เพื่อนๆ HR หลายๆ คน คงเคยรู้จัก JD (หรือ Job Description) กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว สวัสดีปี 2019 ขอให้ผู้อ่านพบความสุข ความเจริญ ขอให้ร่ำรวยทั้งสุขภาพ ความรัก และมีความสุขมากๆ ค่ะ หลังจากห่างหายไปการเขียนบล็อกไปพักใหญ่ คิดว่าพี่น้องชาว HR น่าจะเข้าใจหัวอกอย่างเราจะยุ่งๆ ช่วงสิ้นปี ไม่ว่าจะเรื่องประเมิน โบนัส 50 ทวิ ฯลฯ JD คืออะไร วันนี้เรามาพูดถึง JD (Job
Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ – นโยบาย – วิสัยทัศน์ – เป้าหมาย / กลยุทธ์ – สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ใครมีหน้าที่เขียน JD เรียกว่า HR หลายๆ คนต้องเจอ จะเขียน JD ก็ให้ HR เขียนไปซิครับ หน้าที่ของ HR ไม่ใช่หรอ จากประสบการณ์ที่พบเจอมาจริงๆ แล้ว HR ควรช่วยร่างให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้นๆ และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบฯ ซึ่ง JD ที่ดี และสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรจะ
เรามาดูตัวอย่าง และส่วนประกอบที่มีใน JD ว่าแต่ละส่วนมีความสำคัญอย่างไร ส่วนแรก : หลักๆ อยู่ที่ รหัสเอกสารเป็นตัวบ่งบอก แผนก ส่วนงาน ลำดับ HR-HRD-J01 ใช้จัดเก็บค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ วันที่บังคับใช้ – ใช้ตรวจสอบเอกสารว่าเป็นฉบับล่าสุด ***HR-HRD-J01 R1 (R1 = เท่ากับการแก้ไขครั้งที่ 1) ส่วนที่ 2: ตัวอย่างประมาณนี้ ส่วนที่ 3: การเขียนควรกระชับ ง่าย และสามารถเข้าใจตรงกันได้ ใช้เป็นทิศการกำหนดหน้าที่งานด้วย ส่วนที่ 4: ตัวอย่าง JD ควรบอกหน้าที่งานให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อใช้ในการมอบหมายงานแก่พนักงานใหม่ และ สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างานต่อได้
ส่วนที่ 6: ระบุคุณสมบัติที่ต้องการ แน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการโพสจ๊อบ และสรรหาคนได้ตรง ส่วนที่ 7: การกำหนดขอบข่ายอำนาจดำเนินการ เป็นตัวช่วยในการนำไปใช้ในการตัดสินใจหลายๆ อย่าง เช่น ว่ากล่าวตักเตือน ลงโทษ พนักงานทำเกินขอบข่าย หรือข้อมูลการตัดสินใจให้ค่าตอบแทนตามความยากง่ายของงานนั้นๆ ด้วย ส่วนที่ 8: ส่วนการระบุ Competencies ให้พนักงานเช่นกัน นอกจากช่วยสรรหาคัดเลือกคนที่มีบุคลิกลักษณะ ความสามารถที่ตรงกับความต้องการแล้ว ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากรอีกด้วย เช่น พนักงานเข้าใหม่ควรฝึกความรู้ ด้านความเข้าใจสินค้า กระบวนการผลิตสินค้า และขั้นตอนการให้บริการ ฯลฯ HR ก็สามารถจัดทำแผนการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การทำ OJT (On the Job Training) หลักสูตรพนักงานขายที่เข้าใหม่ เป็นต้น ***ซึ่งถ้าอ่านย้อนกลับไปก็จะเห็นได้ว่า competency นั้นถอดออกมาจากหน้าที่งานที่ต้องทำนั่นเอง ส่วนท้าย ขอทบทวนประโยชน์ของ JD สักเล็กน้อย
ปัญหาที่ทุกคนน่าจะรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับ JD
นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา เอาจริงๆ ภาระหน้าที่ในการทำ JD ก็หนักหนาพอสมควร เพราะต้องคอย ตรวจติดตาม (Monitor) การทำแต่ละครั้งมีการประสานงานผู้คุย และวิเคราะห์หลายๆ องค์ประกอบ ต้องใช้เวลาพอสมควร ถ้าเราสามารถจัดทำออกแบบ Smart JD ไว้ใช้ในองค์กรได้ก็คงดี เพราะจะทำให้การทบทวนตรวจสอบ และแจ้งเตือน HR ได้ รวดเร็ว ครบถ้วน และช่วยลดขั้นตอนการทำงาน การใช้เครื่องมือ หรือหลักการ (ทฤษฎี) มาเป็นตัวกำหนดทิศทางในการกำหนด หน้าที่ ความรับผิดชอบ ตามลำดับของพนักงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถเขียนหน้าที่ตามพนักงานตั้งแต่ ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการได้ (ถ้าเขียนอธิบายตรงนี้อีกคงอีก 1 หน้ากระดาษ หากต้องการอธิบายเพิ่มเติมก็ติดต่อขอเทคนิคมาได้ทาง EZY-HR ได้นะคะ) ท้ายสุด แนะนำการนำ JD ไปใช้ในกระบวนการ HR ตั้งแต่ต้นน้ำยังปลายน้ำ ดังนี้ ***ข้อสำคัญประการแรก สร้างความรู้ ความเข้าใจ การใช้ประโยชน์จาก JD ให้กับทุกคนในองค์กร ก่อนว่ามี impact ต่อตัวพนักงานอย่างไร ใช้แล้วเกิดคุณค่าอย่างไรต่อพนักงาน และองค์กร ขอขอบคุณข้อมูลจาก – คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อ.ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร – ตัวอย่างแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่ (Job Description Form) จาก ISOTHAI.COM Job Description ที่ดีควรประกอบด้วยเรื่องอะไรบ้าง1.1 หน่วยงาน 1.2 ชื่อต าแหน่ง 1.3 เลขที่ต าแหน่ง 1.4 อัตราเงินเดือน และค่าตอบแทนอื่น ๆ 2. หน้าที่ความรับผิดชอบโดยสรุป (Job Summary) 3. รายละเอียดของงาน (Job Details) /กิจกรรม (Activities) 4. ตัวชี้วัดผลงาน/ผลผลิต (KPI) 5. คุณสมบัติที่จ าเป็นในการปฏิบัติงาน (Job Requirement) 6. ผู้รับรอง
คำบรรยายงานควรระบุถึงอะไรบ้างJD เป็นเอกสารที่ระบุถึงขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงานหนึ่งๆ ในองค์กร รวมทั้งระบุถึงคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงานนั้นๆ ด้วย ทั้งนี้ก็เพื่อให้มีความชัดเจนในการปฏิบัติงาน และบริหารงานบุคคลขององค์กร
หน้าที่ Job Description คือ อะไรความหมาย 2 Page 4 แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description) แบบบรรยายลักษณะงาน คือ ใบแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบ ขอบเขตงานของต าแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จ าเป็นส าหรับ ผู้ดารงตาแหน่งงานนั้น
การเขียนใบพรรณนาลักษณะงาน คืออะไร แล้วมีองค์ประกอบอะไรบ้างใบพรรณนางานเป็นเอกสารที่เขียนขึ้นเพื่อพรรณนาเกี่ยวกับงานและหน้าที่ต่าง ๆ ที่ต้องทำในงานนั้น ๆ รูปแบบของใบพรรณนางานไม่ได้กำหนดไว้แน่นอน หากแต่ปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน้าที่งาน และแต่ละองค์กร แต่อย่างน้อยใบพรรณนางานต้องประกอบไปด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนด้วยกันคือ 1.ชื่องาน (Job Title) 2.รายละเอียดที่ระบุ ...
|