ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ที่เก็บไว้ใน Google Drive ให้กับใครก็ได้ที่มีบัญชี Google นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าจะให้คนที่แชร์ไฟล์ด้วยกันนั้นสามารถแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรืออนุญาตให้ดูไฟล์ได้อย่างเดียว โดยมีขั้นตอนดังนี้ เปิดเบราว์เซอร์ แล้วไปที่ https://drive.google.com/  กรอกบัญชี Google จากนั้นคลิกที่ Next กรอกรหัสผ่าน จากนั้นคลิกที่ Next วิธีแชร์ไฟล์ใน Google Drive นั้นทำได้ 2 วิธี ดังนี้ วิธีที่ 1 แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะบัญชีผู้ใช้ที่ระบุไว้คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ คลิกที่ Share กรอกบัญชีอีเมลที่ต้องการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ลงไป คลิกที่ Editor เพื่อกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ของผู้ใช้ดังกล่าว
นอกจากนี้ถ้าต้องการให้มีการแจ้งเตือนแก่ผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ด้วย ให้ติ๊กถูกที่ Notify people จากนั้นคลิกที่ Send เมื่อเสร็จขั้นตอนแล้ว หากติ๊กถูกที่ Notify people ไว้ ผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์จะได้รับอีเมลแจ้งว่าสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ไว้ได้เลยผ่านเมนูแชร์กับฉัน (Shared with me) ใน Google Drive วิธีที่ 2 แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ผ่านลิงก์***หมายเหตุ : ไม่แนะนำให้ใช้วิธีนี้ เพราะใครก็ตามที่มีลิงก์ บังเอิญได้ลิงก์หรือว่าบังเอิญเป็นแฮกเกอร์แล้วสแกนเจอลิงก์ดังกล่าวเข้า จะสามารถเข้าถึงข้อมูลเราได้ คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ คลิกที่ Get link ระบบจะแสดงลิงก์ที่ใช้ในการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าว ให้คลิกที่ Viewer เพื่อกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับคนที่มีลิงก์นี้
คลิกที่ Copy link จากนั้นคลิกที่ Done (นำลิงค์ที่คัดลอกไว้ส่งให้กับบุคคลที่ต้องการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าว) Google Documents หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณ สามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอีเมล์ของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทำสไลด์เพื่อนำเสนองานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทำได้ Google Docs ทำงานเหมือน Microsoft Office แตทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บ สามารถทำงานได้ทันทีที่มี การเชื่อมต่ออนิเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซริ์ฟเวอร์ของ Google และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไข ข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์อะไรอยู่ ความสามารถของ Google Docs มีอย่างล้นเหลือ เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสาร ได้อย่างสมบูรณ์แบบ โดยเราจะมาทำความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง 1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบออนไลน์
2. ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์
3. จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย
4. ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้
- เข้าถึงได้จาก http://docs.google.com หรือเมื่อ login อยู่ในระบบแล้ว ที่เมนู Google Apps เลือก "Docs" - จะปรากฏหน้าจอ google docs ดังนี้ เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้ (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขเนื้อหาให้เป็นแบบที่เราต้องการ) หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Docs จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ microsoft word
โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร และเมื่อปิดโปรแกรมไฟล์เอกสารจะไปอยู่ใน Google Drive โดยอัตโนมัติ
- เลือกเมนู -จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง sheet ดังนี้ เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้ (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขก็ได้) หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Sheets จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ โปรแกรม microsoft Excel สามารถแทรกแผนภูมิ / ใส่สูตรการคำณวนได้
- ทดลองใช้สูตรคำนวณ เหมือนกับ MS Excel จะเป็นการใช้สูตร =AVERAGE(number1,[number2],….) เพื่อหาค่าเฉลี่ย - เลือกเมนู และเลือก "Slides" -จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง slides ดังนี้ เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้ (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขก็ได้) หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Slide จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ โปรแกรม microsoft Powerpoint
-การเพิ่มลูกเล่น Animations. เลือกเมนู insert -> Animations. /ที่หน้าต่างAnimation เลือกรูปแบบ Animation ที่ต้องการ /กด play เพื่อดู Animation การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ การสร้างเอกสารหรือทำรายงานบน Google Docs นั้นไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆ ด้านยังไม่อาจเทียบกันได้ แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถ เข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน เราสามารถช่วยกันคิด ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจำเป็นจริงๆ เวลาไม่ตรงกัน คนๆนั้น ก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติม พร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ไขได้ด้วย รวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไขไป - การแชร์และการกำหนดสิทธิ์การใช้เอกสารร่วมกัน การสร้างเอกสารแต่ละประเภทจะมีปุ่มการ share อยู่ / กดเมื่อต้องการแชร์เอกสาร หรือสามารถแชร์เอกสารจาก "Google drive" ก็ได้ -จะปรากฏหน้าต่างแชร์ /ให้ท่านกรอกบุคคลที่ต้องการแชร์เอกสารด้วย / กำหนดสิทธิ์ / และเขียนอธิบายรายละเอียด และกด send -เมื่อเพื่อนร่วมงานเข้ามาแก้ไขเอกสารร่วมกันกับเรา เราจะสามารถเห็นการทำงานของเพื่อนร่วมงานแบบเรียลไทม์ - การติดตามการใช้งาน และแก้ไขเอกสารร่วมกัน หากเราต้องการดูประวัติการแก้ไขเอกสาร สามารถทำได้โดยไปที่เมนู “File” แล้วคลิกเลือก “See revision history” |
สิทธิ์ ในการ เข้าถึง ไฟล์ สามารถเข้า ได้ จาก เมนู ใด
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 berikutyang Inc.
