เครื่องใช้สํานักงาน เลขที่บัญชี

ในทางเศรษฐกิจ จะมีสิ่ง 3 ประการที่เกี่ยวข้องกับบุคคลทั่วไปและกิจการ ซึ่งเป็นพื้นฐานในการทำบัญชี คือ สินทรัพย์ หนี้สิน และทุน 
สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง สิ่งที่มีมูลค่าเป็นตัวเงินที่บุคคล หรือกิจการเป็นเจ้าของ ซึ่งรวมทั้งสิ่งที่มีตัวตน เช่น เงินสด สินค้า เครื่องจักร อาคาร ที่ดิน และสิ่งที่ไม่มีตัวตน เช่น เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร สัมปทาน ค่านิยม สัญญาเช่า เป็นต้น
ชื่อของสินทรัพย์แต่ละประเภท จะระบุเป็นชื่อรวม คือรวมเอาสินทรัพย์ที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันมาไว้เป็นประเภทเดียวกัน เช่น 
เงินสด (Cash) หมายรวมถึง เหรียญสตางค์ ธนบัตร เงินฝากธนาคาร เช็คที่ได้รับ จากบุคคลอื่น ธนาณัติที่ได้รับจากบุคคลอื่น ดร๊าฟท์ เป็นต้น
เครื่องตกแต่ง (Furniture) หมายถึง ชุดรับแขก โต๊ะประชุม โต๊ะทำงาน เก้าอี้ ภาพฝาผนัง นาฬิกา ฯลฯ
อุปกรณ์สำนักงาน (Office equipment) หมายถึง เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องคำนวณเลข 
เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องอัดสำเนา ตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น
วัสดุสำนักงาน (Office supplies) หมายถึง วัสดุสิ้นเปลืองไปตามสภาพการใช้งาน โดยทั่วไปอายุใช้งานมักจะไม่เกิน 1 ปี หรือเป็นของใช้สอยเล็ก ๆ น้อย ๆ ในสำนักงาน เช่น น้ำยาลบคำผิด น้ำยาลบกระดาษไข กระดาษอัดสำเนา ลวดเย็บกระดาษ เป็นต้น
วัสดุสำนักงาน (Office supplies) หมายถึง วัสดุสิ้นเปลืองไปตามสภาพการใช้งาน โดยทั่วไปอายุใช้งานมักจะไม่เกิน 1 ปี หรือเป็นของใช้สอยเล็ก ๆ น้อย ๆ ในสำนักงาน เช่น น้ำยาลบคำผิด น้ำยาลบกระดาษไข กระดาษอัดสำเนา ลวดเย็บกระดาษ เป็นต้น
สินค้าคงเหลือ (Inventories) หมายถึง วัตถุดับ สินค้าระหว่างผลิต และสินค้าสำเร็จรูป ซึ่งกิจการมีไว้เพื่อดำเนินงานตามปกติ
ลูกหนี้ (Accounts receivable) คือจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้กิจการ ซึ่งเกิดจากการซื้อสินค้า/บริการเป็นเงินเชื่อ
ตั๋วเงินรับ (Notes receivable) คือ ตราสารหรือหนังสือสัญญาที่ลูกค้าหรือบุคคลอื่น ๆ เขียนรับรองว่าจะจ่ายเงินจำนวนหนึ่งให้กิจการตามเวลาที่กำหนด กิจการอาจจะได้มา ในกรณีขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ ขายสินทรัพย์อื่น ๆ หรือการให้ผู้อื่นกู้ยืมเงิน
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid expense) คือ จำนวนเงินที่กิจการได้จ่ายไปเป็นค่าบริการเป็นการล่วงหน้าแต่ยังไม่ได้รับประโยชน์ เช่น ค่าเช่าล่วงหน้า เป็นต้นตัวอย่างที่ 1 เมื่อวันที่ 1 พฤษภาคม 2535 นางสาวหนึ่งฤทัย ได้สำรวจพบว่า ตนเองมีทรัพย์สินส่วนตัว ดังนี้
เงินสด 2,950 บาท
รถจักยานยนต์ 36,000 บาท
นาฬิกา 750 บาท
วิทยุเทปคาสเซ็ท 2,500 บาท
รวม 42,200 บาท 
ทรัพย์สิน ดังกล่าวนี้ในทางบัญชี เรียกว่า "สินทรัพย์" (Assets)
จากตัวอย่างที่ 1 ทำให้ทราบว่า นางสาวหนึ่งฤทัย มีสินทรัพย์ทั้งสิ้น 42,200 บาท

ตัวอย่างที่ 2 เมื่อวันที่ 19 เมษายน 2535 ร้านสะเดาพาณิชย์ มีสินทรัพย์ต่าง ๆ ดังนี้ 
เงินสด                           64,200  บาท
ลูกหนี้                              7,000  บาท
เครื่องตกแต่งร้าน           26,500  บาท
อุปกรณ์สำนักงาน            58,900  บาท
รถยนต์                         400,000  บาท
                           รวม   556,600  บาท
จากตัวอย่างที่ 2 ร้านสะเดาพาณิชย์มีสินทรัพย์ทั้งสิ้น 556,600 บาท

ทุน (Proprietorship หรือ Owner's equity) หมายถึง ส่วนของสินทรัพย์ที่เป็นของเจ้าของ 
หรือจะเรียกว่า สินทรัพย์สุทธิ ก็ได้
จากตัวอย่างที่ 1 นางสาวหนึ่งฤทัย ย่อมมีกรรมสิทธิ์แต่เพียงผู้เดียวในสินทรัพย์ ทั้งสิ้น 42,200 บาท 
กรรมสิทธิ์ในสินทรัพย์ดังกล่าวนี้ในทางบัญชี เรียกว่า "ทุน" 
สินทรัพย์ของนางสาวหนึ่งฤทัย 42,200 บาท แ ทุน ของนางสาวหนึ่งฤทัย 42,200 บาท
จากตัวอย่างที่ 2 ร้านสะเดาพาณิชย์ มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน 556,600 บาท 
หรืออาจกล่าวได้ว่า ร้านสะเดาพาณิชย์ มีทุน 556,600 บาท
สินทรัพย์ของร้านสะเดาพาณิชย์ 556,600 บาท  ทุนของร้านสะเดาพาณิชย์ 556,600 บาทหนี้สิน (Liabilities) หมายถึง จำนวนเงินที่บุคคลหรือกิจการเป็นหนี้บุคคล 
หรือกิจการอื่นซึ่งจะต้องชำระหนี้ในภายหน้า หนี้สินอาจเกิดขึ้นได้ในกรณีต่อไปนี้
เจ้าหนี้การค้า (Trade account payable) เกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการมา เป็นเงินเชื่อ
เจ้าหนี้เงินกู้ (Loan account payable) เกิดจากการกู้ยืมเงิน
ตั๋วเงินจ่าย (Note payable) เกิดจากการออกตราสารสัญญาว่าจะใช้เงินตามที่ระบุไว้ในตั๋วเงินนั้น
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued expense) เกิดจากการไม่ได้ชำระค่าใช้จ่ายตามกำหนด เช่น ค่าโฆษณาค้างจ่าย 
ค่าเช่าค้างจ่าย เป็นต้น 
บุคคลหรือกิจการที่จะได้รับการชำระหนี้ เรียกว่า "เจ้าหนี้"
บุคคลหรือกิจการที่จะต้องชำระหนี้ เรียกว่า "ลูกหนี้"จากตัวอย่างที่ 1 สมมุติว่า นางสาวหนึ่งฤทัย ยังผ่อนรถจักรยานยนต์ไม่หมด 
ขณะนี้ยังค้างชำระอยู่อีก 10,000 บาท เมื่อเป็นเช่นนี้ สินทรัพย์ทั้งสิ้นของนางสาวหนึ่งฤทัย 
ต้องแบ่งเป็น 2 ส่วน ส่วนที่หนึ่ง จำนวน 10,000 บาท ยังเป็นของเจ้าหนี้ 
ส่วนที่สอง จำนวน 32,200 บาท เป็นของนางสาวหนึ่งฤทัย

สินทรัพย์ 42,200 บาท         

เรื่อง สมการบัญชี และการจัดทำงบดุล (อย่างง่าย)

เนื่องจากรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นส่วนหนึ่งของส่วนของเจ้าของ 
นั่นคือ เมื่อนำรายได้หักค่าใช้จ่าย ถ้าได้กำไรจะทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่ม 
ถ้าขาดทุนจะทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง 
ดังนั้น ถ้าหากนำความสัมพันธ์ของทั้ง งบดุลและงบกำไรขาดทุนมาเขียนในรูปของสมการบัญชีจะเป็นดังนี้

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ + (รายได้ - ค่าใช้จ่าย)

ทุกครั้งที่ธุรกิจมีรายการเกี่ยวกับจำนวนเงินเกิดขึ้น จะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสมการบัญชีอยู่ตลอดเวลา กล่าวคือ ถ้าสินทรัพย์เพิ่มหนี้สินและ/หรือทุน จะต้องเพิ่มตาม ในทางกลับกัน ถ้าสินทรัพย์ลด หนี้สินและ/หรือทุน จะต้องลดตามด้วย ซึ่งการเปลี่ยนแปลจะมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปตามแต่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และไม่ว่าจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร สมการบัญชีทั้ง 2 ด้านจะมียอดเท่ากันเสมอ

ตัวอย่าง ต่อไปนี้จะเป็นตัวอย่างของรายการที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสมการบัญชี

รายการที่ 1 นาย ก นำเงินสดมาลงทุนเปิดร้านปาดังพาณิชย์ จำนวนเงิน 20,000 บาท สมการบัญชีจะเป็นดังนี้

รายการนี้มีผลทำให้สินทรัพย์ประเภทเงินสดของกิจการเพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกันทุนของกิจการก็เพิ่ม

รายการที่ 2 กิจการซื้อเครื่องใช้สำนักงานเป็นเงินสด 8,000 บาท สมการบัญชีจะเป็นดังนี้

รายการนี้มีผลทำให้สินทรัพย์ประเภทเงินสดลดลง 8,000 บาทในขณะที่กิจการก็มีสินทรัพย์ประเภท
เครื่องใช้สำนักงานเพิ่มขึ้น 8,000 บาท

รายการที่ 3 กิจการซื้อวัสดุสำนักงาน ราคา 1,000 บาท จากร้านสะเดาการค้าเป็นเงินเชื่อ

สมการบัญชีจะเป็นดังนี้

รายการนี้มีผลทำให้กิจการมีสินทรัพย์ประเภทวัสดุสำนักงานเพิ่มขึ้น 1,000 บาท ขณะเดียวกันก็เป็นการก่อหนี้สินต่อบุคคลภายนอกจึงทำให้ หนี้สินประเภทเจ้าหนี้เพิ่มขึ้น 1,000 บาท

รายการที่ 4 จ่ายชำระหนี้ให้ร้านสะเดาการค้า 600 บาท สมการบัญชีจะเป็นดังนี้

รายการนี้มีผลทำให้กิจการมีสินทรัพย์ประเภทเงินสดลดลง 600 บาท ขณะเดียวกัน เงินสดที่ลดเนื่องจากไปชำระเจ้าหนี้ 
จึงมีผลทำให้หนี้สินประเภทเจ้าหนี้ลดลง 600 บาท

รายการที่ 5 ในระหว่างเดือนกิจการได้รับเงินสด 6,600 บาท จากการให้บริการลูกค้า สมการบัญชีจะเป็นดังนี้

รายการนี้มีผลทำให้กิจการมีสินทรัพย์ประเภทเงินสดเพิ่มขึ้น 6,600 บาท 
ขณะเดียวกัน เงินสดที่ได้รับมานี้เป็นส่วนที่มาจากการให้บริการซึ่งถือเป็นรายได้ของกิจการ 
อันมีผลทำให้ทุนของเจ้าของเพิ่มขึ้น 6,600 บาท

รายการที่ 6 ในระหว่างเดือนกิจการได้จ่ายเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายดังนี้ 
เงินเดือน 2,000 บาท ค่าน้ำ ค่าไฟ 400 บาท ค่าเช่า 200 บาท ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด 100 บาท สมการบัญชีจะเป็นดังนี้

รายการนี้มีผลทำให้สินทรัพย์ประเภทเงินสดลดลงทั้งสิ้น 2,700 บาท 
ขณะเดียวกันเงินสดที่จ่ายไปนี้เป็นการจ่ายค่าใช้จ่ายย่อมมีผลทำให้ส่วนของเจ้าของ คือ ทุนลดลง 2,700 บาท

วิธีการและขั้นตอนในการจัดทำงบดุลแบบบัญชี

เขียนส่วนตัวของงบดุลกลางหน้ากระดาษ ซึ่งประกอบด้วย รายการ 3 บรรทัด คือ

• บรรทัดที่ 1 เขียนชื่อกิจการ
• บรรทัดที่ 2 เขียนคำว่า "งบดุล"
• บรรทัดที่ 3 เขียนวันที่ที่จัดทำงบดุล

แบ่งหน้ากระดาษออกเป็น 2 ด้าน ๆ ละ เท่า ๆ กัน

1. นำบัญชีในหมวดสินทรัพย์มาใส่ไว้ด้านซ้ายมือ
2. นำบัญชีในหมวดหนี้สินและส่วนของเจ้าของมาใส่ไว้ด้านขวามือ
3. รวมยอดจำนวนเงินของทั้ง 2 ด้าน ซึ่งจะได้ผลรวมเท่ากัน