ความหมายของงานธุรการ งานธุรการ คือ งานที่เกี่ยวกับเอกสารหลักฐานในราชการ รวมทั้งการควบคุมตรวจสอบอำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานของทุกฝ่ายดำเนินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ดีที่สุด ความสำคัญของงานธุรการ งานธุรการ เป็นงานที่สามารถจะตรวจตราได้ทันทีตลอดเวลา ต่างกับงานวิชาการ ซึ่งกว่าจะปรากฏผลก็ใช้เวลานานเกินที่จะตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันสั้น เช่น ครูเข้าห้องสอนสายเป็นประจำตลอดภาคเรียน กับการที่โรงเรียนทำรายงานประจำเดือนส่งอำเภอ หรือจังหวัดไม่ทันตามกำหนด ผลจากข้อบกพร่องทั้งสองกรณีนี้ หากพิจารณาแล้วคนทั่วไปจะมองว่ากรณีหลังร้ายแรงกว่ากรณีแรกทั้ง ๆ ที่ความเป็นจริงแล้วกรณีแรกร้ายแรงและเกิดผลเสียหายมากกว่าเป็นอันมาก การบริหารงานธุรการ มีขอบข่ายงานและแนวทางการปฏิบัติงาน ดังนี้.-
1.1 งานสารบรรณ - จัดให้มีบุคลากร ในการจัดทำงานสารบรรณของโรงเรียน - จัดหาครุภัณฑ์และอุปกรณ์ในการทำงานธุรการ ด้านสารบรรณให้เพียงพอกับลักษณะงาน - จัดหาวัสดุที่ใช้ในงานสารบรรณ - จัดให้มีเอกสารและคู่มือในการปฏิบัติงานสารบรรณ - จัดให้มีระบบการจัดเก็บหนังสือราชการหรือเอกสารต่าง ๆ ของทางราชการอย่างมีระบบ - จัดให้มีทะเบียนรับ – ทะเบียนส่งหนังสือราชการ - จัดให้มีทะเบียนยืมหนังสือราชการ หรือ เอกสารของทางราชการ - ตรวจร่างหนังสือโต้ตอบต่าง ๆ - ตรวจสอบระบบงานสารบรรณ ให้เป็นไปด้วยความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน - ดำเนินการเกี่ยวกับการทำลายเอกสารของทางราชการตามระเบียบ 1.2 งานทะเบียนและรายงาน - ดำเนินการเรื่องการจัดทำทะเบียนนักเรียน - ดำเนินการเรื่องการจัดทำทะเบียนครู - ดำเนินการเรื่อง การจัดทำทะเบียน แบบ ป. 04 , ป. 05 - ดำเนินการจัดทำทะเบียนประกาศนียบัตร - ดำเนินการเรื่องการจัดทำทะเบียนคุมเอกสารสำคัญของโรงเรียน - จัดทำสถิติข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนในด้านต่าง ๆ - จัดทำสถิติข้อมูล สารสนเทศ ตามแผน - จัดทำรายงานด้านข้อมูลตามแบบที่ทางราชการกำหนด 1.3 งานรักษาความปลอดภัยอาคารสถานที่ - วางแผนการรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับอาคารสถานที่ - จัดทำคำสั่งเกี่ยวกับเรื่องการอยู่เวรสถานศึกษา - จัดให้มีวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็น ในการรักษาความปลอดภัย - แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการตรวจเวรสถานศึกษา - จัดให้มีการบันทึกเหตุการณ์ในการอยู่เวรสถานศึกษา - จัดให้มีการบันทึกการตรวจเวร 1.4 งานประชาสัมพันธ์ - กำหนดงานและเป้าหมายในการประชาสัมพันธ์ - จัดเตรียมสถานที่ และวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็น - กำหนดบุคลากรในการปฏิบัติหน้าที่งานประชาสัมพันธ์ - จัดให้มีการประชาสัมพันธ์ทุกรูปแบบ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย - กำกับ ควบคุมการดำเนินงานประชาสัมพันธ์ - ประเมินผลการประชาสัมพันธ์ การบริหารงานธุรการ ในส่วนของงานธุรการของโรงเรียนเป็นงานประสานและสนับสนุนงานอื่น ๆ ให้สามารถดำเนินการไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ ด้วยความราบรื่นมี ขอบข่ายเป็น 4 งาน ขอบข่ายเป็น 4 งาน ดังนี้
งานสารบรรณ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งเสนอแนะแนวปฏิบัติไว้ดังนี้ ข้อนี้
โดยนัยตามระเบียบนี้เป็นการยืมหนังสือราชการระหว่างกรมต่าง ๆ
งานทะเบียนและรายงาน เป็นงานที่เกี่ยวกับการบันทึกหลักฐาน ข้อมูล สถิติของโรงเรียน รวมถึงการรายงานข้อมูลดังกล่าวสามารถแบ่งภาระงานได้เป็น 2 ส่วน คือ 1) ให้ดำเนินการตามแนวปฏิบัติของระเบียบกระทรวงศึกษาธิการว่าด้วย การส่งเด็กเข้าเรียนในโรงเรียนประถมศึกษา 2) หรือใบแทนใบสุทธิ ให้ดำเนินการตามแนวปฏิบัติการขออนุญาตออกใบสุทธิและใบแทนสุทธิ กรณีการจัดทำทะเบียนครู แฟ้มประวัติบุคลากรให้แยกแฟ้มเป็นรายบุคคล 3) และมีการบันทึกให้เป็นปัจจุบันเสมอกรณีการจัดทำสมุดหมายเหตุรายงัน 4) สมุดตรวจราชการ สมุดตรวจเยี่ยม ให้ดำเนินการตามระเบียบ ว่าด้วยสมุดหมายเหตุรายวัน และระเบียบกระทรวงศึกษาธิการ ว่าด้วยการตรวจราชการ 6) เป็นการนำข้อมูลซึ่งจัดเก็บไว้ของโรงเรียนเสนอในรูปแบบต่าง ๆ กัน |