” เป็นต้น
เมื่อมีการระบุว่า “ใคร” “ทำอะไร” “ที่ไหน” “เมื่อไหร่” ฯลฯ ไว้ คนที่อ่านก็สามารถทำงานได้ง่าย ถ้าไม่มีคู่มือ ไม่ใช่แค่ทำงานช้าลง แต่คุณภาพการทำงานก็จะถดถอยลงด้วย ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อผลประกอบการบริษัทโดยรวม สามารถพูดได้ว่าการเอาคู่มือเข้ามาใช้เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับสังคมยุคปัจจุบันที่เนื้อหางานมีความซับซ้อนมากขึ้น

คู่มือช่วยเสริมอะไรให้การทำงาน

สิ่งที่คู่มือช่วยเสริมให้การทำงานคือ “ความชัดเจนและมาตรฐานของงาน” วิธีการและความรวดเร็วในการทำงานของแต่ละคนต่างกัน เพราะไม่มีใครที่เหมือนกันทั้งหมด ดังนั้นระดับความสำเร็จเมื่อเที่ยบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้จึงแตกต่างกันด้วย แต่ในการทำงานเป็นองค์กรจำเป็นจะต้องเดินหน้าไปพร้อมๆ กัน ไม่อย่างนั้นอาจเกิดปัญหาขึ้นได้ และการทำงานไม่ใช่สิ่งที่ทำคนเดียวเพราะฉะนั้นจึงจำเป็นต้องตั้งเป้าหมายในการทำงานไว้ให้ชัดเจน ในคู่มือจึงต้องมีฟังก์ชั่นที่สามารถแชร์ข้อมูลและความรู้ที่จำเป็นเพื่อให้เป้าหมายนั้นสำเร็จ
นอกจากนี้ อีกหนึ่งบทบาทสำคัญคือการทำให้งาน “เป็นมาตรฐาน” เดียวกัน เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานในระดับเดียวกันได้ การใส่กระบวนการทำงานที่เหมาะที่สุดลงไปในคู่มือจะผลักดันให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นส่งผลต่อประสิทธิภาพที่ดีในการทำงาน

ประโยชน์ของการมีคู่มือ

ข้อดีของการใช้คู่มือมีอะไรบ้าง สิ่งที่ทุกคนนึกถึงก็คงหนีไม่พ้น “การทำให้เป็นมาตรฐาน” การทำให้เป็นมาตรฐานไม่ได้มีประโยชน์ต่อตัวบุคคลเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์ต่อบริษัทเป็นอย่างมากด้วย
1 งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สำหรับบริษัทแล้วการทำให้งานมีประสิทธิภาพเป็นประเด็นใหญ่ประเด็นหนึ่งเลยทีเดียว ซึ่งวิธีที่จะทำให้งานมีประสิทธิภาพนั้นมีหลากหลายวิธี และในบรรดาวิธีเหล่านั้นเราสามารถพูดได้เลยว่าการสร้างคู่มือถือเป็นวิธีหนึ่งที่ทำได้ง่ายและส่งผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยม การแชร์วิธีคิดในการทำงานที่ถูกต้องและขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพนี้จะช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานและเพิ่มคุณภาพงานได้
2 คุณภาพงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน
เมื่อเป็นบริษัทการทำงานจึงไม่ใช่ทำคนเดียวแต่เป็นการขับเคลื่อนไปด้วยกันทั้งองค์กร ด้วยเหตุนี้สมาชิกในองค์กรจึงต้องมีเป้าหมายเดียวกัน ร่วมมือสร้างผลงานไปด้วยกัน ถึงมีสักคนหนึ่งที่มีความสามารถทำงานได้ดี แต่ถ้างานไปติดขัดที่ขั้นตอนอื่น ประสิทธิภาพการทำงานของทั้งทีมก็ยังคงแย่เหมือนเดิม ตรงจุดนี้เองที่คู่มือเข้ามามีบทบาทสำคัญ
การใช้คู่มือจะช่วยเพิ่มความรู้และทักษะที่จำเป็นให้กับสมาชิกทุกคนในองค์กร หากทำงานด้วยคุณภาพที่สูงกว่าที่กำหนดไว้ได้ในทุกกระบวนการ สภาวะคอขวดก็จะหายไปและทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นในที่สุด
การจะทำให้คุณภาพงานเป็นมาตรฐานเดียวกันเป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลา แต่ถ้ามีคู่มือก็จะช่วยย่นระยะเวลาไปได้ สำหรับองค์กรที่กำลังมองเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอยู่ ลองพิจารณานำคู่มือเข้ามาช่วยดูก็น่าจะดีไม่น้อย
3 ทุกคนสามารถแชร์ Know-how ได้
อย่างที่ได้บอกไว้ในหัวข้อด้านบนว่าการทำงานไม่ได้ทำด้วยคนคนเดียว การเปลี่ยนแผนกหรือเปลี่ยนงานที่ได้รับมอบหมายอย่างกระทันหันเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ หากเกิดเหตุการณ์แบบนั้นขึ้นแต่ไม่ได้มีการแชร์ Know-how ในการทำงานไว้ งานก็ไม่สามารถเดินหน้าอย่างราบรื่นได้
ยิ่งคนที่รับผิดชอบงานเดียวต่อเนื่องมานานก็จะมีวิธีการทำงานเฉพาะของตนเองที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูง แต่ความรู้เหล่านั้นคงเป็น Know-how ที่สั่งสมอยู่ในตัวคนคนนั้นเท่านั้น สมาชิกคนอื่น ไม่สามารถล่วงรู้ได้ หรือที่เรียกว่า “ความรู้เฉพาะตัว หรือความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge)” การใช้คู่มือจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแชร์ Know-how ที่จะสร้างผลสำเร็จในการทำงาน และส่งผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพของงานในองค์กรโดยรวม
.
ขอบคุณข้อมูลจาก teachmebiz

ieProsoft โซลูชั่นครบวงจรด้านการบริหารการผลิตในอุตสาหกรรม

บริษัท ไออี บิสซิเนส โซลูชั่น จำกัด (IEBS) เป็นผู้ให้บริการระบบซอฟแวร์ทางด้านการจัดการอุตสาหกรรม การวางแผนการผลิตโดยลงลึกไปจนถึงการจัดตารางการผลิต มาตรฐานการการทำงาน การจัดสมดุลการผลิต รวมไปถึงการบริหารจัดการคลังสินค้า ครอบคุลมการบริการในด้านต่างๆที่สำคัญต่อการนำระบบไปใช้ในภาคธุรกิจ ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า ดูแลตั้งแต่การติดตั้ง การให้ปรึกษา การนำไปใช้งานจริง (Implementation) รวมถึงการวิเคราะห์ผลลัพธ์ต่างๆ เราสนับสนุนให้ผู้ประกอบการเข้าสู่ยุค ดิจิทัล ด้วยเครื่องมือในกลุ่ม ieProsoft อาทิเช่น ieSmart WI, ieLineBalancing, ieInventory และ ieInventory ซึ่งซอฟแวร์ทั้งหมดนี้ เป็นตัวช่วยให้สามารถบริหารการจัดการผลิตได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย และเพิ่มกำไรให้บริษัทได้เป็นอย่างดี

ปัจจุบัน IEBS มีการให้บริการซอฟแวร์ทั้งแบบบริการผ่านซอฟต์แวร์แบบ สแตนด์อโลน (Stand-alone Software) ไปจนถึงชุดซอฟต์แวร์เต็มรูปแบบ (Full-Blown) แบบคลาวด์โซลูชั่น (Cloud Solution) ได้แก่

• ieSmart WI

  โปรแกรมสร้างมาตรฐานการทำงาน ที่ช่วยให้การสร้างงานฐานในโรงงานง่ายขึ้น เวลาได้มาตรฐานที่ชัดเจน สะดวก และเป็นองค์ความรู้สำหรับองค์กรได้เป็นอย่างดี

• ieLineBalancing

  โปรแกรมจัดสมดุลสายการผลิต เหมาะสำหรับวิศวกร หรือเจ้าหน้าที่วางแผนการผลิตใช้ในการจัดวางแผนสายการผลิต ภายใต้ความต้องการที่ไม่แน่นอน และกำลังคนที่มีการเปลี่ยนแปลง ตลอดเวลา

• ieInventory

  โปรแกรมจัดการคลังสินค้า ที่ช่วยให้การบริหารคลังในระดับอุตสาหกรรมเป็นเรื่องที่ง่าย ไม่ยุ่งยาก ผ่านแฟลตฟอร์มออนไลน์ด้วยฐานข้อมูลบนคลาวด์

• ieScheduling

โปรแกรมจัดตารางการผลิต เครื่องมือช่วยในการจัดการผลิตในระดับปฎิบัติการ ควบคุม และติดตามงานแบบทันเวลา (Realtime) และประเมินกำลังการผลิตได้รวดเร็ว

Post Views: 1,324