Onedrive แก้ไขไฟล์ พร้อมกัน

4446 views /   2 likes /  October 21, 2021/

OneDrive: แชร์และทํางานร่วมกันทุกไฟล์ของคุณ สะดวกรวดเร็ว และปลอดภัย

OneDrive เป็นบริการพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลทางออนไลน์ ที่จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับผู้ใช้งานให้สามารถแชร์ไฟล์กับผู้ร่วมทีมก็ได้ พกพาไฟล์เพื่อการทำงานนอกสถานที่ที่มีอินเทอร์เน็ตก็ได้ เราจะพูดถึงเรื่องต่อไปนี้

• เทคนิคการจัดเก็บไฟล์และทำงานร่วมกันบน OneDrive
• การกำหนดสิทธิ์ในการแชร์ไม่ให้ข้อมูลหลุด
• การทำงานร่วมกันระหว่าง OneDrive และ Service อื่นๆบน  Microsoft 365

การเข้าใช้งาน OneDrive

เข้าผ่านเว็บไซต์  onedrive.live.com

• (ลงชื่อเข้าใช้งานก่อนทุกครั้ง)

ส่วนประกอบของ OneDrive มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ส่วนที่ 1 สำหรับการค้นหาเอกสารทุกอย่างที่อยู่ใน OneDrive ของผู้ใช้งาน

ส่วนที่ 2 สร้างเอกสาร Office Online หรืออัปโหลดเอกสาร หรือซิงค์ OneDrive กับเครื่องพีซีส่วนตัว

ส่วนที่ 3 แสดงหมวดหมู่ของเอกสารโดยแบ่งเป็นไฟล์ปัจจุบัน ไฟล์ที่มีการปรับปรุงเมื่อเร็วๆนี้ ไฟล์ที่ได้รับการแชร์ และถังขยะ

ส่วนที่ 4 แสดงรายการเอกสาร วันที่ปรับปรุง คนที่แก้ไขล่าสุด ขนาดไฟล์ และสิทธิในการเข้าถึงไฟล์นั้นๆ

ส่วนที่ 5 แสดงรายการเอกสารที่มีการแชร์เฉพาะกลุ่ม

การสร้างเอกสารบน OneDrive

โดยคลิกท่ี New แล้วเลือกสิ่งที่ต้องการสร้าง เช่น เอกสาร Word, Excel, PowerPoint, OneNote หรือ Forms for Excel หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่

ในการสร้างเอกสารใน Office Online จะไม่ต่างกับการใช้ Microsoft Office แบบติดตั้งภายในเครื่องคอมพิวเตอร์เพราะ สามารถดูแก้ไขและบันทึกไฟล์ได้อัตโนมัติ

ขั้นตอนแรกหลังจากการคลิกสร้างเอกสารแล้วคือให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับเน้ือหาโดยไปที่แถบเมนูด้านบน ตามภาพด้านล่างคลิกสองครั้งแล้วเปลี่ยนชื่อ

• Word Online (รองรับเอกสารนามสกุล PDF ด้วย)

• Excel Online

• PowerPoint Online

• OneNote Online

• Form for Excels

• PDF

การอัปโหลดเอกสาร

กรณีมีเอกสารอยู่ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสารมารถอัปโหลดไฟล์ไปเก็บที่ OneDrive สามารถทำได้ 3 วิธี คือ

1. คลิก Upload แล้วเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ภายในเครื่องพีซี

หรือ 2. Drag & Drop หรือลากเอกสารจาก File Explorer แล้ววางใน OneDrive

เมื่อทำการอัปโหลดแล้วจะแจ้งเครื่องหมายเตือนที่ไฟล์ดังภาพ

หากทำการอัปโหลดและไฟล์ซ้ำกันจะปรากฏดังรูป

หรือ 3. เมื่อทาการบันทึกไฟล์ใน Microsoft Office เช่น Word, Excel, PowerPoint ให้คลิก File > Save As เลือก OneDrive ของตนเอง

การแชร์เอกสาร

1. เลือกที่เมนู “Share”

2. ใส่อีเมลพร้อมข้อความของคนที่คุณต้องการส่งให้

3. Inbox ของคุณจะปรากฏข้อความ เพียงแค่คลิก Open ก็สามารถเปิดไฟล์ได้ทันที

**หมายเหตุ  เนื่องจากการแชร์เอกสารมีหลายรูปแบบ มีเทคนิคเลือกง่ายๆดังต่อไปนี้

Anyone with the link :ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าดูได้

• ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถเข้าดูได้

• แชร์เอกสารให้กับคนที่อยู่นอกหน่วยงาน

การแชร์เอกสารให้กับบุคคลภายนอก สามารถให้แก้ไขให้ ​Allow Editing (แต่ถ้าไม่ต้องการให้แก้ไข ควรกำหนดอายุของเอกสารด้วย)

• ป้องกันไม่ให้ผู้รับทำการดาวน์โหลดเอกสาร

สำหรับวิธีนี้ผู้ส่งต้องการให้ผู้รับอ่านได้เพียงอย่างเดียวผ่านเบราว์เซอร์ และไม่สามารถดาวน์โหลดได้ โดยคลิก Block Download ผู้รับเมื่อได้รับจะไม่สามารถดาวน์โหลดได้

People in Contoso with the link : ทุกคนที่อยู่ในองค์กรนั้นๆสามารถเข้าดูได้

• เอกสารท่ีกำหนดสิทธิ์แบบน้ี จะต้องมีการยืนยันตัวตนว่าเป็นคนในองค์กรเราจริงๆ ซึ่งพอรับลิงค์เอกสารน้ี สามารถเปิดได้ทันที โดยสามารถกำหนดใหแก้ไข หรือไม่ก็ได้ ถ้ากำหนดว่าไม่ให้แก้ไข จะสามารถบล็อคการดาวน์โหลด ได้เหมาะกับเอกสารทั่วไปที่ใช้เฉพาะภายในองค์กร

People with existing access : เฉพาะคนที่เคยเข้าสิทธิ์เอกสารนี้เข้าดูได้

• เทคนิคน้ี หรือ People with exiting access จะใช้เมื่อบุคคลนั้นมีสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์นี้ก่อนหน้าน้ีแล้วโดยจะทำการส่งลิงก์เท่านั้น

เมื่อผู้รับคนเดิมได้รับเอกสารจะปรากฏข้อความดังภาพ

Specific people : ผู้ที่ถูกระบุเท่านั้น ถึงจะแก้ไขเอกสารนี้ได้

• เทคนิคนี้เหมาะกับเอกสารที่ต้องการแชร์หรือแก้ไขร่วมกันเฉพาะบางคนเท่านั้น ใครที่รับลิงก์ไปถึงแม้จะอยู่ในองค์กรหรือเคยเข้าถึงก่อนหน้านี้จะไม่สามารถใช้งานได้

4. เมื่อทำการแชร์เอกสารไปแล้ว หากอยากทราบว่าตอนนี้แชร์เอกสารให้กลับใครบ้าง สามารถตรวจสอบไดที่ Shared และ Shared by me

• หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ หรือยกเลิกการแชร์ไฟล์ ให้คลิกเลือกที่ไฟล์ และเลือก Manage Access แล้วเลือก Grant Access หรือ Stop Sharing ตามลำดับ

ลบไฟล์แล้วไปไหน

• เมื่อไฟล์ที่ลบจาก OneDrive จะถูกจัดเก็บใน Recycle Bin ประมาณ 90 วัน

• โดยสามารถกูคืนไฟล์ได้ภายใน 90 วัน โดยคลิก Restore

การซิงค์ OneDrive กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ถ้าคุณใช้งาน Microsoft Office ในเครื่องเป็นประจำ หรือมีไฟล์อื่นๆที่เก็บอยู่ในเครื่องจนทำให้พื้นที่เก้บข้อมูลไม่เพียงพอ คุณสามารถซิงค์ไฟล์มายัง OneDrive Sync

1. คลิก Sync ที่ OneDrive

2. ปรากฏหน้าต่างให้กรอกอีเมลของตนเองและคลิก Sign in

3. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บไฟล์ และคลิก Next

4. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ Sync และคลิก OK

**ข้อสังเกต

การซิงค์ไฟล์จะมีสามแบบคือ

• Online-Only: ไฟล์จะไม่ดาวน์โหลดลงมาใช้งานพื้นที่เครื่อง จะดาวน์โหลดเมื่อต้องการใช้เท่านั้น โดยเห็น เฉพาะชื่อของไฟล์เท่านั้น
• Available on this device: ไฟล์ที่มีเครื่องหมายถูกสีเขียว คือไฟล์ที่ดาวน์โหลดแล้วสามารถแก้ไขได้ขณะที่ ออฟไลน์
• Mark your important files: เป็นไฟล์ที่สําคัญ และให้เก็บลงที่เครื่องนี้เสมอโดยคลิกขวาเลือก Always keep on this device

5. เมื่อเรียบร้อยให้เลือก Open my OneDrive folder

ปรากฏไฟล์ที่ทำการซิงค์

7. การตั้งค่าต่างๆของ OneDrive จะอยู่ที่ด้านล่าง ให้คลิกขวาที่ไอคอนก้อนเมฆสีน้ำเงิน คลิก Settings

ซึ่งผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าได้ด้วยตนเองในภายหลัง