- พฤศจิกายน 11, 2021
- Employability
การส่งอีเมลสมัครงาน แม้จะเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ถ้าผิดพลาดขึ้นมา ก็โดนปัดตกได้ง่าย ๆ
ก่อนอื่นเรามาดู Checklists สิ่งที่ควรใส่ลงในอีเมลสมัครงานกันว่ามีอะไรบ้าง
- อีเมลทางการที่ใช้สมัครงาน
- เหตุผลในการสมัครตำแหน่งนี้
- ชื่อตำแหน่งงานที่สมัคร
- ชื่อ-นามสกุล และข้อมูลการติดต่อ
- คุณสมบัติของ (Qualifications) ที่แสดงว่าเราเหมาะกับตำแหน่งนี้
- Resume , Cover letter , Portfolio หรือเอกสารเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่องค์กรกำหนด
เมื่อเรามีทุกอย่างใน Checklist แล้วต่อไปเรามาดูกันว่า แต่ละขั้นตอนต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้การส่งอีเมลของเราดูเนี๊ยบและไร้ข้อผิดพลาด ซึ่งวันนี้ Adaptivity ได้รวมรวมมาให้แล้ว 5 ขั้นตอน
1.จัดเตรียมเอกสารที่จะส่ง
ก่อนอื่นเราต้องเตรียมเอกสารที่เราต้องการจะแนบส่ง อย่างเช่น Resume , Cover letter รวมถึงเอกสารแนบต่าง ๆ ที่บางองค์กรอาจต้องการในตำแหน่งงานนั้น ๆ เช่น ผลสอบวัดระดับทางภาษาต่าง ๆ ส่วนไฟล์ในการแนบส่งควรถูกต้องตามที่องค์กรกำหนดหรือถ้าไม่ได้กำหนดไว้แนะนำให้เป็นรูปแบบไฟล์ PDF
นอกจากนี้การตั้งชื่อไฟล์ก็สำคัญเช่นกัน ในแต่ละไฟล์ที่ส่งควรขึ้นต้นด้วยประเภทไฟล์และตามด้วยชื่อของเรา เช่น Resume_ชื่อเต็ม.PDF หรือ Cover letter_ชื่อเต็ม.PDF เพื่อให้ HR สามารถค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้นและรู้ว่าเป็นของใคร
2. เขียนเนื้อหาอีเมลให้ดึงดูด
ต่อไปจะเป็นการโชว์ทักษะการเขียนอีเมลของเราที่จะส่งไปพร้อมกับเอกสารสมัครงานต่าง ๆ ซึ่งเราสามารถเขียนเป็น Cover Letter ไปในตัวเลยก็ได้ โดยประกอบไปด้วย คำกล่าวขึ้นต้น , การแนะนำตัวและบรรยายว่าทำไมเราถึงสมัครงานนี้ , คุณสมบัติ (Qualifications) , ข้อมูลการติดต่อ และคำกล่าวขอบคุณปิดท้าย อีกทั้งเราควรอ้างถึงเอกสารที่ได้แนบไปด้วยเพื่อให้ HR รู้ว่าเราสามารถจัดหาเอกสารตามที่เขาต้องการ
3. เขียนหัวข้อหรือจุดประสงค์ของอีเมล (Subject Line) ให้สั้นและกระชับ
การเลือกหัวข้ออีเมลเป็นสิ่งสำคัญที่หลายคนอาจมองข้าม เพราะมันจะทำให้ HR รู้ทันทีว่าอีเมลที่ส่งมานั้นมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร อย่าลืมว่า HR คือผู้ที่ต้องตอบรับอีเมลสมัครงานของหลาย ๆ ตำแหน่งเยอะแยะเต็มไปหมด ดังนั้นควรเขียน subject line ให้สั้น กระชับ และชัดเจน โดยอาจใส่ชื่อของเรา ตามด้วย Job Title เช่น “James Smith – Content Writer” หรืออาจไม่ต้องใส่ชื่อตัวเองก็ได้ เช่น “Application for Digital Marketing (ตำแหน่งงาน) ” หรือจะเขียนยังไงก็ได้ที่เป็นการบอกจุดประสงค์ที่ชัดเจน
4. เขียนปิดท้ายก่อนส่งอีเมลสวย ๆ ที่เป็นลายเซ็นต์ของเรา
การแปะลายเซ็นต์ในตอนท้ายของอีเมล ซึ่งหมายถึง การใส่ชื่อของเราและข้อมูลการติดต่อต่าง ๆ เช่น เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และข้อมูลโปรไฟล์ตามแพลตฟอร์ม Social Media ที่เอาไว้แสดงผลงานหรือประสบการณ์ในการทำงาน อย่าง LinkedIn และ Facebook
5.ตรวจสอบ และ Proofread
ก่อนจะคลิกส่ง ควรตรวจทานและ proofread ข้อมูลหรือเนื้อหาต่าง ๆ ที่ได้ใส่ลงไปว่าถูกต้องหรือไม่ เช่น การสะกดคำ หลักไวยากรณ์ (Grammar) และไฟล์ที่ต้องการจะแนบไปว่าเปิดดูได้หรือไม่ การเช็กให้รอบคอบจะทำให้เพื่อให้เราดูเป็นมืออาชีพมัดใจ HR
แม้การส่งอีเมลสมัครงานไม่ใช่ขั้นตอนที่ซับซ้อน แต่มันก็เป็นสิ่งที่ผู้สมัครงานไม่ควรมองข้ามหรือละเลยขั้นตอนเล็ก ๆ เหล่านี้ไป ดังนั้นก่อนส่งเอกสารต่าง ๆ ผ่านอีเมล เราต้องจัดเตรียมข้อมูลต่าง ๆ ให้ครบตามองค์กรที่เราสมัครกำหนดไว้ อีกทั้ง ในยุคนี้หลายองค์กรใช้ภาษาอังกฤษในการทำงาน การเขียนอีเมลสมัครงานเป็นภาษาอังกฤษให้ถูกต้องในการใช้คำจึงเป็นขั้นตอนที่เราควรให้ความสำคัญด้วยเช่นกัน นั่นจะทำให้เราดูเป็นคนละเอียดและรอบคอบในสายตา HR และมีโอกาสโดนเรียกสัมภาษณ์งานมากขึ้น
Written by