การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ

• ทำความเข้าใจอย่างรอบด้าน ไม่ใช่เพียงแค่สั่งให้ใครทำอะไร และอย่ามอบหมายงานให้ใครบางคนเพราะว่าเขางานน้อย เพราะถ้ามอบหมายงานผิดจะเกิดปัญหาตามมา
• อธิบายให้ลูกทีมรู้ถึงความสำคัญของงานนั้นด้วยว่ามีผลกระทบ หรือเชื่อมโยงกับคนอื่นอย่างไร เพื่อให้เห็นภาพรวมของการทำงานชัดเจนขึ้น
• ถ้าลูกทีมทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร คนเป็นหัวหน้าควรให้คำแนะนำ แต่ไม่ควรดึงงานกลับมาทำเองเพราะลูกทีมคนนั้นจะสูญเสียความมั่นใจด้วย และคนในทีมต้องเชื่อใจกัน
• มีการนัดประชุมเพื่ออัปเดตงานเป็นประจำ รวมถึงมีช่องทางให้คนในทีมได้ปรึกษาเมื่อมีปัญหาเร่งด่วน

อยากหาลูกทีมเพิ่ม สมัครสมาชิกกับ JobThai ได้ ที่นี่

“ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานเดินหน้าและออกมามีคุณภาพ ซึ่ง “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่คนเป็นหัวหน้าต้องให้ความใส่ใจ บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้อง วันนี้ JobThai จึงมี 8 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้ดียิ่งขึ้น

1. คิดและวางแผนการทำงานล่วงหน้า

คนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก

2. เลือกคนให้เหมาะกับงาน

อย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง

3. บอกหน้าที่ให้ชัด

การมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน

4. เล่าความสำคัญของงานให้เข้าใจ

แต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญยังไง ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ ก็จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย

5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีม 

สิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานช้ากว่ากำหนด

6. สนับสนุนลูกทีมในการทำงานอย่างเต็มที่

อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย

7. อัปเดตงานเป็นประจำ

ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงานอย่างใกล้ชิด และสื่อสารกันได้ชัดเจน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องรอให้ถึงเวลาประชุมเท่านั้น ถ้ามีปัญหาหรือต้องการพูดคุยอย่างเร่งด่วน หัวหน้าก็ต้องมีช่องทางให้พวกเขาได้เข้ามาปรึกษา โดยอาจจะผ่านทางโทรศัพท์มือถือ ซึ่งสามารติดต่อกันได้ง่าย แถมยังแชร์ไฟล์งาน ตารางงาน หรือข้อมูลต่าง ๆ ไปพร้อมกันได้อีกด้วย 

8. ไว้ใจทีม

ความไว้ใจเป็นหนึ่งปัจจัยที่สำคัญในการมอบหมายงาน ทั้งหัวหน้าและลูกทีมเองต้องไว้ใจซึ่งกันและกัน หมายความว่าหัวหน้าต้องเชื่อใจลูกทีมว่าเขาสามารถรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ได้ ในขณะที่ลูกทีมเองก็ต้องเชื่อใจในตัวหัวหน้าทีมว่าเขาจะช่วยซัพพอร์ตลูกทีมได้เป็นอย่างดี

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ที่มา:

fastcompany.com

forbes.com

tags : career & tips, การมอบหมายงาน, เคล็ดลับการทำงาน, หัวหน้ามือใหม่, เทคนิคการทำงาน, การพัฒนาตัวเอง, jobthai, leadership, หัวหน้า

                 การมอบหมายงาน หมายถึง การที่ผู้บังคับบัญชาได้กําหนดความรับผิดชอบและอํานาจหน้าที่ (Assignment of Responsibility and Authority) หรือเป็นการกระจายงานในหน้าที่ (Responsibility) และให้อำนาจในการตัดสินใจ (Authority) กายในขอบเขตที่กําหนดให้ผู้ร่วมงานหรือ ผู้ใต้บังคับบัญชาไปปฏิบัติ

การมอบหมายงาน 

     1.9.2 ขั้นตอนการมอบหมายงาน

               การมอบหมายงานมีส่วนประกอบ 3 ขั้นตอน คือ (William H. Newman) 

               1. ผู้บริหารกําหนดภารกิจหน้าที่ให้แก่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา 

               2. ให้อํานาจหน้าที่ สิทธิหน้าที่ และทรัพยากรตามความจําเป็น 

               3. พยายามสร้างความรับผิดชอบให้เกิดขึ้นในตัวผู้ใต้บังคับบัญชา

    1.9.3 ประเภทของการมอบหมายงาน

              การมอบหมายงานต้องมอบหมายให้ผู้ที่มีความสามารถ มีความตั้งใจทํางาน และรับผิดชอบรู้เป้าหมายของงานที่จะทําต้องพิจารณาว่าควรมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในลักษณะใด

              การมอบหมายงาน มี 2 ประเภท คือ 

              1. การมอบหมายงานประจํา ผู้ที่มาทํางานใหม่แต่ละหน่วยงานทุกคนจะได้รับการ มอบหมายงาน เช่น พนักงานใหม่ของธนาคาร จะได้รับมอบงาน คือ รับเงิน ฝากเงิน ลงบัญชี หาเงินฝาก พิมพ์จดหมาย รับโทรศัพท์ เป็นต้น จัดเป็นการตัดสินใจเพียงเล็กน้อย ซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาระดับล่างทําได้ หากผู้บริหารระดับสูงเชื่อมั่นว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทํางานให้สําเร็จได้ อาจมอบหมายหน้าที่เพิ่มขึ้น หากทําได้ดีก็มอบหมายให้ทําเป็นประจํา ถ้าทํางานล้มเหลวหรือทําได้ไม่ดี ก็จะพิจารณาเปลี่ยนแปลงหน้าที่ ตามความถนัดของพนักงาน 

             2. การมอบหมายงานชั่วคราว เป็นการมอบหมายงานเฉพาะกิจหรืองานพิเศษ เมื่อเสร็จภารกิจก็หมดภาระหน้าที่

    1.9.4 ประโยชน์ของการมอบหมายงาน

              1. ให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้นและประหยัดเวลาในการทํางานโดยสามารถนําเวลาไปทํา กิจกรรมงานอื่น ๆ ได้ เช่น
การแก้ปัญหางาน หรือคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ 

              2. เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้ใช้ความรู้ความสามารถในการทํางานซึ่งถือว่าเป็นการ พัฒนาทรัพยากรบุคคลทางหนึ่ง หรือทําให้เกิดการพัฒนาศักยภาพของคนในองค์การ 

              3. เป็นการเตรียมความพร้อมสําหรับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการเป็นหัวหน้างานในอนาคตซึ่งอาจถือว่าเป็นการประเมินศักยภาพของเขาไปด้วยหรือเป็นการสร้างขวัญกําลังใจให้แก่ทีมงาน เนื่องจากได้ เรียนรู้ใหม่ ๆ เพื่อสร้างโอกาสในการเติบโตในอนาคต 

              4. การเรียนรู้ที่เกิดจากการได้รับมอบหมายให้ทํางานร่วมกับหน่วยงานหรือทีมงานอื่นทําให้เกิดการพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดีในการทํางาน

    1.9.5 ข้อพึงพิจารณาในการมอบหมายงาน

              แม้การมอบหมายงานจะมีประโยชน์แต่ควรคํานึงถึงปัจจัยบางประการที่สําคัญกับความสําเร็จในงานที่มอบหมาย ได้แก่ 

              1. ใครเหมาะสมกับงานที่จะมอบหมายกล่าวคือต้องใส่ใจและคํานึงว่าควรเลือกผู้ที่เหมาะสมมารับผิดชอบงานเพื่อประกันความสําเร็จ และลดความเสี่ยง ซึ่งคําที่คุ้นเคยกันคือ Put the right man to the right job นั่นเอง 

              2. คํานึงถึงหลักการทํางานเป็นทีมงานที่มอบหมายบางงานต้องมีผู้ปฏิบัติร่วมกันหลายคนควรพิจารณาผู้ที่สามารถทํางานร่วมกันได้ 

             3. การติดตามและประเมินผลเป็นสิ่งที่สําคัญเพราะเป็นการลดความเสี่ยงหรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นหากผู้ได้รับมอบหมายมีความสามารถไม่พอ ไม่ตั้งใจหรือไม่มีความรับผิดชอบ 1.9.6 ขั้นตอนของการมอบหมายงาน 

              1. กําหนดงานและวัตถุประสงค์ในการมอบหมายงาน   ต้องพิจารณาให้ดีเรื่องความ เหมาะสมงานบางอย่างเกี่ยวข้องกับความลับขององค์การหรือสิ่งที่เป็นงานเชิงนโยบายที่ต้องอาศัยการ ตัดสินใจและความรับผิดชอบสูงก็คงไม่อาจมอบหมายได้ แต่งานที่เป็นงานประจํา (Routine) ก็คงมอบหมายได้ อีกทั้งเมื่อเลือกงานแล้วต้องกําหนดวัตถุประสงค์ในการมอบหมายให้ชัดว่าต้องการให้ลูกน้องได้พัฒนาตนเอง หรือเพื่อประเมินศักยภาพเพื่อเตรียมความพร้อม

             2. กําหนดขอบเขตหน้าที่และอํานาจตัดสินใจการตัดสินใจ   ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือกระทบภาพลักษณ์ (Image) ขององค์การหรือหน่วยงาน ต้องพิจารณาว่าผู้รับมอบหมายงาน อํานาจตัดสินใจได้หรือไม่ หรืออาจต้องมีการปรึกษาหารือกันก่อนที่จะดําเนินการ 

             3. พิจารณาบุคคลที่เหมาะสม   โดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการมอบหมายงานเป็น หลัก ในการเลือกผู้ที่มามอบหมายงานหากเพื่อให้งานนั้นสําเร็จอย่างมีคุณภาพควรเลือกผู้ที่มีความรู้ความสามารถมีประสบการณ์หากเพื่อพัฒนาลูกน้องต้องพิจารณาผู้ที่ยังไม่มีความสามารถในเรื่องนั้นแต่หากต้องการจะประเมินศักยภาพความพร้อมต้องเลือกผู้ที่มีโอกาสเลื่อนตําแหน่งในอนาคต

             4. ทําความเข้าใจกับผู้รับมอบงาน    สิ่งที่สําคัญยิ่งในการมอบหมายงานคือต้องมีการทําความเข้าใจกับผู้ใต้บังคับบัญชาที่จะมอบหมายงาน กล่าวคือต้องสอบถามความพร้อมบอกวัตถุประสงค์ ของการมอบหมายงาน และแนะนําวิธีการขั้นตอนพร้อมทั้งให้ผู้ที่จะรับมอบหมายได้เสนอแนวทางการ ดําเนินการ แผนงานที่จะทําเพื่อให้เกิดความมั่นใจ และนําไปสู่โอกาสของความสําเร็จ

             5. กระตุ้น จูงใจ ให้กําลังใจและสนับสนุน   เมื่อผู้รับมอบงานได้ดําเนินการตามขั้นตอนที่ ทําความเข้าใจกันแล้วสิ่งที่สําคัญคือต้องมีการกระตุ้น ให้กําลังใจ และสนับสนุน เช่น อุปกรณ์เครื่องมือ ความสะดวก และการชี้แนะหรือให้คําปรึกษาเป็นระยะ ๆ เพื่อสร้างขวัญกําลังใจและความสัมพันธ์อันดี 

             6. ติดตามและประเมินผลงาน     เป็นขั้นตอนสุดท้ายของการมอบหมายงาน ที่ต้องติดตาม ความคืบหน้าระหว่างดําเนินการ ว่าเป็นไปตามแผนหรือแนวทางที่กําหนดหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร เพื่อที่จะแก้ไข ปรับปรุงได้ทันก่อนจะเกิดความเสียหาย เมืองานสําเร็จก็ต้องประเมินว่าดีเพียงใด และควรมี การให้รางวัล เช่น คําชมหรือของรางวัล

    1.9.7 การมอบหมายงานที่ดี

             1. ชี้แจงให้บุคคลหรือทีมงานผู้รับมอบหมายงานทราบเหตุผลในการได้รับมอบหมาย 

             2. สร้างทัศนคติที่ดีในการรับมอบหมายงาน ว่านําไปสู่การพัฒนา ไม่ใช่เป็นการสร้างภาระ 

             3. มีการประเมินความรู้ ความสามารถของผู้รับมอบหมายงาน เพื่อนําไปสู่การใช้ความรู้นั้น ๆ

             4. สร้างความชัดเจนในหน้าที่ ขอบเขต และอํานาจที่ได้รับมอบ เพื่อการทํางานนั้น ๆ 

             5. กําหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ต้องการในผลลัพธ์ของงานอย่างชัดเจน 

             6. พิจารณาและจัดสรรทรัพยากรเพื่อสนับสนุนการทํางานให้บรรลุผล 

             7. กําหนดระยะเวลาแล้วเสร็จของงานให้ชัดเจน รวมทั้งบอกถึงผลดีและผลกระทบจากงาน 

             8. การเตรียมการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการทํางาน 

             9. วิธีการติดตามงานและการให้ข้อมูลป้อนกลับเพื่อพัฒนาคุณภาพ ทั้งนี้ต้องคํานึงถึงการ สมดุลระหว่างการติดตามงานและการเปิดโอกาสให้ผู้รับมอบหมายงานได้ทํางานด้วยตนเองอย่างเต็มศักยภาพ

             การมอบหมายงานที่ดี ต้องมีการวางแผน เตรียมการและดําเนินงานอย่างดี โดยต้องคํานึงไม่ เฉพาะงานที่มอบหมายแต่ต้องคํานึงทั้งความรู้ ความสามารถ และทักษะในการทํางานของผู้รับมอบหมาย งานด้วยรวมทั้งให้อํานาจการดําเนินงาน สนับสนุนทรัพยากรอย่างเต็มที่ และมีการติดตามผลอันจะ นําไปสู่การทํางานที่บรรลุเป้าหมายตามต้องการ คือ “งานได้ผลคนมีการพัฒนา องค์การเติบโตยั่งยืน”

             การมอบหมายงานเป็นสิ่งที่จะช่วยให้ผู้บริหารได้ทั้งงานที่ท่านไม่ต้องทําเองและยังได้คนหรือ ได้ลูกน้องที่เก่งขึ้นอีกด้วย ดังนั้นควรถามตนเองว่า “วันนี้เรามอบหมายงานแล้วหรือยัง”