ระบบสารสนเทศการจัดการทรัพยากรมนุษย์ คือข้อใด

แนวคิดและความหมาย

Laudon and Ladon ได้ให้คำจำกัดความว่าระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์หมายถึงระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานภายใต้กิจกรรมด้านต่าง ๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์เช่นการนำเสนอข้อมูลของลูกจ้างที่มีความสามารถการจัดเก็บข้อมูลของลูกจ้างที่มีอยู่ในปัจจุบันเป็นต้น

O’brien ได้ให้คำจำกัดความว่าระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์หมายถึงระบบที่ถูกออกแบบเพื่อใช้สนับสนุนงานด้านต่างๆดังต่อไปนี้

            1. การวางแผนความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ของธุรกิจ

            2. การพัฒนาลูกจ้างให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

            3. การควบคุมนโยบายตลอดจนแผนงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Management)

1. แนวคิดและความหมาย

สุวิมลสิริทรัพย์ไพบูลย์  ได้ให้คำจำกัดความของการบริหารงานบุคคลไว้ว่าเป็นกระบวนการในการสรรหาคัดเลือกและบรรจุบุคคลที่เหมาะสมเข้าทำงานในองค์การในจำนวนที่เพียงพอและเหมาะสมรวมทั้งการบำรุงรักษา ด้วยการเพิ่มพูนความรู้ความสามารถให้ทันสมัยอยู่เสมอ

การบริหารทรัพยากรมนุษย์หมายถึงการนำหลักการบริหารงานบุคคลมาใช้เชื่อมโยงกับความสัมพันธ์ของการดำเนินงานและพฤติกรรมของบุคคลในองค์การ เน้นที่การพัฒนาบุคคลและการจัดการด้านศักยภาพของบุคคลที่เกิดจากประสบการณ์เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จขององค์การ

2. หลักการบริหารทรัพยากรมนุษย์

2.1 หลักความรู้ บุคคลทุกคนที่เข้ามาปฏิบัติหน้าที่ในองค์การจะต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอหากผู้ใดพัฒนาตนเองผู้นั้นจะมีโอกาสเจริญก้าวหน้าในตำแหน่งหน้าที่

2.2 หลักความสามารถ บุคคลใดทีมีความสามารถสร้างผลงานที่มีมูลค่าสูงสุด บุคคลนั้นจะมีมูลค่าสูงสุดด้วยซึ่งจะต้องพัฒนาบุคคลนั้นโดยการจัดฝึกอบรมให้อย่างเต็มที่

2.3 หลักความมั่นคง ต้องทำให้บุคลากรเป็นผู้มีความมั่นคงในงานอาชีพโดยมีการวางแผนอัตรากำลังคน การวางแผนพัฒนางานอาชีพเพื่อให้บุคลากรเกิดความรู้สึกภาคภูมิใจในความรู้และความสามารถของตน

2.4 หลักความเป็นกลางทางการเมือง บางครั้งที่องค์การมีผู้มีอิทธิพลและมีตำแหน่งสูงว่าผู้อื่น ก็อาจส่งผลให้บุคลากรรายอื่นไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มความสามารถส่งผลให้องค์การเกิดภารกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 4 ด้านดังนี้

2.4.1 การสรรหา คือ การเสาะแสวงหาบุคคลผู้ที่มีความรู้และความสามารถที่เหมาะสมกับงานโดยทำได้ 2 รูปแบบคือการสรรหาบุคลากรจากภายในและภายนอกองค์การ

2.4.2 การพัฒนา คือการส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถทัศนคติและประสบการณ์เพิ่มเติมทั้งในรูปการฝึกอบรมการศึกษาและการพัฒนาอาชีพ

2.4.3 การธำรงรักษา คือความพยายามขององค์การที่ทำให้บุคลากรมีความพึงพอใจในการทำงานสร้างบรรยากาศให้บุคลากรมีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน

2.4.4 การใช้ประโยชน์คือการใช้บุคลากรให้เหมาะสมกับงานเพื่อให้องค์การได้รับประโยชน์สูงสุด

3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1. ผู้บริหารสามารถเพิ่มขีดความสามารถด้านการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

2. ผู้บริหารสามารถจัดสรรบุคคลให้เหมาะสมกับงาน

3. บุคลากรได้รับการพัฒนาตนเอง

4. บุคลากรทำงานได้เต็มศักยภาพและมีความพอใจกับผลงานที่ได้รับ

5. บุคลากรได้รับการปรับปรุงคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานที่ดีขึ้น

6. องค์กรบรรลุเป้าหมายในการทำงานและดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง

7. องค์การมีโอกาสที่จะพัฒนาความร่วมมือและร่วมใจในการทำงาน

8. สังคมอยู่ได้อย่างสันติ

9. ประเทศชาติมีฐานะทางเศรษฐกิจที่ดีขึ้น

สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

1. แนวคิดและความหมาย

สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์หมายถึงสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งมักเกิดขึ้นซ้ำๆเป็นวัฎจักร

2. การจำแนกประเภท

         2.1 สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้จากการปฏิบัติงานด้านต่างๆและมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับล่างดังนี้

2.1.1 สารสนเทศด้านการคัดเลือกประกอบด้วยผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน รายชื่อผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกและจดหมายแจ้งผลการสัมภาษณ์

2.1.2 สารสนเทศด้านการบรรจุเข้ารับตำแหน่งงานประกอบด้วยสถิติการเข้ามอบตัวของผู้ผ่านการคัดเลือกคำสั่งบรรจุและแต่งตั้งบุคลากร

2.1.3 สารสนเทศด้านประวัติบุคลากรประกอบด้วยประวัติส่วนตัวของบุคลากรและประวัติการทำงานอาจถูกนำมาใช้สำหรับการวางแผนอัตรากำลังคนการสรรหาและพัฒนาบุคลากร

2.1.4 สารสนเทศด้านการประเมินผลการปฏิบัติงานประกอบด้วยข้อมูลผลงานและผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคลมักถูกใช้สำหรับการพัฒนาบุคลากรการโยกย้ายงานและเลื่อนตำแหน่ง

2.1.5 สารสนเทศด้านการจ่ายเงินเดือนประกอบด้วยโครงสร้างเงินเดือนอัตราเงินเดือนของแต่ละบุคคลอัตราภาษีเงินได้ถูกนำมาใช้สำหรับการควบคุมเงินเดือนจ่าย

            2.2 สารสนเทศเชิงกลวิธี คือสารสนเทศที่ได้รับจากการบริหารงานในด้านต่างๆและมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับกลางดังนี้

2.2.1 สารสนเทศด้านการสรรหา ประกอบด้วยแหล่งจัดหาแรงงานประวัติและคุณสมบัติของผู้สมัครตลอดจนการจัดพิมพ์จดหมายเรียกสัมภาษณ์เพื่อใช้สำหรับการคัดเลือกบุคลากร

2.2.2 สารสนเทศด้านการวิเคราะห์งาน ประกอบด้วยคำพรรณนางานและคุณลักษณะเฉพาะงานซึ่งถูกนำมาใช้ในการควบคุมตำแหน่ง

2.2.3 สารสนเทศด้านการควบคุมตำแหน่งประกอบด้วยโครงสร้างตำแหน่งงาน ถูกนำมาใช้สำหรับการสรรหาการคัดเลือกและบรรจุเข้ารับตำแหน่งงาน

2.2.4 สารสนเทศด้านการสวัสดิการและผลประโยชน์ประกอบด้วยรายงานค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสวัสดิการ ค่าตอบแทนและเงินชดเชยซึ่งถูกใช้สำหรับการคาดการณ์ถึงผลประโยชน์ที่ได้รับ

2.2.5 สารสนเทศด้านการพัฒนาและฝึกอบรมประกอบด้วยแผนการฝึกอบรมรายชื่อหลักสูตร มักถูกใช้สำหรับการโยกย้ายงานและการเลื่อนตำแหน่งงาน

             2.3 สารสนเทศเชิงกลยุทธ์

2.3.1 สารสนเทศด้านการวางแผนอัตรากำลังประกอบด้วย แผนอัตรากำลังคนในระยะยาวและถูกนำมาใช้สำหรับการวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพงานของบุคลากร

2.3.2 สารสนเทศด้านการเจรจาต่อรองแรงงานเพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคลากรกับผู้บริหารระดับสูงและระหว่างบุคลากรกับบุคลากรด้วยกันเอง

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ

1.ระบบวางแผนอัตรากำลังคน มักถูกใช้เป็นเครื่องมือกำหนดความต้องการบุคลากรขององค์การในส่วนกระบวนการทางธุรกิจเริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงทำการค้นคืนสารสนเทศจากภายในและภายนอกองค์การ หลังจากนั้นจึงทำการนำเข้าข้อมูลผ่านโปรแกรมการวางแผนกำลังคนและนำออกสารสนเทศในรูปแบบของแผนอัตราการวางกำลังคนจึงส่งแผนอัตรากำลังคนให้ผู้บริหารระดับกลางทำการวิเคราะห์งานต่อไป

2. ระบบวิเคราะห์งาน ครอบคลุมถึง กระบวนการด้านการวิเคราะห์งานและการควบคุมตำแหน่งงานในส่วนกระบวนการทางธุรกิจจะเริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางนำแผนอัตรากำลังคนมาทำการวิเคราะห์เพื่อจำแนกประเภทของงานตามโครงสร้างและแผนกลยุทธ์พร้อมทั้งจัดทำคำพรรณนางานคุณลักษณะเฉพาะงานเพื่อนำไปใช้ในการสรรหาคัดเลือกและบรรจุคนเข้าทำงาน

3. ระบบสรรหาและคัดเลือก ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของการสรรหา โดยการสร้างระบบเก็บรวบรวมผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติตรงกับคุณลักษณะเฉพาะงานกระบวนการจะเริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่สรรหาทำการรวบรวมข้อมูลจากภายในและภายนอกองค์การเพื่อกำหนดตำแหน่งงานและคุณสมบัติของผู้สมัครเมื่อผู้สมัครทำการยื่นใบสมัครที่บริษัทที่เชื่อมโยงกับโปรแกรมรับสมัครงาน ระบบจะจัดเก็บข้อมูลเพื่อคัดเลือกผู้สมัครที่เข้ารับการสัมภาษณ์หลังจากนั้นจะออกจดหมายเรียกให้ผู้สมัครรับทราบ

4. ระบบบุคลากร ครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการบรรจุเข้าทำงานการทะเบียน ประวัติบุคลากรและการบันทึกเวลาเข้า – ออกในส่วนการบวนการทางธุรกิจของระบบบุคลากรหลังจากผู้สมัครผ่านการคัดเลือกได้รับการแจ้งผลสัมภาษณ์แล้วจะต้องเข้ามามอบตัวเข้าทำงาน เพื่อทำงานในตำแหน่งที่ตนสมัครและบุคคลที่ได้รับการบรรจุเข้าทำงานต้องเข้าปฏิบัติงานในทุกวันทำการภายในช่วงเวลาที่กำหนดซึ่งองค์การอาจเลือกใช้เทคโนโลยีรับเข้าข้อมูลของการบันทึกเวลาทำงานเช่นเครื่องรูดบัตรเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

5. ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน จะมีการประมวลผลโปรแกรมเงินเดือนเพื่อคำนวณรายได้สุทธิหรือเงินเดือนจ่ายบุคลากรโดยใช้ข้อมูลอัตราเงินเดือนจากแฟ้มข้อมูลบุคลากรโปรแกรมจะทำการคำนวณตัวเลขเงินเดือนจ่ายประจำเดือน เพื่อนำส่งธนาคารให้ทำการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากบุคลากรแต่ละคนและออกรายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนแยกตามแผนกส่งให้ผู้บริหารเพื่อใช้ตรวจสอบและตัดสินใจ

6. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเงินเดือน ตลอดจนนำข้อมูลสารสนเทศที่ได้มาเป็นข้อมูลนำเข้าของการพัฒนาและฝึกอบรมการเลื่อนขั้นหรือการโยกย้ายเช่นวิธีการใช้ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานตลอดจนวิธีการวัดผลเชิงดุลยภาพ ในกระบวนการธุรกิจของระบบประเมินผลการปฏิบัติงานเริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่ใช้โปรแกรมประเมินผลการปฏิบัติงานรับเข้าข้อมูลบุคลากรการทำงานผลงานเพื่อสร้างใบประเมินให้ผู้ประเมินทำการประเมินผู้ใต้บังคับบัญชา และส่งผลให้ผู้บริหารพิจารณาปรับเงินเดือน

7. ระบบพัฒนาและฝึกอบรม ครอบคลุมถึงกระบวนการในส่วนการจัดทำแผนการพัฒนาการฝึกอบรมและการดำเนินการฝึกอบรมบุคลากรโดยจะศึกษาข้อมูลจากการประเมินผลการปฏิบัติงาน การวิเคราะห์งานและตำแหน่งงานเพื่อมาจัดทำแผนการฝึกอบรมในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบการพัฒนาและฝึกอบรมจะเริ่มตั้งแต่มีการใช้โปรแกรมพัฒนาบุคลากรเพื่อจัดทำแผนการฝึกอบรมบุคลากรหลังจากการฝึกอบรมเสร็จแล้ว ระบบจะออกรายงานประเมินผลการฝึกอบรมรายงานค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารใช้พิจารณาและตัดสินใจด้านการโยกย้ายงาน

8. ระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ ครอบคลุมถึงกระบวนการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากร และการจ่ายค่าสวัสดิการบุคลากรเพื่อเป็นการธำรงรักษาบุคลากรให้มีขวัญและกำลังใจในการทำงานอาจอยู่ในรูปของค่ารักษาพยาบาลค่าเล่าเรียนบุตรค่าเครื่องแบบและเงินให้กู้เป็นต้นในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบสวัสดิการและผลประโยชน์จะเริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางใช้โปรแกรมวางแผนผลประโยชน์เพื่อนำเข้าข้อมูล 2 ส่วนคือข้อมูลจากภายในและภายนอก โดยจะจัดเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลผลประโยชน์เพื่อให้บุคลากรสามารถเรียกดูและรับทราบผลประโยชน์ได้

เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์

1.โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ 

คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์จำเป็นต้องใช้ร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูลเพื่อสร้างระบบจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ แบ่งได้ 3ประเภทดังนี้

1.1 โปรแกรมบันทึกเวลาการทำงานอาศัยการทำงานร่วมกันของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบการบันทึกเวลาการทำงานเพื่อจัดการดูแลการปฏิบัติงานของบุคลากรตามหน้าที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลการบันทึกเวลาการทำงานเข้ากับโปรแกรมจ่ายเงินเดือน

1.2 โปรแกรมการจ่ายเงินเดือน มักเป็นการรวม 3 มอดูลเข้าด้วยกันคือมอดูลบุคลากรมอดูลการลางานและมอดูลการจ่ายเงินเดือนรวมทั้งมอดูลการออกเอกสารและรายงาน

1.3 โปรแกรมการบริหารทุนด้านมนุษย์ ยกตัวอย่างโปรแกรมพีเพิงซอฟต์เอ็นเตอร์ไพรส์ ของบริษัทออราเคิลจำกัดที่พัฒนาโปรแกรมบริหารทุนด้านมนุษย์เช่น เว็บศูนย์รวมด้านทรัพยากรมนุษย์การวางแผนอัตรากำลังคนการสรรหาผู้บริหารที่มีความสามารถรวมทั้งบุคลากรทั่วไป

2. การใช้งานอินทราเน็ต 

อินทราเน็ต คือระบบเครือข่ายที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะภายในองค์การการพัฒนาอินทราเน็ตจะตั้งอยู่บนพื้นฐานของมาตรฐานผลิตภัณฑ์อินเทอร์เน็ตและเวิลด์ไวต์เว็บเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศขององค์การ

Laudon and Laudon ได้ยกตัวอย่างการใช้งานระบบประยุกต์ด้านอินทราเน็ตดังนี้

1. การประชาสัมพันธ์ปฏิทินที่ระบุเหตุการณ์ต่างๆของบริษัทโดยบุคลากรจะสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มลงทะเบียนการเข้าประชุม พร้อมทั้งส่งข้อมูลลงทะเบียนไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบระบบออนไลน์ได้

2. บุคลากรทำการประมวลผลตารางเวลาทำงานผ่านระบบอินทราเน็ตได้ด้วยตนเอง

3. บุคลากรใช้ระบบบริหารข้อมูลบุคลากรได้ด้วยตนเองผ่านระบบอินทราเน็ต

3. การบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์

    3.1 การจัดองค์กรรเสมือนจริงคือรูปแบบองค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและทันสมัยนิยมใช้ในงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ไม่ว่าบุคลากรจะอยู่ ณที่ใดก็สามารถสื่อสารกันได้

วีดีทัศน์นิยมใช้เนื่องจากประหยัดเวลาและต้นทุน

     3.2 การสรรหาอิเล็กทรอนิกส์คือ กระบวนการเสาะหาทดสอบและตัดสินใจสำหรับการว่าจ้างขององค์การผ่านเว็บไซต์บนอินเทอร์เน็ตที่สามารถใช้โปรแกรมค้นหาใบประวัติส่วนตัวประสบการณ์การศึกษาและการทำงานนอกจากนี้ในส่วนผู้สมัคร ก็จะได้รับประโยชน์ซึ่งมีการประกาศรับสมัครงานจำนวนมากบนเว็บไซต์เช่น monster.com

      3.3 เว็บศูนย์รวมด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ข้อได้เปรียบคือ มีสารสนเทศจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้เช่นโปรแกรมค้นหาดรรชนีการที่นำเสนอต่อสมาชิกของเว็บไซต์และได้มีการรวมตัวของหลายบริษัทเพื่อสนับสนุนงานด้านการสรรหาผู้สมัครในตำแหน่งที่หาได้ยาก

      3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานทางอิเล็กทรอนิกส์โดยเจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมงานซึ่งมีหน้าที่ประเมินผลผู้ใต้บังคับบัญชาบันทึกผลการประเมินลงแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สารสนเทศที่ได้จากการประเมินจะสามารถใช้ในงานด้านตัดสินใจเช่น การให้เงินรางวัลเพื่อสร้างแรงจูงใจ

      3.5 การเรียนอิเล็กทรอนิกส์คือเทคโนโลยีหนึ่งที่นำมาใช้ในงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรเพื่ออธิบายคำสอนผ่านเทคโนโลยีดิจีทัลและเครือข่ายส่วนตัว