จดหมายแบบ modified blocked style แตกต่างกับจดหมายแบบ semi-blocked style ตรงส่วนใด

Posted by: Je L | ธันวาคม 6, 2009

การเขียนจดหมายธุรกิจ

การเขียนจดหมายธุรกิจ

การเขียนจดหมายธุรกิจ

ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่น
เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่าง
จากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้) ดัง

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อ ในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวก
     ที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อน
     ลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้า
     อาจขาดการติดต่อไป บริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ
     ต่าง ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก

ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้

๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ

๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้าน เพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการ
     ทราบ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถาม เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้
     ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า

      ๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อ เพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
      ๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้าน เพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการ
จะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้น
วิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมาย แต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบัน นิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่า รูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจมีดังนี้

๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้

     ๑.๑ แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว

ภาพประกอบที่ ๑
     ๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่อง จะพิมพ์กึ่งกลาง

     ๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่อง จะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ ๕–๑๐ ระยะตัวอักษร ดังภาพประกอบที่ ๒
     ๑.๓. แบบย่อหน้า (indented style)๔.๕ จัดทำสำเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงหรือติดตามเรื่องต่อไป

 ๒. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบดังนี้

     ๒.๑ ที่อยู่ผู้ส่ง เป็นการระบุชื่อและที่*ตั้งของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใด และจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้ ตามปกติบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้ว ซึ่งมีการออกแบบต่าง ๆ กันไป แต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์ หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วย เพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัว และเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อต่อธุรกิจภายในประเทศแล้ว การติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้น และเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูป ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไป หากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเอง โดยมีรายละเอียดไม่เกิน ๓-๔ บรรทัด
     ๒.๒ เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ. ให้เขียนเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับ ดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไป เลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้น โดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปี เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทิน อย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป
     ๒.๓ วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
     ๒.๔ ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สำหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐาน ในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้ นิยมระชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วย ควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง ซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้
อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวก ความเหมาะสม และความต้องการของผู้เขียนแต่ละรายด้วย
     ๒.๕ เรื่อง หมายถึง เรื่องหรือสาระสำคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับ ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไร เรื่องควรมีลักษณะสั้น กะทัดรัด แต่ได้ใจความสำคัญ ครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยางอยู่ระหว่าง ๑/๒ – ๑ บรรทัด แต่หากสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง ๒ บรรทัดได้ แต่ทั้งนี้ไม่ควรเกินกว่านี้ ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ อย่างไรก็ดี อาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้น ทั้งนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
     ๒.๖ คำขึ้นต้น เป็นการทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้ “เรียน”ตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
     ๒.๗ เนื้อหาหรือใจความสำคัญ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียน ตามปกติแล้ว จะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ ในการพิมพ์จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน ๑ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว และแต่ละย่อหน้าห่างกัน ๒ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
     ๒.๘ คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
     ๒.๙ ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
     ๒.๑๐ ชื่อเต็ม หมายถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
     ๒.๑๑ ข้อสังเกตอื่น ๆ ในส่วนต่อจากลายมือชื่อและการพิมพ์ชื่อเต็ม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจอาจรวมข้อสังเกตอื่น ๆ ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าด้วยในกรณีที่มีความจำเป็นอันได้แก่
     ๒.๑๑.๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
     ๒.๑๑.๒ อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ หมายถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ ให้นำพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้ โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลังเช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายวิฑูรย์ มานะวิทย์ ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะ อักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ สว ดังนั้น จึงสามารถระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ว่า วม/สว
     ๒.๑๑.๓ สำเนาส่ง หมายถึง ส่วนที่แจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทำสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้ว โดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ หากมีสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลมากกว่าหนึ่ง นิยมบอกเป็นเลขลำดับเพื่อความชัดเจน
     ๒.๑๑.๔ ปัจฉิมลิขิต ซึ่งใช้อักษรย่อว่า ป.ล. หมายถึง ส่วนข้อความที่ผู้เขียนต้องการเพิ่มเติมหรือเน้นเป็นพิเศษ ในทางปฏิบัติแล้ว ไม่ควรใช้ส่วนนี้ในจดหมายธุรกิจ เพราะอาจทำให้ผู้รับ จดหมายเกิดความรู้สึกว่า ผู้เขียนไม่รอบคอบพอ จึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและ จำเป็นต้องมาเพิ่มไว้ในต้อนท้าย การระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น ในกรณีที่ต้องการย้ำเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของบริษัท

๓. การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
     ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสั้นและกระชับ และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมาก จดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ ในกรณีเช่นนี้ ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป ต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด และให้ใช้กระดาษที่ไม่มีตัวจดหมายสำเร็จรูป แต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรก และประกอบด้วยข้อมูล ๓ อย่าง ชื่อต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษ ห่างจากของกระดาษด้านบนประมาณหนึ่งนิ้วครึ่ง คือ ๑ ชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับจดหมาย แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก คือ ๒ เลขหน้าซึ่งใช้คำว่า “หน้า” ตามด้วยหมายเลขบอกหน้า คือ ๓ วัน เดือน ปี ดังภาพที่ ๔

๔. ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
     การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
     ๔.๑ ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A๔ และเป็นสีเดียวกับซอง
     ๔.๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
    ๔.๓ รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบการจัดวางรูปจดหมาย ตัวสะกด การันต์ และการแบ่งวรรคตอน
    ๔.๔ เว้นเนื้อที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว ดังภาพประกอบที่ ๕
    เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก แต่อาจนำเอาส่วนเรื่อง พิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้ ดังภาพประกอบที่ ๓

จดหมายแบบ Modified blocked และ Semi blocked ต่างกันตรงส่วนใด

การพิมพ์เครื่องหมายวรรคตอนแบบ Closed punctuation ต้องใส่เครื่องหมายตรงส่วนใด

จดหมายธุรกิจต่างประเทศในรูปแบบ Semi blocked มีลักษณะใด *

ข้อใดคือจดหมายแบบ Semi blocked