ขั้นตอนการนําเสนองาน powerpoint

นางสาลิตา   ศรีแสงอ่อน
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

เนื้อหาโดยสรุป

การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ  เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้

การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย

1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล  5. ลำดับเหตุการณ์  6.  ยกตัวอย่างประกอบ  7.  สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ  8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ

สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง

โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป  เครื่องฉายภาพยนตร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector   กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART)  เครื่องเสียง

ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation

ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม   ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ  ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ

ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ

1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. วิเคราะห์ผู้ฟังและสถานการณ์
3. กำหนดรูปแบบ (FORMAT)
4. รวบรวมข้อมูลและหลักฐานอ้างอิง
5. วางโครงการนำเสนอ
6. เรียบเรียงเนื้อหา
7. จัดทำสื่อประกอบการนำเสนอ
8. เตรียมบท (SCRIPTS)
9. ตรวจสอบโสตทัศนูปกรณ์
10. ซักซ้อมให้จอมืด หรือ “W” ทำให้จอสว่าง

ขั้นตอนการนำเสนอ

1. ปรากฏตัวบนเวที
2. ตรวจสอบความเรียบร้อย
3. ทักทายและเกริ่นนำ
4. นำเสนอ
5. เปิดโอกาสให้ซักถาม
6. สรุปและจบการนำเสนอ

การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม

1. เริ่มต้นโดยเกริ่นนำถึงผลประโยชน์ (Benefits Approach)
2. เริ่มต้นโดยการพูดถึงปัญหาและทางแก้(Problems & Solutions)
3. เริ่มต้นโดยกระตุ้นความอยากรู้ (Curiosity Stimulating)
4. เริ่มต้นโดยกล่าวถึงข้อมูลสำคัญ (Information Giving)
5. เริ่มต้นโดยการสาธิตที่น่าสนใจ (Dramatic Demonstration)

เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ  จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ  ใกล้ตัว  เป็นไปได้  แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์   สร้างอารมณ์ร่วม   มีหลักฐาน ตัวอย่าง   ข้อมูลชัดเจน

การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)

1. สรุปเนื้อหาสำคัญ
2. เน้นยํ้าประโยชน์ที่จะได้รับ
3. กระตุ้นการตัดสินใจ
4. สร้างความมั่นใจในการแก้ปัญหา
5. กล่าวถึงขั้นต่อไป (Next Steps)

ประเภทคำถาม

คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้  สงสัยไม่เข้าใจ  เพิ่มเติมรายละเอียด  เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย  คำถามเสนอความเห็น  ลองภูมิปัญญา  จ้องจับผิด  ต้องการมีส่วนร่วม  ถามนำ สร้างแนวร่วม  ถามแบบสนุก ๆ

เทคนิคการตอบคำถาม

เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม  ชมผู้ถามตามความเหมาะสม  ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น  ตอบคำถามกับทุกคน  ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด  หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม  ควบคุมสถานการณ์และเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม  ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน

Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมหนึ่งในกลุ่มของการนำเสนอ (Presentation) โดยบางคนเริ่มทำโดยใช้ Microsoft PowerPoint ลุยกันตั้งแต่ต้นเลย โดยบทความนี้จะแนะนำการเริ่มต้นการนำเสนอแบบเป็นขั้นเป็นตอนกันครับ
โดยขั้นตอนของการทำ Presentation แบบมืออาชีพ ว่าจะต้องวางแผนก่อน เริ่มทำ และ มีการแยกระหว่าง เนื้อหา และ การตกแต่ง ออกจากกัน แล้วใช้ Theme เป็นตัวจัดการ เรื่องสวยงามค่ะ อีกทั้งต้องมีเทคนิดการนำเสนอที่น่าสนใจ และมีพลัง ครับ
ขั้นตอนของการทำ Presentation มีดังนี้

1. วางแผน (Planning) - ต้องคิดให้ดีทั้ง เป้าหมาย วัตถุประสงค์ กลุ่มผู้ฟัง สถานการณ์ และรูปแบบการนำเสนอที่จะต้องใช้
2. เริ่มสร้างงานนำเสนอ (Create Presentation) - เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม อย่าง Microsoft PowerPoint ก็เป็นโปรแกรมที่ช่วยให้งานนำเสนอเรามีความน่าสนใจ และ เป็นสากล ใช้งานง่าย มีเทคนิคตั้งแต่ระดับต้นจนถึงระดับสูง
3. ใส่เนื้อหา (Insert Content) - ทำการใส่เนื้อหาเข้ามา โดยยังไม่เน้นเรื่องการตกแต่ง เนื้อหาได้แก่ ข้อความ รูปภาพ กราฟฟิค เสียง วีดิโอ เป็นต้น
4. จัดรูปแบบ (Formatting) - จัดรูปแบบของสไลด์ให้น่าสนใจ โดยหากใช้ PowerPoint จะต้องรู้จักเรื่องการทำ Theme ของตัวเอง เพื่อให้เป็นสไตล์ของตนเอง และ การปรับเปลี่ยนได้ง่าย (เพราะเราแยกระหว่างเนื้อหาและการตกแต่ง)
5. จัดแอนนิเมชั่น (Animation) - จัดให้การนำเสนอดูน่าสนใจ หรือสำหรับเนื้อหาบางอย่างที่ต้องสื่อสารด้วยการทำการเคลื่อนไหว
6. เริ่มการนำเสนอ (Present) - ในส่วนนี้จะต้องรวมถึงการซ้อมการนำเสนอ แล้วทำการนำเสนออย่างมืออาชีพ โดย Microsoft PowerPoint มีเทคนิค ต่าง ๆ ที่จะให้การนำเสนอน่าสนใจ เช่นการทำหน้าจอมืด เพื่อดึงความสนใจของผู้ชม การใช้ปากกา หรือการทำ เลเซอร์ (Laser Pointer) ก็สามารถทำได้ 

หลักสูตร Microsoft PowerPoint ของเรา ดูได้ที่ หลักสูตร Professional Microsoft PowerPoint