การพัฒนาโปรแกรม smartbiz accounting

การอ้างอิง/citation

ธิติมา  รัตนฉัตรสกุล และ เกศรินทร์ วิริยะตั้งสกุล. (2560). การบันทึกซื้อและขายด้วยโปรแกรม Smartbiz. (สหกิจศึกษา). กรุงเทพฯ: คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยสยาม.

บทคัดย่อ

คณะผู้จัดทำได้ไปปฏิบัติงานตามโครงการสหกิจศึกษาที่ บริษัท ภัทชนก แอคเคาท์ติ้ง แอนด์ คอนซัลท์ จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทที่ให้บริการด้านบัญชีและภาษีอากรครบวงจร คณะผู้จัดทำได้รับมอบหมายงานเกี่ยวกับการบันทึกรายการซื้อและขายด้วยโปรแกรม Smartbiz Accounting ในช่วงแรกของการปฏิบัติงานคณะผู้จัดทำพบปัญหามากมายเพราะไม่มีความรู้เกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting และไม่เคยปฏิบัติงานจึงไม่คุ้นเคยกับเอกสารทางบัญชี

โปรแกรม Smartbiz Accounting เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่นิยมใช้ในหลายๆองค์กร เนื่องจากใช้งานง่าย ทำงานได้รวดเร็ว สามารถเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ได้ คณะผู้จัดทำจึงจัดทำโครงงานเรื่อง “การบันทึกรายการซื้อและขายด้วยโปรแกรม Smartbiz Accounting” เพื่อศึกษาประเภทของเอกสารทางการบัญชีและขั้นตอนการบันทึกรายการซื้อและขายด้วยโปรแกรม Smartbiz Accounting จากการศึกษานี้คณะผู้จัดทำมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารทางบัญชี เข้าใจขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting สามารถลดเวลาทำงานและลดข้อผิดพลาดในการทำงานที่อาจจะเกิดขึ้น และคาดว่าโครงงานนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่สนใจศึกษาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

คำสำคัญ: การบันทึกบัญชี, การซื้อขาย, โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป Smartbiz Accounting

Abstract

This cooperative education program was conducted at Phatchanok Accounting and Consult Company Limited which provides accounting and tax services. The author was assigned to record purchases and sales transactions with Smartbiz accounting software. The first phase of the operation took a lot of time due to the lack of accounting software knowledge skill and understanding of accounting documents.

The appropriate software is the most important aspect in accounting firms. Accounting software should be easy to use and practical. So, the author designed this project to increase the skill of using Smartbiz accounting software. This project “Recording Buying and Selling Data by Smartbiz Accounting Software” was made to study the types of accounting documents, and the processes of Smartbiz Accounting Software. Through studying the types of accounting documents, and the processes of Smartbiz Accounting Software, showed that the author gained knowledge and understanding of accounting documents, the process of recording, reduce the error of operation and expect this project would be useful to interested parties.

​

 Keywords: Accounting records, Accounting Transaction, Smartbiz Accounting Software.

การบันทึกซื้อและขายด้วยโปรแกรม Smartbiz  / Accounting Recording Buying and Selling Data by Smartbiz Accounting Software

หลักสูตรบัญชีบัณฑิต (บช.บ.) สาขาวิชาการบัญชี มหาวิทยาลัยสยาม Faculty of Business Administration, Siam University, Bangkok, Thailand

วชิ าโปรแกรมสาเรจ็ รปู เพ่ืองานบัญชี รหสั วชิ า 30201-2102

หลักสูตรประกาศนยี บัตรวชิ าชีพชั้นสูง (ปวส.) พทุ ธศกั ราช 2563

หน่วยท่ี 2

ความรเู้ บอ้ื งตน้ เกีย่ วกบั
โปรแกรม Smartbiz Accounting

2-1

หน่วยท่ี 2
ความร้เู บ้ืองตน้ เก่ยี วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting

สาระสาคัญ
โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกส้ันๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรมสาเร็จรูป

ทางการบัญชีโปรแกรมหน่ึงที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จากัด ได้
พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียนนักศึกษา ผู้ท่ีสนใจท่ัวไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้งานได้
จรงิ ไม่มีการลอ็ คการใช้งาน หรือจากดั การใช้งาน สามารถใชก้ บั ธรุ กิจซอื้ มา-ขายไป ธุรกจิ บรกิ าร และธรุ กิจผลิตอย่าง
ง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์จากัด (มหาชน) เปิดให้ DOWNLOAD โปรแกรม และคู่มือการใช้งานได้ที่
www.crystalsoftwaregroup.com page Download โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ย ระบบยอ่ ย 8
ระบบ ไดแ้ ก่ ระบบจดั ซือ้ และวเิ คราะหซ์ ือ้ ระบบขายและวิเคราะหข์ าย ระบบลกู หน้ีและวเิ คราะหล์ กู หนี้ ระบบเจ้าหนี้
และวิเคราะห์เจ้าหนี้ ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา
สนิ ทรัพย์ และระบบบญั ชีแยกประเภท ซึง่ ระบบยอ่ ย ตา่ งๆ จะมีการทางานเชือ่ มโยงกัน

สาระการเรียนรู้
1. คุณลกั ษณะท่ัวไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting
2. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting
3. การตดิ ต้งั โปรแกรม Smartbiz Accounting
4. การยกเลิกหรือถอนการตดิ ตงั้ (Uninstall)
5. สาเหตุของการติดต้ังโปรแกรมไมส่ าเร็จ
6. การเข้าเมนู เพ่ือใช้งานโปรแกรม และปมุ่ ฟังก์ชน่ั ท่ีสาคัญ
7. การคดั ลอก ข้อมลู เพื่อยา้ ยไปทาเครอื่ งอ่ืนและการนาข้อมูลที่ คัดลอก ไวม้ าใช้
8. การบารงุ รกั ษาข้อมลู

สมรรถนะประจาหน่วย
1. แสดงความรเู้ บื้องต้นเกีย่ วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting
2. ทาการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
3. ประยกุ ต์ใช้ความรู้ในชวี ิตประจาวัน และการประกอบอาชีพ

จดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม
1. บอกคุณลกั ษณะทั่วไปของโปรแกรม Smartbiz ได้
2. บอกภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz ได้
3. อธบิ ายวิธีการตดิ ต้งั โปรแกรม Smartbiz ได้
4. บอกสาเหตุของการติดต้ังโปรแกรมไมส่ าเร็จได้
5. บอกเมนู และปุ่มฟังกช์ ัน่ ท่สี าคัญได้
6. บอกวธิ ีการบารุงรักษาข้อมูลได้
7. ทาการตดิ ตั้งโปรแกรม Smartbiz ได้
8. ยกเลกิ หรอื ถอนการตดิ ตงั้ (Uninstall) โปรแกรมได้

2-2

9. เข้าเมนเู พอ่ื ใช้งานโปรแกรมได้
10. คัดลอกขอ้ มูลเพ่ือย้ายไปทาเครอ่ื งอ่ืนและการนาขอ้ มูลทีค่ ัดลอกไว้มาใชไ้ ด้
11. มเี จตคตทิ ่ดี ีในการเรียน และการนอ้ มนาหลักปรชั ญาของเศรษฐกจิ พอเพยี งมาใช้ในชวี ิตประจาวนั
และการประกอบอาชพี

คุณลกั ษณะท่ัวไปเก่ียวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting

โปรแกรม Smartbiz Accounting หรอื เรียกสนั้ ๆ ว่า โปรแกรมบญั ชี Smartbiz เปน็ โปรแกรมสาเร็จรูป
ทางการบัญชีโปรแกรมหน่ึงท่ีบริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) บริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จากัด ร่วมกับ
มหาวิทยาลัยรามคาแหง ได้พัฒนาข้ึนเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียนนักศึกษา ผู้ที่สนใจท่ัวไป ได้ใช้
ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีท่ีใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจากัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซ้ือมา-ขาย
ไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิดให้ DOWNLOAD
โปรแกรม Smartbiz และคู่มือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Download โปรแกรม
Smartbiz มีการพัฒนามาอย่างต่อเน่ือง จนถึงปจั จบุ นั โปรแกรมทีใ่ ชใ้ นเอกสารเลม่ นี้เป็น Version 10.6

โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ (Purchase Order and
Purchase Analysis : PO) เพื่อใช้ในการจัดซื้อสินค้าหรือจ้างทางาน ระบบขายและวิเคราะห์ขาย (Sale Order
Entry and Sale Analysis System : SO) เพ่ือใช้ในการออกเอกสารขาย รายงานวิเคราะห์รายการขาย ระบบ
ลูกหนี้และวิเคราะห์ลูกหนี้ (Account Receivable System : AR) เพ่ือทาการติดตามหน้ี พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน
ภาษีหัก ณ ท่ีจ่าย ระบบเจ้าหนี้และวิเคราะห์เจ้าหน้ี (Account Payable and Analysis System : AP) เพ่ือทา
การชาระหนี้ และวิเคราะห์เจ้าหน้ี ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง(Inventory Control System : IC) เพื่อช่วยในการ
บริหารจัดการสินค้าคงเหลือ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank transaction System: CQ)
เพ่ือใช้ในการบันทึกรายละเอียดการรับ-จ่ายเงิน ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and
Depreciation System : FA) ใช้ในการจัดทาทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและคานวณค่าเสื่อมราคา ระบบบัญชี
แยกประเภท (General Ledger System : GL) เพ่ือจัดทางบการเงินของธุรกิจ ซ่ึงระบบย่อย ต่างๆ ใน Smartbiz
Accounting จะมีการทางานเช่อื มโยงกัน ดงั ภาพท่ี 2-1

ภาพที่ 2-1 ระบบยอ่ ยและการเชอ่ื มโยงระหวา่ งระบบต่างๆใน Smartbiz Accounting
ท่มี า : ขวญั ฤดี (2558)

2-3
ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting

ภาพที่ 2-2 ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting

ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วยขัน้ ตอนหลักๆ ดังน้ี
1. การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร (Organization Structure) เช่น บริษทั ทจี่ ะใชง้ านมบี รษิ ัทใด มีก่ี
สาขา มฝี า่ ย และแผนกในการทางานอะไรบ้าง นอกจากนีย้ งั มกี ารกาหนดนโยบายทางบญั ชที สี่ าคัญ ซึ่งจะ
กาหนดไวท้ ีฐ่ านข้อมูลบริษทั หรือฐานข้อมูลสาขา เน่อื งจากมผี ลตอ่ การทางานทัง้ บรษิ ัทเชน่ ทฐ่ี านขอ้ มูลบริษัท
มีให้กาหนดวธิ กี ารบันทึกบัญชีสนิ ค้าว่าเปน็ แบบ Perpetual หรอื Periodic กาหนดการตรี าคาสินคา้ สาเร็จรูป
เปน็ แบบ FIFO , Average หรือ Specific เปน็ ตน้
2. การบันทึกฐานข้อมูลของระบบตา่ งๆ (Setup Master files) เป็นการเตรียมฐานข้อมลู ของระบบต่างๆ ที่
ถูกเรียกใช้งานซา้ ๆ เอาไว้เป็น Master files เช่น ในระบบขาย Master files ท่ตี อ้ งเตรยี มกค็ ือ รายชอื่ ลกู คา้ เม่อื มีการ
บันทึกรายการค้าต่างๆ ก็ดึงรายชื่อลูกค้าจาก Master files มาใช้ ไม่ต้องมาคีย์รายชือ่ ลูกค้าซ้าๆ ทุกคร้ังที่ทารายการ
ในระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง Master files ที่ต้องเตรยี มกค็ อื รายช่อื สนิ คา้ รายชื่อหน่วยนับของสินค้า เปน็ ต้น
3. การบันทึกยอดยกมากอ่ นเริ่มใช้งานโปรแกรม (Set Balance data) เปน็ การบันทกึ ยอดยกมาของ
รายการค้าที่เกิดขึ้นก่อนที่มาเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใดเริ่มใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดตั้ง
บริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทาขั้นตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของระบบต่างๆ เช่น ยอดยกมาที่ใช้บันทึกเข้าในระบบ
บริหารสนิ คา้ คงคลงั ก็คอื ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ยกมา ซ่ึงเราไดจ้ ากรายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของรอบบัญชี ก่อน
มาบันทึกเป็นยอดยกมาในรอบบัญชีนี้ ยอดยกมาท่ีใช้บันทึกเข้าในระบบลูกหน้ี ก็คือรายการใบส่งของท่ียังค้าง
ชาระ ใบลดหน้ีท่ียังค้างชาระ ยอดยกมาที่ใช้บันทึกเข้าในระบบบัญชีแยกประเภท ก็คือ ยอดยกมาของบัญชี
ต่างๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะการเงินของรอบบญั ชีก่อน เปน็ ตน้
4.บันทึกรายการค้า (Entry Transactions) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งจะเก่ียวข้อง
กับการทางานระบบต่างๆ เชน่

2-4
4.1 ระบบซื้อ (Purchase Order System หรือ PO) เป็นการบนั ทึกรายการค้า เกย่ี วกับการซ้ือ
สนิ ค้า และบริการ ทเ่ี กดิ ขึ้นในแต่ละวัน อาจจะเรม่ิ ตัง้ แตก่ ารทาใบเสนอขออนมุ ัตจิ ัดซ้ือ การส่ังซื้อสนิ ค้า การซ้ือ
สนิ คา้ และบริการทัง้ การซื้อสด ซ้ือเช่ือ การสง่ คนื สนิ ค้าใหผ้ จู้ าหน่าย และได้รับใบลดหนีจ้ ากเจ้าหน้ี เป็นต้น

ภาพที่ 2-3 ภาพรวมการทางานของระบบซื้อ
4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการขาย
สินค้าและบริการ ที่เกิดข้ึนในแต่ละวัน อาจจะเริ่มตั้งแต่การทาใบเสนอราคา การรับคาส่ังขาย การขายสินค้า
และบรกิ าร ทเ่ี ปน็ การขายสด ขายเชือ่ การรบั คืนสนิ ค้าจากลกู คา้ และออกเปน็ ใบลดหน้ใี หก้ ับลกู หน้ี เป็นตน้

ภาพท่ี 2-4 ภาพรวมการทางานของระบบขาย
4.3 ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System หรือ AP) เป็นการบันทึกรายการค้าที่เก่ียวกับ
การรับวางบิล การจ่ายชาระหนี้ค่าสินค้า และค่าบริการให้กับเจ้าหน้ี และรายการเช็คจ่าย การบันทึกรายการ
ภาษีหกั ณ ทีจ่ ่ายสาหรับงานบรกิ ารใหก้ ับเจ้าหน้ี เป็นตน้

2-5

ภาพที่ 2-5 ภาพรวมการทางานของระบบเจา้ หน้ี
4.4 ระบบลูกหน้ี (Account Receivable System หรือ AR) เป็นการบันทึกรายการค้าท่ี
เก่ียวกับการติดตามหนี้ โดยจัดทาใบวางบิล ซึ่งมีทั้งแบบจัดทาเองทีละใบ หรือให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้
อัตโนมัติ สาหรับ invoice ค้างชาระทั้งหมด ของลูกหน้ีทุกราย การรับชาระหน้ีค่าสินค้า และค่าบริการจาก
ลูกหน้ี และรายการเช็ครบั หรอื ใบโอนเงนิ การบนั ทึกรายการภาษีหัก ณ ทจ่ี ่าย สาหรบั งานบริการ เป็นตน้

ภาพท่ี 2-6 ภาพรวมการทางานของระบบลูกหนี้
4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่การ
เพ่ิมขึ้นหรือลดลงของสินค้าคงคลัง จะได้มาจากการบันทึกรายการซ้ือขาย ในระบบซ้ือ และระบบขาย ซ่ึง
โปรแกรมจะทาการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (update inventory balance) ให้อัตโนมัติแล้ว โดยผู้ใช้งาน
ไมต่ อ้ งมาบันทกึ รายการซา้ ซอ้ นอีก แตก่ ารเพ่ิมขึ้น หรอื ลดลงของสนิ คา้ อาจเกิดจากกรณอี ื่นๆ ได้อีก เช่น

- สนิ ค้าแตกหักชารุด ทาให้ต้องตัดสนิ คา้ ทช่ี ารุดออกมาจากคลัง ก็จะบนั ทึกปรบั ปรุงยอดให้
ถูกต้องโดยใช้ใบปรับยอดสนิ ค้า

2-6

- ทาการตรวจนับสนิ ค้าประจาปี เมอ่ื ตรวจนบั จานวนสนิ ค้าท่ีมีอยู่จรงิ ไดเ้ ท่าไหร่ ก็จะมาบันทกึ
ใบตรวจนับสินคา้ เพ่ือตรวจสอบกับจานวนสินค้าในระบบ

- การเบิกวัสดุสนิ้ เปลอื ง/วัสดุสานกั งาน ไปใช้
- บางธรุ กิจท่ีมคี ลังสินคา้ หลายคลัง อาจจะมีการบันทกึ โอนสินคา้ ระหว่างคลงั ต่างๆ โดยใช้
ใบโอนสินค้าระหวา่ งคลงั
- ธรุ กจิ ผลติ อาจทาการบนั ทึกเบกิ วัตถดุ บิ ไปใชใ้ นการผลิต การบนั ทกึ รับสนิ ค้าสาเร็จรปู ที่ผลิต
เสร็จแล้ว เข้าคลงั เป็นต้น

ภาพที่ 2-7 ภาพรวมการทางานของระบบบริหารสินค้าคงคลงั

4.6 ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ)
โดยทั่วไปเรามักจะบันทึกรายการเช็ครับ หรือเช็คจ่าย ไปพร้อมกับการบันทึกใบเสร็จรับเงิน ในระบบลูกหนี้
หรือระบบเจ้าหนี้ ไปแล้ว ซึ่งรายการเช็คท่ีบันทึกจากระบบลูกหนี้ หรือระบบเจ้าหนี้ ก็จะมาปรากฏให้เห็นที่
ระบบเช็คและเงินฝากนี้ดว้ ย แตย่ งั มีบางกรณีที่เราจะมาบนั ทกึ รายการในระบบเช็คโดยตรง เชน่

- นาฝากเช็ครับทีถ่ งึ กาหนดนาฝาก โดยทาเป็นใบนาฝาก (Payin)
- ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ รับว่าผ่านบัญชี โดยทาการปรับปรุงสถานะเช็ครับ ตามวันท่ที ่เี ชค็ ได้
ผา่ นบัญชแี ลว้
- ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ จ่ายวา่ ผ่านบญั ชแี ลว้ โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะเชค็ จา่ ย ตามวันที่ท่ี
เจา้ หน้นี าเช็คมาขน้ึ เงิน
- ปรับปรุงสถานะของเช็ครับท่ีไม่ผ่านบญั ชี (เช็คเดง้ ) โดยทาการปรับปรุงสถานะของเช็ค และ
ระบุสาเหตุที่ไมผ่ า่ นบญั ชี ตามเอกสารที่ได้จากธนาคาร
- ปรับปรุงสถานะของเชค็ จ่ายที่ไม่ผ่านบญั ชี (เชค็ เด้ง) โดยทาการปรบั ปรุงสถานะของเชค็ และ
ระบุสาเหตุท่ีไมผ่ ่านบญั ชี ตามเอกสารท่ีได้จากธนาคาร
- บนั ทกึ ใบถอนเงนิ จากบัญชอี อมทรัพย์ เพ่ือนาฝากเขา้ บัญชีกระแสรายวัน สาหรบั เช็คที่จ่าย
ออกไป ซ่งึ เรามักจะทาไปพร้อมกับการบนั ทกึ ใบสาคญั ลงบัญชี

2-7

ภาพที่ 2-8 ภาพรวมการทางานของระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร
4.7 ระบบสนิ ทรัพย์และค่าเสอ่ื มราคาสินทรพั ย์ (Fixed Assets and Depreciation System
หรอื FA ) การทางานในระบบน้ี จะเป็นการคานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ โดยผูใ้ ชง้ านเพียงแค่ส่ังประมวลค่า
เส่ือมราคาสินทรัพย์ในช่วงเดือนที่ต้องการเท่านั้น แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อมราคาให้ละเอียด
ตามจานวนวนั ของแต่ละเดอื นและทาการลงบัญชใี ห้อัตโนมัติ ไปยังระบบบญั ชแี ยกประเภทให้ด้วย แตใ่ นกรณีที่
ผู้ใช้งานต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเส่ือมราคาท่ีได้จากการคานวณ จะต้องมาทาการปรับปรุงที่ระบบสินทรัพย์
ให้เรียบรอ้ ยก่อน แล้วโปรแกรมจะupdate รายการไปลงบญั ชใี หถ้ ูกตอ้ ง

ภาพท่ี 2-9 ภาพรวมการทางานของระบบสินทรัพย์ และค่าเสอื่ มราคาสินทรพั ย์
4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) ในระบบบัญชีแยก
ประเภท จะมกี ระบวนการทางานดังนี้

4.8.1 การตรวจสอบย้อนกลับรายการและเอกสารท่ีบันทึกมาจากระบบอ่ืน (Trace back) ใน
ระบบนี้จะมีเมนทู ี่ใชใ้ นการบันทึกเอกสาร คอื เมนูบนั ทกึ รายการรายวัน โดยจะมีสมดุ รายวันให้เลือกเข้าทางาน ซง่ึ
สว่ นใหญ่รายการรายวันเหลา่ นี้ จะเกดิ จากการลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบต่างๆ เข้ามาท่รี ะบบบัญชีแยกประเภท

2-8

ภาพท่ี 2-10 ภาพรวมการทางานของระบบบัญชแี ยกประเภท
- ระบบซ้ือ เมื่อทารายการซ้ือเช่ือ ลดหนี้หรือเพ่ิมหนี้เงินเช่ือ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ
โดยมาสรา้ งใบสาคัญซื้อเช่ือ ไวใ้ นสมุดรายวันซ้ือเชื่อ (Purchase on Credit Journal ; PD) หรอื เมือ่ ทาการซื้อ
สด ลดหนี้หรอื เพิม่ หน้ีเงินสด จะลงบัญชที ่สี มุดรายวันเงินสดจา่ ย (Purchase on Cash Journal ; PC)

ภาพท่ี 2-11 การลงบญั ชีอัตโนมตั จิ ากระบบซ้ือไปท่ีระบบบัญชีแยกประเภท
- ระบบเจา้ หนี้ เมอื่ ทาการจ่ายชาระหน้ี โปรแกรมจะบันทึกบญั ชีอัตโนมัติ โดยมาสร้าง

ใบสาคัญเงนิ สดจา่ ย ไว้ในสมุดรายวันเงนิ สดจา่ ย

ภาพท่ี 2-12 การลงบัญชีอตั โนมตั จิ ากระบบเจา้ หน้ีไปทร่ี ะบบบัญชแี ยกประเภท

2-9
- ระบบขาย เม่ือทารายการขายเชื่อ ลดหน้ีเงินเช่ือ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมา
สร้างใบสาคญั ขายเช่ือไว้ในสมุดรายวันขายเชื่อ (Sale on Credit Journal ; SD) หรือเมื่อทาการขายสด ลดหน้ี
เงนิ สด จะลงบญั ชีท่ีสมุดรายวนั เงินสดรบั (Sale on Cash Journal ; SC)

ภาพที่ 2-13 การลงบัญชีอัตโนมัตจิ ากระบบขายไปที่ระบบบัญชแี ยกประเภท
- ระบบลูกหน้ี เมื่อทาการรับชาระหน้ีโปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้าง

ใบสาคญั เงนิ สดรบั ไว้ในสมุดรายวันเงนิ สดรับ

ภาพท่ี 2-14 การลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบลูกหน้ีไปท่ีระบบบญั ชีแยกประเภท
- ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เม่ือทาการนาฝากเช็ค (Payin) โปรแกรมจะสร้าง

ใบสาคญั ทั่วไปไว้ในสมุดรายวนั ทั่วไป (General Journal ; GJ)

ภาพท่ี 2-15 การลงบัญชีอตั โนมัตจิ ากระบบเชค็ และเงินฝากธนาคารไปทร่ี ะบบบัญชีแยกประเภท

2-10

4.8.2 การบนั ทึกรายการโดยตรงที่ระบบบญั ชีแยกประเภท นอกจากรายการรายวนั ทเี่ กดิ จากการ
ลงบัญชีอัตโนมัติที่เกิดจากการบันทึกรายการค้าจากระบบอ่ืนๆ แล้ว ผู้ใช้โปรแกรม Smartbiz Accounting ยัง
สามารถบนั ทกึ รายการค้าตา่ งๆ ไดเ้ อง โดยบันทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี ขณะบนั ทกึ รายการรายวนั เช่น

- บันทึกตั้งค้างจ่ายค่าน้า ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซ่ึงเป็นใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ 3 รายการ
แต่จัดทาใบสาคญั ซ้อื เชอื่ (Voucher) 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในสมดุ รายวนั ทัว่ ไป ของระบบบญั ชแี ยกประเภท

- บันทึกใบเสร็จจา่ ยค่าน้า ค่าไฟ คา่ โทรศัพท์ ทเี่ คยตัง้ หนไ้ี ว้ ซง่ึ เป็นใบเสร็จ 3 รายการ
แต่มีใบสาคัญจ่าย (Voucher) เพียง 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภทท่ีเมนู “บันทึกรายการ
รายวัน” และเขา้ ไปบันทึกใบเสร็จทัง้ 3 ใบ โดยใบเสร็จน้ีตดั ชาระใบส่งของ/ใบแจ้งหน้ที เ่ี คยตงั้ หน้ีเอาไวไ้ ด้ด้วย

- บันทึกขายสด ขายเชื่อสินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการท่ีไม่ต้องการ
ควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลือ ก็จะบนั ทึกที่รายการรายวนั หน้า Link-เชือ่ มโยง (F7-Link)

- บันทึกซื้อสดซ้ือเชื่อสินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการท่ีไม่ต้องการ
ควบคุมยอดสินค้าคงเหลือ กจ็ ะบนั ทกึ ทรี่ ายการรายวนั หน้า Link-เชอ่ื มโยง (F7-Link)

- เม่ือทาใบเสร็จรับเงินท่ีเป็นงานบริการ จะบันทึกใบเสร็จ และใบภาษีหัก ณ ท่ีจ่าย
รวมถึงเช็ครับ ไปพร้อมกัน ก็จะบันทึกท่ีรายการรายวนั และบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ท้ังใบเสร็จ ใบ
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช็ครับไปพร้อมกัน เอกสารประกอบการลงบัญชีท่ีได้บันทึกไว้จากหน้า F7-Link นี้ จะไป
ปรากฏท่ีระบบน้ันๆ ด้วย เชน่ บนั ทกึ invoice ขายเช่อื ไว้ท่ีหน้าเอกสารประกอบการลงบัญชี F7-Link ที่ระบบ
บญั ชแี ยกประเภท เมอ่ื เข้าไปทร่ี ะบบขาย ทีเ่ ลม่ ขายเชอื่ ก็จะเห็น invoice ขายเชอื่ รายการนี้ดว้ ย

4.8.3. การกาหนดการบันทกึ บัญชีอตั โนมตั ิ กาหนดได้ 4 ระดบั ดงั นี้
(1) ใหล้ งบัญชเี หมือนกันทงั้ บริษทั ทาทเี่ มนู “กาหนดหนา้ ที่ของผงั บัญชใี นสภาวะทัว่ ไป”
(2) ให้ลงบัญชีแยกตามเล่มเอกสาร เช่น บริษทั ฯ จะเพิ่มเล่มขายเชอื่ เลม่ ที่ 2 โดยใหม้ ี

การลงบัญชีอตั โนมัติ ตา่ งจากการขายเชื่อเล่มเดมิ
(3) ใหล้ งบญั ชแี ยกตามกลุ่มฐานข้อมูล เชน่ ลงบญั ชีตา่ งกนั ตามกลุม่ สนิ ค้า กลุ่มลูกคา้
(4) ให้ลงบัญชแี ยกตามฐานข้อมลู เชน่ ลงบัญชีต่างกันในสินคา้ แต่ละรายการ ลูกค้าแต่

ละราย หรือต่างกนั ตามผูจ้ าหน่ายแตล่ ะราย
4.8.4 การปรับปรงุ รายการตอนส้ินงวด และปิดบญั ชี นอกจากรายการรายวันที่กล่าวมาแล้วยังมี

รายการรับ-จ่าย ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนาส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับสานักงาน
ประกันสงั คม ซ่ึงเป็นการบนั ทึกรายการตามปกติ โดยทาการเดบิต เครดติ บญั ชีทตี่ ้องการ และถา้ รายการเหล่าน้ีไม่มี
เอกสารประกอบการลงบัญชี ก็ไม่ต้องเข้าไปคีย์รายการที่หน้า link และเม่ือถึงสิ้นงวดบัญชี ในทีน่ ้ีสมมติว่างวดบัญชี
คือสิ้นเดือน เราจะทาการปรับปรุงรายการต่างๆ เช่น ตั้งค้างรับรายได้ค้างรับ ต้ังค้างจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คานวณ
คา่ เส่อื มราคาสินทรัพย์ แล้วทาการปดิ บัญชภี าษีซ้ือ-ภาษีขาย การโอนปดิ สนิ ค้าคงเหลือต้นงวดและบนั ทึกยอดสินค้า
คงเหลอื ปลายงวด การปิดบญั ชีรายได้-คา่ ใชจ้ ่าย และการปดิ บัญชกี าไร-ขาดทุน เข้าบัญชกี าไรสะสม

4.8.5. การยกเลิกการปิดบัญชี หลังจากทาการปิดบัญชีแล้ว หากพบว่ามีรายการท่ีต้องแก้ไข
เราจะกลับไปแก้ไขรายการที่อยใู่ นงวดท่ีปิดบัญชีไม่ได้ จะตอ้ งทาการยกเลิกการปดิ บัญชี แลว้ จึงจะกลบั ไปแก้ไข
รายการเดิมได้

2-11

การติดตง้ั โปรแกรม Smartbiz Accounting clip video 
https://bit.ly/34fIbVn

เครอ่ื งคอมพิวเตอร์สาหรบั การตดิ ตง้ั โปรแกรม Smartbiz Accounting จะตอ้ งมีคุณสมบัติ ดังนี้

CPU Speed : ความเร็วอย่างตา่ 600 MHz

Memory (RAM) : หนว่ ยความจาขนาด 256 Mb ขึ้นไป ( แนะนาที่ 512 Mb)

Harddisk : พืน้ ที่ว่างของโปรแกรมแตล่ ะโปรแกรมประมาณ 60 Mb

Software OS : ระบบปฏิบตั ิการ Windows XP, Windows Vista , Windows 2000

Windows 7 , Windows 8 หรือ Windows 10

การติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งข้ันตอนการติดต้ังออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้ง
ซอฟท์แวร์พื้นฐาน และการติดต้ังโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป ในท่ีน้ีจะเป็นการติดตั้งโปรแกรม SmartbizAll
Version 10.6 ซึ่งมวี ธิ ีการตดิ ตงั้ ดังน้ี

1. นาแผน่ CD โปรแกรม ใส่เข้าไปใน Drive CD-ROM ของเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เข้าไปที่ Drive CD-ROM
แล้วหาไฟล์ช่ือ “Setup.exe” (ภาพที่ 2-16) จากนน้ั ดับเบิลคลิกท่ีไฟล์นี้ เพ่ือเริ่มขน้ั ตอนการตดิ ต้ังโปรแกรม)

ภาพท่ี 2-16 ไฟล์ช่อื “Setup.exe สาหรับตดิ ตงั้ โปรแกรม

2. จะปรากฏหน้าต่างเตรยี มการตดิ ต้ัง ดังภาพท่ี 2-17 รอจนกระทั่งปรากฏหน้าตา่ งการติดต้งั โปรแกรม
ดงั ภาพที่ 2-18 คลกิ ปุ่ม “Next”

ภาพที่ 2-17 หน้าตา่ งเตรียมการตดิ ตง้ั ภาพที่ 2-18 หน้าตา่ งตดิ ตั้งโปรแกรม

2-12

3. จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกรูปแบบการติดต้ังโปรแกรม (ภาพที่ 2-19) ทาเคร่ืองหมายเลือกในช่อง
“Anyone who uses this computer (all users)” แล้วคลกิ ปมุ่ “Next”

4. จะปรากฏหนา้ ต่างให้เลือก Drive และ Folder ท่จี ะติดตัง้ โปรแกรม (ภาพที่ 2-20) โดยเร่ิมต้น
โปรแกรมจะแสดงที่ตดิ ตั้งโปรแกรมไวท้ ี่ C:\Program Files\SMARTBIZALL.WIN หากต้องการติดต้งั ไวท้ ่ี
ตาแหนง่ อ่ืนให้กดปุ่ม “Change…” เพื่อระบุ Drive และ Folder ทีต่ ้องการแลว้ คลกิ ปมุ่ “Next”

ภาพที่ 2-19 หนา้ ตา่ งใหเ้ ลือกรปู แบบการตดิ ต้ัง ภาพท่ี 2-20 หนา้ ต่างให้เลอื ก Drive และ Folder
โปรแกรม ท่ีจะตดิ ตง้ั โปรแกรม

5. จะปรากฏหนา้ ตา่ งเริม่ ติดต้งั โปรแกรมบญั ชี (ภาพท่ี 2-21) คลกิ ปุ่ม “Install” จะปรากฏหนา้ ต่าง
แสดงการตดิ ต้ัง รอจนปรากฏหนา้ ต่างเสรจ็ สน้ิ การตดิ ตง้ั (ภาพที่ 2-22) คลิกปุ่ม “Finish”

ภาพท่ี 2-21 หน้าต่างเรม่ิ ติดตั้งโปรแกรมบญั ชี ภาพที่ 2-22 หนา้ ตา่ งเสรจ็ ส้ินการตดิ ต้งั

6. เม่อื ตวั โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรปู Smartbiz ถูกติดตัง้ เสร็จเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมชุดตดิ ตง้ั จะทา
การติดต้งั ในสว่ นของฐานข้อมูลใหอ้ ัตโนมตั ดิ ว้ ย โดยสามารถเลือกติดตั้งได้ 4 แบบ (ภาพท่ี 2-23) คอื

2-13

ภาพที่ 2-23 หนา้ ตา่ งแสดงข้อความวา่ ต้องการติดต้งั ฐานข้อมลู แบบใด

แบบท่ี 1 “Update new version with retain existing data” (เพื่อใช้กบั ขอ้ มลู เดิมที่มอี ยู่แล้ว)
การทผี่ ู้ใช้งานจะเลอื กตดิ ต้งั แบบที่ 1 นี้ กต็ อ่ เม่ือผใู้ ชง้ านได้มีการใช้โปรแกรม Version เกา่
อยูก่ ่อนแลว้ เม่ือติดตั้งโปรแกรมใหมก่ วา่ กจ็ ะต้องทาการ Update ฐานขอ้ มูลเดิมใหใ้ ช้กับ
Version ใหม่ได้

แบบที่ 2 “New Installation with example data” (ข้อมูลใหม่มีผงั บญั ชี แบบฟอรม์ และขอ้ มูล
บริษทั ตัวอย่าง) การท่ผี ูใ้ ชง้ านจะเลอื กติดตง้ั แบบที่ 2 น้ี ก็ต่อเมื่อ ตอ้ งการทดลองบนั ทึก
เอกสารต่างๆ หรือต้องการดกู ารกาหนดค่าในฐานขอ้ มลู จากบริษทั ตวั อย่าง

แบบท่ี 3 “New Installation with default forms and chart of account” (ข้อมลู ใหม่แบบมผี ัง
บญั ชี และแบบฟอรม์ งบตัวอย่าง) ผู้ใชง้ านควรจะเลือกการติดต้งั แบบท่ี 3 นี้ก็ต่อเมื่อมคี วาม
เขา้ ใจในการใช้งานโปรแกรมพอสมควรแลว้ และตอ้ งการที่จะเรม่ิ ทางานจริง

แบบท่ี 4 “New Installation with default forms but without chart of account” (ขอ้ มลู ใหม่
แบบขอ้ มูลว่างทง้ั หมด) การติดต้งั แบบท่ี 4 น้ี ผใู้ ชง้ านจะต้องทาการสรา้ งข้อมลู ผังบญั ชี
แบบฟอรม์ พิมพ์ แบบฟอร์มงบการเงนิ ใหม่ทง้ั หมด

7. เม่ือเลือกติดตั้งฐานข้อมลู แบบไหนแล้ว โปรแกรมก็จะระบุวา่ ใหเ้ กบ็ ข้อมลู ไว้ที่ใด ถ้าเก็บข้อมูลไว้ใน
ส่วนทโ่ี ปรแกรมแนะนา (C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA) ใหค้ ลกิ ท่ีปมุ่ OK (ภาพที่ 2-24)

ภาพที่ 2-24 หนา้ ต่างแสดงข้อความวา่ ต้องการตดิ ตั้งฐานข้อมูลไวท้ ่ีใด
8. เมื่อระบุว่าให้เก็บข้อมูลไว้ที่ใดแล้ว ถ้าเคยมีการลงโปรแกรมไปแล้วก่อนหน้า จะมีหน้าต่างแจ้งให้ทราบ
ว่ามีข้อมูลแล้ว ต้องการลบข้อมูลเดิมแล้วลงข้อมูลใหม่หรือไม่ คลิกเลือกปุ่มที่ต้องการ (ภาพที่ 2-25) รอ
จนกระทง่ั ปรากฏหนา้ ตา่ งเสร็จสิน้ การติดตงั้ (ภาพที่ 2-26)

2-14

ภาพที่ 2-25 หนา้ ตา่ งแจง้ ให้ทราบวา่ มขี ้อมูลแลว้ ตอ้ งการลบข้อมลู เดิมแลว้ ลงข้อมลู ใหม่หรอื ไม่

ภาพที่ 2-26 หน้าตา่ งเสรจ็ สิ้นการตดิ ตัง้

9. โปรแกรมจะทาการสรา้ ง Shortcut ไว้ที่หนา้ Desktop ใหอ้ ตั โนมัติ (ภาพท่ี 2-27) เพื่อใหผ้ ูใ้ ชง้ าน
สามารถเรยี กใชโ้ ปรแกรมได้สะดวก

ภาพที่ 2-27 Shortcut โปรแกรม Smartbiz Accounting ทสี่ รา้ งไว้ที่หน้า Desktop

10. เม่ือจะเปิดใชง้ านโปรแกรม ให้คลิกขวาท่ี Shortcut จะปรากฏเมนู ดงั ภาพท่ี 2-28
เลอื ก “Run as administrator”

ภาพท่ี 2-28 หนา้ ต่างเมนู “Run as administrator”
เริ่มเข้าใช้งานโปรแกรม

11. จะมหี น้าต่าง Login ให้ใชง้ านโปรแกรม ใส่ User Name : BIGBOSS และ Password : BIGBOSS
(ภาพที่ 2-29) แลว้ กดปุ่ม “Login” จะปรากฏหนา้ ตา่ งแสดงลขิ สิทธิ์โปรแกรม (ภาพที่ 2-30) กดปมุ่ “Accept/ยอมรบั ”

2-15

ภาพที่ 2-29 หน้าตา่ ง Login เขา้ ใชง้ านโปรแกรม ภาพที่ 2-30 หน้าตา่ งแสดงลิขสทิ ธโิ์ ปรแกรม
12. ปรากฏหน้าต่าง “เลือก directory ข้อมูลของบริษทั ท่ีต้องการทางาน” (ภาพท่ี 2-31) การเร่มิ เขา้

ทางานกับโปรแกรมคร้ังแรก จะเลอื ก ช่ือบริษัท [Undefine] ที่ Folder “FMDATA” คลกิ ปุ่ม “Enter” จะ
ปรากฏหนา้ ต่างโปรแกรม Smartbiz (ภาพท่ี 2-32) เพื่อเข้าใชง้ านโปรแกรมบญั ชี

ภาพท่ี 2-31 หนา้ ต่างเลือก directory ขอ้ มูล ภาพท่ี 2-32 หน้าตา่ งโปรแกรม Smartbiz

การยกเลิกหรือถอนการตดิ ต้ังโปรแกรม (Uninstall)

การยกเลกิ หรือถอนการตดิ ต้งั โปรแกรมบัญชี Smartbiz ออก ใหล้ บ 2 ไฟล์ ดังนี้
1. ไฟล์โปรแกรมช่ือ SMARTBIZALL.WIN ซง่ึ ปกติจะกาหนดไวท้ ่ี C:\Program Files\
SMARTBIZALL.WIN
2. ไฟลข์ ้อมลู FMDATA ซึง่ ปกติจะกาหนดไว้ที่ C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA

สาเหตุของการติดตั้งโปรแกรมไม่สาเรจ็

หากตดิ ต้ังโปรแกรมไม่สาเร็จอาจเกิดจากสาเหตุดังน้ี
1. เครือ่ งคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรอื ระบบปฏิบตั กิ าร (OS) ไม่ตรงตาม System Requirement
2. มีการติดต้งั โปรแกรมปอ้ งกันไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรมป้องกนั การรนั อัตโนมตั ิ (Autorun)
ฉะนัน้ หากตดิ ตงั้ ไมส่ าเรจ็ ให้ปดิ โปรแกรมป้องกนั ไวรสั หรือโปรแกรมป้องกันการรันอตั โนมตั ิ เสียก่อน

2-16

3. มกี ารกาหนดคา่ ที่ Windows ไม่ให้ Drive CDROM รนั อตั โนมัติ ใหเ้ ขา้ ไปคลิกท่ี Drive CDROM
หรือเขา้ ไปคลิกที่ Setup.bat หรอื Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat ได้เลย

4. Window XP บางรนุ่ ไม่มี Visual Foxpro Library ดังนั้น ให้ตดิ ตงั้ โปรแกรม "Fox9Library.exe"
กอ่ น โดยเข้าไปท่ี CDROM:\InstallFile\SetupFile\swprequirement\

5. CDROM อาจมีปญั หา ให้ลองคดั ลอก (copy) ไฟล์ท้ังหมด ไปไวใ้ นฮารด์ ดสิ (Harddisk) ก่อน แลว้
ติดตั้งโปรแกรมจากฮารด์ ดิส โดยคลิกที่ไฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat

6. มกี ารกาหนดสทิ ธิ์ไว้ท่ี Window ให้เป็น User Account แบบ Limited คือ ถ้า User Account นี้
Log in เขา้ Windows จะไม่มีสทิ ธใิ์ นการตดิ ตั้งโปรแกรมใด ๆ

7. โปรแกรม Windows ท่ีตดิ ต้งั ไวแ้ ลว้ ไมไ่ ด้ตดิ ตง้ั ไว้ที่ Drive C:\WINDOWS
8. โปรแกรม Windows ติดตั้งแบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows อาจทาให้เกิด Error เมอื่
เข้าโปรแกรม หรือเมื่อใชง้ าน

การเขา้ เมนเู พือ่ ใช้งานโปรแกรม และปุ่มฟังกช์ ั่นที่สาคญั

การเข้าเมนู เพื่อใชง้ านโปรแกรมบัญชี Smartbiz สามารถเลอื กเข้าเมนูได้ 4 วธิ ี คือ
1. เขา้ ตาม Work Flow ที่โปรแกรมเตรยี มให้ วธิ นี ี้เหมาะสาหรบั ผเู้ ร่มิ ใช้งานโปรแกรมประกอบดว้ ย
Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งานโปรแกรมและ Work Flow ของ 8 ระบบหลัก ซงึ่ จะเน้นการทางาน
ในข้นั ตอนการเตรียมฐานข้อมูล การบันทึกยอดยกมาเม่อื เร่ิมต้นใชง้ านครั้งแรก และการบนั ทึกรายการค้า
2. เข้าตาม My Work Flow คือ Work Flow ท่ผี ้ใู ช้งานจดั ทาขึน้ มาเองได้ หรอื ไดร้ ับการออกแบบมาจากท่ี
ปรึกษา หรือผู้วางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ออกแบบไว้ เพื่อทางานเฉพาะ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถออกแบบ Work Flow
เองไดไ้ ม่จากดั และออกแบบ Work Flow ได้หลาย level ซ่งึ การมี My Work Flow จะชว่ ยลดการเรยี นรูข้ องพนักงาน
ใหม่ทาใหพ้ นักงานใหมส่ ามารถทางานตามขั้นตอนทถ่ี ูกตอ้ งไดโ้ ดยเดนิ ตาม My Work Flow ทีว่ างระบบเอาไว้
3. เข้าตามMenu เหมาะกับการพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เนื่องจากโปรแกรมมีรายงาน
ให้เลือกใชจ้ านวนมาก อาจใส่ใน Work Flow แบบท่ี 1 ได้ไมห่ มด การเขา้ เมนมู ี 2 ตาแหน่ง คอื

3.1 เมนูดา้ นลา่ งเป็นวธิ ีการเขา้ แบบเมนูท่ีแนะนาให้ใช้
3.2 เมนูดา้ นบน
4. เขา้ โดยการคน้ หาดว้ ยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์รหัสเมนู ทช่ี อ่ ง Search menu แลว้
กดป่มุ ค้นหา วธิ นี เ้ี ป็นวิธกี ารเข้าเมนูทีร่ วดเรว็ ที่สุด

ภาพที่ 2-33 การเข้าเมนเู พ่อื ใชง้ านโปรแกรมบัญชี Smartbiz โดยวิธตี ่างๆ

ปุ่มฟังก์ช่นั ที่สาคญั 2-17
F2-แก้ไข
F3-เพม่ิ เม่อื ต้อการแก้ไขรายการท่บี นั ทกึ ไปแล้ว
F5-พมิ พ์ เมื่อต้องการเพมิ่ รายการใหม่
F7-Link สัง่ พมิ พ์ Voucher ใบท่ที ารายการอยู่
ใช้สาหรับเข้าไปดเู อกสารประกอบการลงบัญชที ีท่ ามาจากระบบอื่น หรือเขา้ ไป
F9 บันทึกเอกสารเพมิ่ เตมิ
F10-บันทกึ การเปิดหน้าตา่ งเพ่ือแก้ไขรายละเอียดอื่น
F11 เมอื่ ต้องการบันทกึ รายการ
Esc การเปดิ ใชง้ านเครื่องคานวณ (calculator)
การออกจากหนา้ ต่างท่ที างานอยู่ หรือการออกจากโปรแกรม

การคดั ลอก (Copy) ข้อมลู เพื่อยา้ ยไปทาเคร่อื งอื่น และการนาข้อมลู ที่คดั ลอกไว้มาใช้

การคดั ลอกข้อมลู เพ่ือยา้ ยไปทาเครือ่ งอื่น หรอื จัดเกบ็ ไวต้ าแหน่งอ่ืน และการนาข้อมลู ท่ีคดั ลอกไว้ มาใช้
เป็นการ Backup ข้อมูลวิธีหนึ่ง แต่ทาได้รวดเร็วและง่ายกว่าการใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดย
ไม่ต้องเข้าใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การคัดลอกข้อมูล เมื่อต้องการย้ายไปทางานเคร่ืองอื่น การคัดลอก
ข้อมูลเก็บไว้ก่อนจะติดตั้งโปรแกรม version ใหม่ โดยเลือกติดต้ังแบบ update ข้อมูลเดิม การคัดลอกข้อมูล
เพื่อส่งให้สานักงานบัญชี สาหรับโปรแกรมท่ีไม่รองรับ Accounting Online แบบที่มีในโปรแกรม Smartbiz
ซง่ึ การคัดลอกขอ้ มูล จะทาเหมือนการคดั ลอก folder ตามปกติดังน้ี

1. เปิดไดรฟ์ ทเี่ กบ็ ขอ้ มูล 3. เลอื กคาสั่ง copy

2. เลอื ก folder ชอื่ บรษิ ทั ท่ีตอ้ งการ 5. เลือกคาสง่ั paste

4. เปิดตาแหนง่ ที่จะใชเ้ ก็บขอ้ มลู

ภาพท่ี 2-34 ข้นั ตอนการคดั ลอกข้อมูลไปจัดเก็บไวต้ าแหนง่ อื่น

2-18
การบารุงรักษาข้อมลู
เมนูการบารุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็นเมนูสาหรับการทาสาเนาข้อมูล และ
การนาขอ้ มลู กลับมาใชเ้ มอ่ื จาเป็น รวมทั้งการจดั เรยี งข้อมลู และการส่งั ให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถติ ิต่างๆ
ใหมอ่ กี คร้ัง (ภาพท่ี 2-35)

ภาพท่ี 2-35 หน้าต่างเมนูการบารงุ รักษาขอ้ มูล
1. การ Backup ข้อมูล เพือ่ ทาสาเนาข้อมลู

การทาสาเนาขอ้ มูลไวเ้ ปน็ เรื่องสาคัญมาก และควรทาสมา่ เสมอต่อเน่อื งเป็นประจา เช่น ทาทุกสปั ดาห์
หรอื ถา้ ชว่ งใดท่ีมกี ารบันทกึ ข้อมูลมากเปน็ พิเศษ กค็ วรทาสาเนาข้อมลู ไว้ หรอื ทีเ่ รียกวา่ Backup Data และควร
ทาสาเนาไวใ้ นส่ือเกบ็ ขอ้ มลู นอกเครื่องคอมพวิ เตอร์ท่ที างาน เช่น ใส่ CD-ROM , Flash Drive เปน็ ต้น เพราะถ้า
หากวา่ เคร่ืองคอมพวิ เตอรเ์ กิดความเสยี หาย เราจะไดม้ สี าเนาขอ้ มลู ท่ีเก็บไว้ และนาข้อมูลมาทางานต่อไปได้ ซึง่
ถ้าทาสาเนาไวเ้ ปน็ ประจา ข้อมูลท่ีสาเนาไว้กจ็ ะ Update ได้ใกลเ้ คียงกับข้อมูลในระบบมากยิ่งขึน้ ดว้ ยวิธีการ
Backup ข้อมูล มีขน้ั ตอน ดังนี้

1.1 เข้าไปที่เมนู “บารงุ รักษาข้อมลู ”
1.2 เข้าไปท่ีเมนู “BACKUP 1 – ปอ้ งกันขอ้ มูลสญู หาย”
1.3 โปรแกรมจะให้ระบุท่ีเก็บข้อมูลชุดสาเนา โดยระบุช่ือ directory มาให้อัตโนมัติ ท้ังนี้เพ่ือความ
รวดเร็วในการ Backup ข้อมลู จะเกบ็ ไว้ทีฮ่ าร์ดดสิ ที่ใช้งานก่อน แลว้ จงึ คัดลอก ไปใส่ในส่ือเก็บข้อมูลอื่นนอกเคร่ือง
(ภาพท่ี 2-36)

ภาพท่ี 2-36 หน้าต่างใหร้ ะบุทเี่ ก็บข้อมลู ที่ทาสาเนา

2-19

ควรจะตั้งชือ่ directory ท่ีจะเกบ็ ข้อมลู เพ่ือใหส้ ะดวกในการจดจา และการค้นหาข้อมลู ที่ทาสาเนาไว้
เช่น ทาขอ้ มูลของวันท่ี 01/01/2564 กต็ งั้ ช่อื directory เปน็ 25640101 โดยเรยี งด้วยปี พ.ศ. ตามด้วยเดือน
และวนั ท่ี โดยเข้าไประบุช่ือdirectory ทเี่ ราต้องการดังภาพท่ี 2-37

ภาพท่ี 2-37 หนา้ ตา่ งระบุทีเ่ ก็บข้อมูลทที่ าสาเนาไว้

1.4 หลังจากนั้นโปรแกรมจะทาการ Backup ข้อมลู ให้ และจะแสดงข้อความให้ทราบว่า ได้ทาการ
Backup ข้อมูลเสร็จเรยี บร้อยแล้ว เราก็จะคดั ลอก ข้อมูลใน directory ทงั้ หมดไว้ในแผน่ CD-ROM หรอื ส่ือเกบ็
ข้อมลู อ่นื โดยอย่าลืมเขียนวันที่ทาสาเนาไว้ด้วย จะได้ไมส่ บั สนเมอื่ จาเป็นต้องนากลบั มาใชภ้ ายหลัง
2. การ Restore ข้อมูลกลับมาใชเ้ มือ่ จาเป็น

การนาข้อมูลทเี่ คย Backup กลบั มาใช้ เรียกว่า Restore Data จะทาเม่ือข้อมลู ในระบบเสยี หาย ไม่
สามารถใชง้ านได้ และจาเป็นตอ้ งนาข้อมูลที่เคย Backup ไวช้ ุดลา่ สุดกลับมาใช้งาน โปรดระวังว่า จะไดข้ ้อมูล
เทา่ ทเี่ คย Backup ไว้เท่าน้ัน ดงั น้ันจงึ ควรมอบหมายใหผ้ ู้ใชง้ านท่มี คี วามระมัดระวงั เป็นผรู้ ับผิดชอบในการทา
เรอ่ื งน้ี โดยกาหนดสทิ ธกิ ารทางานเมนนู ี้ให้กบั บุคคลทม่ี ีหน้าที่น้เี ท่านน้ั ไมค่ วรใหผ้ ูท้ ่ไี ม่เก่ียวข้องเขา้ ไปทางานได้
ซึง่ การ Restore ขอ้ มลู กลบั มาใช้ มขี ัน้ ตอน ดงั น้ี

2.1 เขา้ ไปท่ีเมนู “บารุงรักษาข้อมลู ”
2.2 เข้าไปท่ีเมนู “Restore1-เรยี กข้อมลู จาก Backup 1”
2.3 โปรแกรมจะใหร้ ะบุdirectory หรือสือ่ ท่ีเก็บขอ้ มลู Backup ที่จะนามาใชง้ าน
2.4 หลังจากนนั้ โปรแกรมก็จะทาการ Restore ข้อมลู ให้ และจะแสดงข้อความใหท้ ราบวา่ ไดท้ าการ
Restore ข้อมลู เสรจ็ เรยี บรอ้ ยแล้ว
3. การ REINDEX
การ REINDEX เป็นการจัดเรียงข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลใหม่อีกคร้ัง เพ่ือให้เกิดความรวดเร็วในการดึง
ข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน และเพ่ือตรวจสอบว่าฐานข้อมูลเสียหายหรือไม่ โดยปกติแล้วผู้ใช้งานควรใช้เมนู
REINDEX สัปดาหล์ ะครงั้ หรือทุกคร้งั ท่ีเข้าโปรแกรมกไ็ ด้ ข้นึ อยูก่ ับปรมิ าณข้อมูลทไ่ี ด้บนั ทึกเข้าไป
4. การ RECALCULATE – ประมวลผลข้อมลู สถิติ
การ RECALCULATE เป็นการสั่งให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติต่างๆ ใหม่อีกครั้ง มักใช้ในกรณีที่
เคยทางานแล้วเครื่องแฮงค์ หรือเลิกงานไม่ถูกวิธี หรือบางคร้ังขาดการ REINDEX ฐานข้อมูลน้ันนานๆ แล้ว
ทาให้การเก็บข้อมูลไม่ถูกต้อง ก็จะมาทางานที่เมนูน้ีก่อน แล้วจึงเรียกดูรายงานอีกคร้ัง การ RECALCULATE
ประกอบด้วยรายการตา่ งๆ ดังนี้

2-20

4.1 ปรับปรุงข้อมูลบัญชีแยกประเภท (Recalculate all General Ledger Data) เป็นการ
ปรบั ปรุงขอ้ มลู บัญชีแยกประเภท ซึ่งผ้ใู ชง้ านสามารถเลือกได้วา่ ต้องการปรับปรุงเฉพาะบางบญั ชี หรือท้ังหมดก็ได้

4.2 การปรับปรงุ ยอดหนีป้ ัจจบุ ันของลูกหนี้ (Recalculate all A/R Transections) เป็นการปรบั ปรุง
ยอดหนี้คงค้างของลูกหน้ีรายตัว ซงึ่ ผใู้ ช้งานสามารถเลือกไดว้ า่ ตอ้ งการปรบั ปรุงเฉพาะลูกหนีบ้ างราย หรอื ทงั้ หมดก็ได้

4.3 การปรบั ปรุงยอดหน้ีปัจจบุ นั ของเจา้ หนี้ (Recalculate all A/P Transections) เป็นการปรบั ปรงุ
ยอดหนคี้ งค้างของเจา้ หนรี้ ายตวั ซง่ึ ผู้ใช้งานสามารถเลอื กได้ว่าตอ้ งการปรับปรุงเฉพาะเจา้ หนบ้ี างราย หรือท้งั หมดกไ็ ด้

4.4 การปรับปรุงยอดคงคลังปัจจุบันและยอดต้นทุนขาย (Recalculate Stock and Cost) เป็น
การปรบั ปรุงยอดสนิ คา้ คงคลงั และยอดตน้ ทุนขาย ล่าสุดให้ใหม่ ซ่ึงผใู้ ช้งานสามารถเลือกได้ว่าตอ้ งการปรับปรุง
สนิ คา้ เฉพาะบางรายการ หรือทงั้ หมดท่ตี อ้ งการโดยเรียงตามรหัสสินคา้ หรือชือ่ สนิ คา้ กไ็ ด้

4.5 การปรับปรุงยอดค้างส่งใบส่ังซ้ือ/ใบสั่งขาย (Recalculate Back orders) เป็นการปรับปรุง
ยอดค้างส่งใบส่ังซื้อ (PO) หรือยอดค้างส่งในสั่งขาย (SO) ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุง
รายการไหน โดยระบุช่วงวันทีท่ ่ีตอ้ งการใหม้ ีการคานวณ

5. การ LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข และการยกเลิกการ LOCK ข้อมูล
เป็นเมนทู ีใ่ ช้ส่ังห้ามการเขา้ ทางานในชว่ งเวลาท่ีถกู LOCK ไว้ การ LOCK ข้อมูลโดยทั่วไป มจี ุดประสงค์

เพ่อื ต้องการไมใ่ ห้ผู้อ่ืนเข้ามาเพ่มิ หรือแก้ไขข้อมลู ในชว่ งวนั เวลาท่ี LOCK ขอ้ มลู ได้ เชน่ ฝ่ายบญั ชที าการ
ตรวจสอบบญั ชมี าถึงสนิ้ เดือนมนี าคม 2564 แล้ว ถา้ จะป้องกนั ไม่ใหผ้ อู้ ื่นเขา้ มาแก้ไขรายการบญั ชที ่ีทาการ
ปรับปรุง และตรวจสอบไว้ดีแล้ว กใ็ หท้ าการ LOCK ข้อมลู ถงึ วันที่ 31 มนี าคม 2564 มขี ั้นตอน ดงั นี้

5.1 การ LOCK ข้อมูล ให้เข้าไปทเ่ี มนู “บารงุ รักษาข้อมูล”เขา้ ไปทีเ่ มนู “LOCK ข้อมลู ห้ามแก้ไข”
แลว้ ให้ใสว่ ันทที่ ต่ี อ้ งการ LOCK ห้ามแก้ไข (ภาพท่ี 2-38)

5.2 การยกเลิกการ LOCK ข้อมูล ให้เข้าไปท่ีเมนู “บารงุ รกั ษาข้อมลู ”เข้าไปที่เมนู “เปลี่ยนวันท่ี
LOCK ขอ้ มูล” แลว้ เปลี่ยนวนั ที่ใหถ้ อยไปจนถึงวันทต่ี อ้ งการ เช่น เดิม LOCK ไว้ถงึ วันท่ี 31 มนี าคม 2564 แต่
ตอ้ งการแก้ไขรายการในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ ก็ใหเ้ ปลี่ยนวนั ที่ LOCK ข้อมลู เปน็ วนั ท่ี 31 มกราคม 2564 เป็นตน้

*************************

2-21

วิดีโอ YouTube
วชิ าโปรแกรมสาเร็จรปู เพื่องานบญั ชี

https://bit.ly/3oQPFr7