แมโคร collect data via email ใช้กับงานในลักษณะใด

 การเขียนโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยแมโคร

ความหมายของแมโคร

หมายถึง คำสั่งๆ เดียวที่ใช้แทนคำสั่งกลุ่มหนึ่งหรือชุดหนึ่งซึ่งโดยปกติ จะประกอบด้วยคำสั่ง หลาย ๆ คำสั่ง ที่ผู้ทำโปรแกรมนำมารวมไว้ คำสั่งแมโครนี้จะมีการกำหนดเป็นชื่อคำสั่งไว้ในตอนต้นโปรแกรม เมื่อใดก็ตามที่มีการเรียกชื่อคำสั่งที่กำหนดไว้นี้ ก็จะเป็นการเรียกใช้กลุ่มคำสั่งที่ประกอบด้วยคำสั่งทั้งชุดนั้น คำสั่งแมโครนี้ เราสามารถเรียกใช้ได้ตลอดเวลาที่เรียกใช้โปรแกรมนั้นอยู่ หรือทุกแห่งที่ต้องการเรียกใช้คำสั่งกลุ่มนั้น มีความหมายเหมือน macro instruction, macro code ดู macro ประกอบ

แมโครคืออะไร

แมโครเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานโดยอัตโนมัติ และเพิ่มฟังก์ชันลงในฟอร์ม รายงาน และตัวควบคุม ตัวอย่าง ถ้าคุณเพิ่มปุ่มคำสั่งลงในฟอร์ม คุณกำหนดความสัมพันธ์ของปุ่มเมื่อคลิกเหตุการณ์ให้กับแมโค และแมโครที่ประกอบด้วยคำสั่งที่คุณต้องการให้ปุ่มเพื่อดำเนินการแต่ละครั้งที่มีคลิกใน Access จึงควรนึกถึงการแมโครเป็นภาษาการเขียนโปรแกรมประยุกต์ที่คุณเขียน ด้วยการสร้างรายการของการกระทำการดำเนินการ ด้วยเช่นกัน เมื่อคุณสร้างแมโคร คุณเลือกแต่ละแอคชันจากรายการดรอปดาวน์ และจากนั้น กรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแต่ละแอคชัน แมโครเปิดใช้งานคุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันลงในฟอร์ม รายงาน และตัวควบคุมโดยไม่ต้องการเขียนโค้ดใน Visual Basic for Applications (VBA) มอดูล แมโครให้ชุดย่อยของคำสั่งที่พร้อมใช้งานใน VBA และคนส่วนใหญ่ได้ง่ายในการสร้างแมโครกว่าเพื่อเขียนโค้ด VBAตัวอย่าง สมมติว่า คุณต้องการเริ่มต้นรายงานจากฟอร์มการป้อนข้อมูลของคุณโดยตรง คุณสามารถเพิ่มปุ่มลงในฟอร์ม และสร้างแมโครที่เริ่มต้นรายงานนั้น แมโคอาจเป็นแบบสแตนด์อโลนแมโคร (แยกต่างหากวัตถุในฐานข้อมูล), ซึ่งถูกผูกไว้กับเหตุการณ์เมื่อคลิกของปุ่มแล้ว หรือแมโคอาจฝังตัวลงในเหตุการณ์เมื่อคลิกของปุ่มนั้นได้โดยตรงนั่นคือฟีเจอร์ใหม่ในOffice Access 2007 ด้วยวิธีใด เมื่อคุณคลิกปุ่ม แมโครที่ทำงาน และเริ่มต้นรายงาน

การสร้างคำสั่งอย่างง่าย (แมโคร)
1.แมโคร (Macro) สามารถสร้างขึนได้จากมุมมองแมโคร โดยภายในหน้ าต่างแมโครจะ ้ประกอบด้วยองค์ประกอบและวิธีการสร้างงาน

2. ส่วนของพืนที่การกาหนดค่าอาร์กิวเมนต์แอคชัน ้ ่
3. การเปิด – ปิด เพจ, ฟอร์ม, โมดูล, แบบสอบถาม, รายงาน, ตาราง แอคชัน่ คาอธิบายOpenDataAccessPage เปิดเพจที่กาหนด สามารถเลือกมุมมองในการเปิดได้OpenForm เปิดฟอร์มที่กาหนด สามารถเลือกมุมมองในการเปิดได้OpenModule เปิดโมดูลที่กาหนดOpenQuery เปิดแบบสอบถามที่กาหนด สามารถกาหนดมุมมอง และโหมดข้อมูลได้OpenReport เปิดรายงานที่กาหนด และสามารถเลือกมุมมองในการเปิดได้OpenTable เปิดตารางที่กาหนด และสามารถเลือกมุมมองในการเปิดได้Close ใช้ปิดหน้ าต่างที่กาลังทางานอยู่หรือหน้ าต่างที่กาหนดจากอาร์กิวเมนต์ แอคชัน่
4.การเรียกใช้งาน และหยุดการทางานของแมโคร แอคชัน่ คาอธิบายRunMacro ใช้ในการเรียก Run แมโครที่ต้องการโดยเมื่อ Run แมโคร ที่กาหนดเสร็จแล้วจะกลับมาทา แมโครในลาดับต่อไปStopMacro ใช้ในการหยุดแมโครที่กาลังทางานอยู่ในขณะนัน ้StopAllMacro หยุดการทางานของแมโครทังหมด ้3. การค้นหาข้อมูล แอคชัน่ คาอธิบายFindNext ใช้ในการค้นหาเรคคอร์ดถัดไปจากเรคคอร์ดแรกFindRecord ใช้ในการค้นหาเรคคอร์ดGoToRecord ใช้ในการกระโดดไปยังเรคคอร์ดที่ต้องการซึ่งตาแหน่ งที่ต้องการกระโดดไปใน อาร์กิวเมนต์แอคชัน ่ApplyFilter ใช้ในการแสดงข้อมูลตามฟิลด์เตอร์ที่กาหนด
5.การควบคุมการแสดงผลทางหน้ าจอ แอคชัน ่ คาอธิบายBeep ใช้ส่งเสียงเตือนผู้ใช้ในกรณี ที่ต้องการเตือนด้วยเหตุผลต่าง ๆGotoControl ให้โฟกัสไปยังคอนโทรลที่เลือกGotoPage ไปยังหน้ าจอที่กาหนดHourglass ให้แสดง mouse pointer เป็ นรูปนาฬิกาทรายในขณะที่กาลัง Run แมโครMsgBox แสดงไดอะล็อกบ็อกซ์ตามข้อความที่กาหนดMaximize ขยายหน้ าต่างที่ใช้งานอยู่ให้เต็มจอMinimize ย่อหน้ าต่างที่ใช้งานอยู่ให้เต็มจอMoveSize กาหนดขนาดของหน้ าต่างที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบน ัRestore ทาให้หน้ าต่างที่ใช้งานอยู่ปัจจุบนมีขนาดเท่าเดิม ัShowAllRecords ให้แสดงเรคคอร์ดทังหมด ้ShowToolbar ให้แสดงทูลบาร์ หรือซ่อนทูลบาร์ที่ต้องการ
6.การนาเข้าข้อมูลจากภายนอก และส่งออก แอคชัน่ คาอธิบายTransferDatabase ใช้ในการนาเข้าข้อมูลจากภายนอก และส่งออกสู่ภายนอกเช่น FoxProTransferSpreadsheet ใช้ในการนาเข้าและส่งออกฐานข้อมูลในรูปแบบไฟล์ของโปรแกรมอื่น ๆTransferText ใช้ในการนาเข้า และส่งออกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ท่ีกาหนด
7. การใช้งานอื่น ๆ แอคชัน่ คาอธิบายRename ใช้เปลี่ยนชื่อ Object ในฐานข้อมูลที่ใช้อยู่CopyObject ใช้ทาสาเนา Object ที่ต้องการในฐานข้อมูลเดิม หรือฐานข้อมูลอื่นDeleteObject ใช้ลบ Object ที่ต้องการในฐานข้อมูลเดิม หรือฐานข้อมูลอื่นRunApp ใช้ในการเรียกใช้งาน แอพลิเคชันอื่น ๆ เช่น Calculator, Paintbrush เป็ นต้น ่PrintOut ใช้ในการสังพิมพ์ ตาราง, รายงาน, แบบสอบถาม, หรือฟอร์มซึ่งสามารถกาหนดช่วย ่ หรือหน้ าที่ต้องการพิมพ์ได้OutputTo ใช้ในการส่งตาราง,รายงาน,แบบสอบถาม,ฟอร์ม,เพจ,หรือโมดูลออกภายนอกใน รูปแบบของไฟล์ต่าง ๆ ซึ่งกาหนดรูปแบบของไฟล์ได้ที่อาร์กิวเมนต์แอคชัน ่AddMenu ใช้ในการทาเมนูให้แมโครQuit ออกจากโปรแกรม Access 2007
8.การสร้างแมโคร เพื่อเปิดวัตถุในฐานข้อมูล แมโคร(Macro) เป็ นคาสังย่อยที่ใช้ในการจัดการกับฐานข้อมูล เพียงแค่ผใช้งานเลือกว่า ่ ู้จะใช้คาสั ่งใดในการทางาน ซึ่งมีวิธีในการสร้างดังนี้ 1.เลือกเมนูสร้าง เลือกคลิกปุ่ มแมโคร(Macro)
9.จะได้หน้ าต่างแมโคร3. เลือกค่าแอคชัน ตามที่ต้องการ ่
10.จากรูปจะสังเกตเห็นว่าในมุมมองออกแบบของแมโครประกอบด้วย 3 ส่วนคือ * แอคชัน ใช้สาหรับกาหนดคาสังต่าง ๆ เพื่อให้ทางานตามที่เราต้องการโดยในแมโคร ่ ่หนึ่ ง ๆ สามารถกาหนดได้หลายคาสังเพื่อรวมเป็ นหนึ่ งแมโคร โดยแมโครจะทางานตามลาดับ ่จะทาทีละคาสั ่งตังแต่บรรทัดแรกจนถึงบรรทัดสุดท้าย ้ * ข้อคิดเห็น ใช้สาหรับอธิบายคาสังต่าง ๆ ที่เรากาหนดไป เพื่อความเข้าใจของผูเขียน ่ ้โปรแกรมเอง * อาร์กิวเมนต์แอคชัน ใช้ในการกาหนดค่าต่าง ๆ ที่แอคชันนัน ๆ ต้องการในการทางาน ่
11. การกาหนดแอคชันให้กบแมโคร ่เมื่อต้องการกาหนดแอคชันให้กบแมโคร ให้ทาการเลือกในส่วนของแอคชันใน ่ ั ่มุมมองออกแบบ

12. ทาการเลือกแอคชันที่ต้องการ โดยให้ทดลองเลือกที่แอคชัน Open Form หลังจาก ่ ่ที่เลือกแอคชันแล้วจะสังเกตเห็นว่าในส่วนของอาร์กิวเมนต์แอคชั ่นจะปรากฏขึนมาดังรูป ่ ้อาร์กิวเมนต์แอคชั ่นที่ปรากฏขึนจะประกอบด้วยค่าต่างๆ ที่แอคชันนันๆ ต้องการในการทางาน ้ ่ ้เช่น เมื่อเราเลือกแอคชัน Open Form ก็ต้องกาหนดค่าอาร์กิวเมนต์แอคชั ่นให้แมโคร ่รู้ว่าต้องการ Open Form อะไรอย่างไร ซึ่งให้เรากาหนดค่าของอาร์กิวเมนต์แอคชัน จะเป็ นการกาหนดค่าอาร์กิวเมนต์แอคชันให้ทาคาสังตกลง ้ ้
13. เมื่อทาการบันทึกเรียบร้อยแล้วให้ทาการ Run แมโคร โดยการคลิกที่ปม ุ่ ! ในทูลบาร์
14.จะได้ผลดังนี้ คือ เปิดฟอร์มชื่อ กรอกประวัตินักเรียน ตามที่ได้ระบุไว้ จากนันก็แสดงกรอบ ้ข่าวสาร (Message Box) แจ้งว่า “ยินดีต้อนรับ” ดังรูป แสดงกรอบข่าวสาร (Message Box) แจ้ง ว่า “ยินดีต้อนรับ”

วิธีการสร้างแมโคร

สร้างแมโครฝังตัว

แมโครฝังตัวแตกต่างจากแมโครเดี่ยวตรงที่แมโครฝังตัวจะเก็บอยู่ในคุณสมบัติเหตุการณ์ของฟอร์ม รายงาน หรือตัวควบคุม โดยไม่ได้แสดงเป็นวัตถุภายใต้ แมโคร ในบานหน้าต่างนำทาง สิ่งนี้ทำให้คุณจัดการฐานข้อมูลได้สะดวกยิ่งขึ้น เนื่องจากคุณไม่ต้องติดตามวัตถุแมโครแต่ละตัวที่มีแมโครต่างๆ สำหรับฟอร์มหรือรายงาน นอกจากนี้ แมโครฝังตัวจะรวมอยู่ในฟอร์มหรือรายงานทุกครั้งที่คุณคัดลอก นำเข้า และส่งออกฟอร์มหรือรายงานตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้มีการแสดงรายงานที่ไม่มีข้อมูล คุณสามารถฝังแมโครในคุณสมบัติเหตุการณ์ เมื่อไม่มีข้อมูล ของรายงานนั้นได้ คุณอาจใช้แอคชัน MsgBox เพื่อแสดงข้อความ แล้วใช้แอคชัน CancelEvent เพื่อยกเลิกรายงานนั้นแทนการแสดงหน้าเปล่าขึ้นมาในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาฟอร์มหรือรายงาน ที่จะประกอบด้วยแมโคร แล้ว คลิกมุมมองออกแบบ 

เทคนิคต่างๆ ในการเขียนโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยแมโคร

โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

บทความนี้จะให้ภาพรวมของฐานข้อมูลโดยย่อ ได้แก่ ฐานข้อมูลคืออะไร ทำไมคุณอาจต้องการใช้ และส่วนประกอบต่างๆ ของฐานข้อมูลสามารถทำอะไรได้บ้าง ศัพท์บัญญัติที่ปรากฏอาจใช้เฉพาะกับฐานข้อมูล Microsoft Office Access 2007 แต่แนวคิดในเรื่องนี้สามารถนำไปใช้กับผลิตภัณฑ์ต่างๆ ที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลได้ทั้งหมด

ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ หรือสิ่งอื่นใดก็ได้ ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณ เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริ่มปรากฏขึ้น การดูข้อมูลในฟอร์มรายการเริ่มไม่เข้าใจ และมีข้อจำกัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน เมื่อปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแล้ว จึงเป็นการดีที่จะโอนถ่ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Office Access 2007

ฐานข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์เป็นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ โดยฐานข้อมูลหนึ่งชุดสามารถมีตารางได้มากกว่าหนึ่งตาราง ตัวอย่างเช่น ระบบติดตามสินค้าคงคลังหนึ่งระบบจะใช้ข้อมูลจากตารางสามตารางไม่ใช่จากฐานข้อมูลสามชุด แต่ฐานข้อมูลหนึ่งชุดนั้นสามารถมีตารางได้สามตาราง เว้นแต่ว่าฐานข้อมูลนั้นจะถูกออกแบบพิเศษให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่นได้ ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียว พร้อมกับวัตถุอื่นด้วย เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล โดยฐานข้อมูลที่สร้างในรูปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็น .accdb และฐานข้อมูลที่สร้างในรูปแบบของ Access รุ่นก่อนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้มเป็น .mdb คุณสามารถใช้ Access 2007สร้างแฟ้มข้อมูลในรูปแบบแฟ้มของรุ่นก่อนหน้าได้ (ตัวอย่างเช่น Access 2000 และ Access 2002-2003)

ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณ นั่นคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องค่อนข้างง่ายในการนำเข้าข้อมูลจากกระดาษคำนวณไปยังตารางฐานข้อมูล โดยข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในกระดาษคำนวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูลเมื่อต้องการความยืดหยุ่นสำหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรป้อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์ และข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ของสาขาจะเก็บในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่า การทำ Normalizationแต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึ่งระเบียน ระเบียนคือที่ที่ใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึ่งที่ชื่อ “พนักงาน” ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับพนักงานหนึ่งคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูลที่ต่างกัน เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ เขตข้อมูลนั้นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลที่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอื่นๆ

ฟอร์ม

ในบางครั้งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น “หน้าจอสำหรับป้อนข้อมูล” ซึ่งเป็นส่วนติดต่อที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลของคุณ และฟอร์มมักมีปุ่มคำสั่งที่ใช้ดำเนินการคำสั่งได้หลากหลาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไขข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า

ฟอร์มจะให้รูปแบบที่ง่ายต่อการใช้สำหรับทำงานกับข้อมูล และคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ่มคำสั่ง ลงในฟอร์มได้ด้วย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ่มต่างๆ เพื่อใช้กำหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ หรือดำเนินงานอื่นหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มชื่อ “ฟอร์มลูกค้า” ที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มใบสั่งซื้อที่คุณสามารถป้อนรายการสั่งซื้อใหม่สำหรับลูกค้ารายนั้นได้

รายงาน

รายงานเป็นสิ่งที่คุณใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง บ่อยครั้งที่รายงานจะตอบคำถามตามที่ระบุไว้ เช่น “เรารับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจำนวนเท่าไรในปีนี้” หรือ “ลูกค้าของเราอยู่ที่เมืองใดบ้าง” แต่ละรายงานสามารถกำหนดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายที่สุดได้

รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้ และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปรายงานจะถูกจัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นข้อความอีเมลได้เช่นกัน

แบบสอบถาม

แบบสอบถามเป็นส่วนสำคัญในฐานข้อมูลและสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต่างกันได้จำนวนมาก ฟังก์ชันทั่วไปส่วนใหญ่ของแบบสอบถามคือการดึงข้อมูลที่ระบุจากตารางต่างๆ ออกมา โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยู่ในหลายๆ ตารางก็ได้ และแบบสอบถามจะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้ในรูปของแผ่นข้อมูลเดียว นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดพร้อมกัน แบบสอบถามจะให้คุณเพิ่มเงื่อนไขเพื่อ “กรอง” ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการออกมา บ่อยครั้งที่แบบสอบถามทำหน้าที่เป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มและรายงานต่างๆ

แบบสอบถามบางชุด “สามารถปรับปรุงได้” นั่นหมายความว่า คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางต้นแบบผ่านแผ่นข้อมูลแบบสอบถามได้ ถ้าคุณทำงานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุงได้ โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลกับตารางต่างๆ ด้วย ไม่ใช่เฉพาะในแผ่นข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น

แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรูปแบบ ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลและแบบสอบถามแอคชัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลจะเรียกใช้ข้อมูลและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้

แบบสอบถามแอคชัน (เหมือนกับชื่อ) จะดำเนินงานกับข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชันสามารถใช้สร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุงข้อมูล หรือลบข้อมูลได้

แมโคร

แมโครใน Access นั้นจะเหมือนกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์ม เพื่อให้แมโครนั้นทำงานเมื่อใดก็ตามที่มีการกดปุ่ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ดำเนินงานหลายอย่าง เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้แบบสอบถาม หรือการปิดฐานข้อมูล โดยการดำเนินการกับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองนั้นสามารถทำได้อัตโนมัติโดยใช้แมโคร ดังนั้นแมโครจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อย่างมาก

โมดูล

โมดูล (คล้ายแมโคร) เป็นวัตถุที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลได้ ขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร แต่คุณจะสามารถเขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) โมดูลเป็นคอลเลกชันของการประกาศ คำสั่ง และกระบวนงานที่ถูกเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วยเดียว โมดูลสามารถเป็นได้ทั้งคลาสโมดูลหรือโมดูลมาตรฐาน คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้ในฟอร์มหรือรายงาน และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรือรายงานที่คลาสโมดูลแนบอยู่ ส่วนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทั่วไปที่ไม่สัมพันธ์กับวัตถุอื่นใด โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยู่ภายใต้ โมดูล ในบานหน้าต่างนำทาง ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่ถูกแสดงไว้