ความสามารถที่โดดเด่นของ Excel คือ
การนำข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กชีตมาวิเคราะห์และประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์จากการใช้สูตรคำนวณ โดนการนำค่าคงที่ ตัวเลข คัวแปร หรือการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีตที่เก็บค่าต่างๆ แล้วใช้ตัวดำเนินการหรือเครื่องหมายคำนวณ เช่น บวก, ลบ, คูณ หรือหาร และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ เราจึงมาดูวิธรการสร้างสูตรคำนวณพื้นฐาน และการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่ใช้ในสูตรคำนวณในลักษณะต่างๆ ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator) หรือเรียกง่ายๆว่า “เครื่องหมายคำนวณ” เช่น บวก, ลบ, คูณ, หาร และยกกำลัง ซึ่งตัวแปรที่ใช้กับตัวดำเนินการนี้จะต้องเป็นข้อมูลตัวเลขเท่านั้น และผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็นตัวเลขเช่นเดียวกันตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator) ใช้ในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีต โดยใช้เครื่องหมาย , (comma), : (colon) หรือเว้นวรรค (space) ในการอ้างอิงถึงกลุ่มเซลล์บนเวิร์กชีตตัวดำเนินการข้อความ (Text Operation) ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator) ระดับความสำคัญเครื่องหมายคำนวณ (ลำดับการคำนวณ) แถบสูตร (Formula Bar) สูตรคำนวรที่ลงบนเซลล์ไปแล้ว หากต้องการแก้ไข เช่น เปลี่ยนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างอิง หรือแก้ไขเครื่องหมายคำนวณ
เปลี่ยนชื่อฟังก์ชันก็จะทำได้ 2 แบบ ดังนี้ วิธีที่ 2 เลือกเซลล์ที่จะนำมาคำนวณด้วยเมาส์ การคำนวณอัตโนมัตินี้โปรแกรมจะตัดสินใจเลือกกลุ่มเซลล์มาคำนวณจากตำแหน่งเซลล์ผลลัพธ์ที่เลือก เช่น เลือกแสดงผลด้านล่าง ก็จะมองไป หาเซลล์ที่อยู่เหนือตำแหน่งผลลัพธ์แต่ถ้าเลือกเซลล์แสดงผลทางขวาก็จะมองหาเซลล์ตัวเลข ที่อยู่ด้านซ้ายมาคำนวณ ฟังก์ชันพื้นฐานจะเป็นฟังก์ชันที่นิยมนำมาใช้งานบ่อยๆ เช่น - Average (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเฉลี่ย - Count Numbers (นับจำนวนตัวเลข) นับจำนวนเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขเอาไว้ - Min (ค่าที่น้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดของตัวเลขที่เลือก - Max (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดของตัวเลขที่เลือก - More Functions… เลือกฟังก์ชันอื่นๆ หารคุณต้องการดูผลลัพธ์การคำนวณแบบรวดเร็วโดยไม่ต้องสร้างสูตร ก็เลือกตัวเลขแล้วดูผลลัพธ์ที่แสดงผลแถบสถานะด้านล่างได้ ซึ่งจะมีการคำนวณพื้นฐานเช่น Sum หาผลรวม, Average หาค่าเฉลี่ย และ Count นับจำนวนเซลล์ข้อมูลที่เลือก เพิ่มฟังก์ชันการแสดงค่าบนแถบสถานะ คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการคำนวณค่าพื้นฐาน อื่นๆ ให้แสดงค่าที่แถบสถานะได้ เช่น ฟังก์ชัน Minimun แสดงค่าต่ำสุด และ Maximum แสดงค่าสูงสุด หือจะคลิกปิดฟังก์ชันที่ไม่ต้องการแสดงค่าได้ - Financial (การเงิน) ฟังก์ชันทางด้านการเงิน ใช้คำนวณหาค่าทางการเงินต่างๆ เช่น มูลค่าเงินในอนาคต, อัตราดอกเบี้ย, ค่าเสื่อมราคา, จำนวนเงินชำระต่องวด หรือจำนวนงวดสำหรับการลงทุนเป็นต้น คุณสมบัติเด่นทางด้านการคำนวณของ Excel คือ จากการที่เราอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขมาใช้ในสูตรหากว่าสูตรคำนวณลักษณะนี้ต้องนำไปใช้กับเซลล์อื่นๆ ที่คำนวณแบบเดียวกัน เราจะสร้างแค่สูตรแรกที่เหลือใช้วิธีก็อปปี้สูตรแทนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างถึงก็จะเปลี่ยนตามทิศทางการก็อปปี้สูตรไปวาง ผลการคำนวณก็จะเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ ก็อปปี้สูตรคำนวณแบบต่อเนื่อง การก็อปปี้สูตรแบบต่อเนื่องจะทำได้ง่าย ด้วยการใส่สูตรแรกเสร็จแล้ว ให้คลิกเลือกเซลล์ที่มีสูตร แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่เครื่องหมาย + ที่เป็นจุดจับเติมในมุมล่างขวาของเซลล์ แล้วคลิกลากไปตามทิศทางที่จะก็อปปี้สูตรไป เช่น คลิกลากลงจะหมายถึงก็อปปี้สูตรไปใช้เซลล์ด้านล่าง เป็นต้น ก็อปปี้สูตรด้วยคำสั่ง Copy & Paste การก็อปปี้สูตรแบบนี้จะทำได้เหมือนการก็อปปี้ข้อมูลทั่วไป แต่สูตรจะเปลี่ยนไปตามตำแหน่งเซลล์ที่วางโดยอัตโนมัติก๊อปปี้สูตรข้ามเวิร์กชีต ฟังก์ชัน จะหมายถึง สูตรพิเศษที่ได้เขียนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ใช้นำไปใช้ได้โดยสะดวกผู้เรียนสามารถใช้ฟังก์ชันได้โดยการใส่ฟังก์ชันเหล่านั้นไปในสูตรบนแผ่นงานของผู้เรียน ลำดับตัวอักษรที่ใช้ในฟังก์ชัน เรียกว่า รูปแบบ ฟังก์ชันทั้งหมดมีรูปแบบพื้นฐานเดียวกัน ถ้าผู้เรียนไม่ได้ทำตามรูปแบบนี้โปรแกรม Microsoft Excel จะแสดงข้อความกำหนดข้อผิดพลาดในสูตร ถ้าเป็นฟังก์ชันนั้น เหมือนกับสูตรอื่นๆ ในโปรแกรม Microsoft Excel จะมีฟังก์ชันให้ผู้เรียนเลือกมากมาย ซึ่งผู้เรียนสามารถเลือกได้จากเครื่องมือ บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการเลือกฟังก์ชันดังรูป ประเภทของฟังก์ชัน
=AVERAGE(C1,C2,C3) =MAX(B7,C7,D7,E7) =COUNT(D12,D13,D14) การกำหนดกลุ่มเซลล์ในการคำนวณให้ใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) ระหว่างเซลล์อ้างอิงในฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น =SUM(A1,A2,A3) จะเท่ากับ =A1+A2+A3 =SUM(A1:A3) =AVERAGE(C1:C3) =MAX(B7:E7) =COUNT(D12:D14) การกำหนดกลุ่มเซลล์ในการคำนวณให้ใช้เครื่องหมายจุดคู่ (:) ระหว่างเซลล์อ้างอิงต้นและปลายฟังก์ชัน แล้วเอ็กเซลจะคำนวณโดยใช้เซลล์อ้างอิงทุกเซลล์ระหว่างเซลล์อ้างอิงทุกเซลล์อ้างอิงปลาย ตัวอย่างเช่น =SUM(A1:A3) จะเท่ากับ =A1+A2+A3
การใส่ฟังก์ชัน การใส่ฟังก์ชันในการคำนวณนั้นสะดวกและรวดเร็วกว่าการนั่งป้อนสูตรเอง อีกทั้งฟังก์ชันก็ใช้ง่ายมาก เพราะจะมีคำแนะนำพร้อมกับขั้นตอนที่อำนวยความสะดวกในการใส่ข้อมูลในสูตรเมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ แสดงขึ้นมาดังรูป เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม Microsoft Excel จะแสดงไดอะล็อคบ็อกซ์ขึ้นมาทันที ถ้า ไดอะล็อคบ็อกซ์นี้บังข้อมูลที่ผู้เรียนต้องการดูอยู่ ก็สามารถทำการเลื่อนไดอะล็อคบ็อกซ์นี้ไปวาง ยังตำแหน่งใหม่ได้เมื่อผู้เรียนใส่ฟังก์ชันเข้าไปแล้ว ผู้เรียนจะต้องกำหนดตัวเลขหรือเซลล์อ้างอิงเพื่อใช้ในการคำนวณของฟังก์ชันด้วยในบางครั้งที่ผลลัพธ์ของสูตรไม่ได้ตรงไปตรงมา แต่ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข ดังนั้นจึงต้องนำฟังก์ชัน IF เข้ามาช่วย ฟังก์ชัน IF ใช้สำหรับการกำหนดเงื่อนไขว่า ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขจะให้ทำอย่างไร และถ้าไม่เป็นไปตามเงื่อนไขจะให้ทำอย่างไร** ฟังก์ชัน IF มีโครงสร้างดังนี้ ตัวอย่าง การใช้ฟังก์ชัน IF สำหรับการใช้ฟังก์ชั่นสำหรับการตัดเกรด คือ ** H4 คือ ช่องเซลล์ที่จะคิดเป็นเกรด โดยปกติการคิดเกรดนี้จะมาจากช่องคะแนนรวมของนักเรียนแต่ละคน **โดยให้พิมพ์ฟังก์ชั่นทั้งหมดนี้ในเซลล์ที่ต้องการให้แสดงเกรด จากนั้นกดปุ่ม Enter โปรแกรมก็จะแสดงเกรดที่กำหนดในช่องเซลล์ที่ต้องการ ในการคำนวณหากมีข้อผิดพลาดโปรแกรมจะแสดงสัญลักษณ์ออกมาให้ผู้เรียนทราบโดยจะแสดง ณ ตำแหน่งเซลล์ที่ใช้ในการคำนวณ ดังตัวอย่างของผิดพลาดที่พบบ่อย ๆ มีดังนี้ ความหมาย คอลัมน์นั้นแคบเกินที่จะแสดงผลลัพธ์ได้ทั้งหมด ความหมาย ตัวหารที่ใช้ในสูตรมีค่าเป็น 0 หรือ การอ้างอิงเซลล์เปล่าเป็นตัวหาร ความหมาย ในสูตรมีชื่อฟังก์ชันหรือเซลล์อ้างอิงที่โปรแกรมไม่รู้จัก จากตัวอย่างนี้ มีข้อผิดพลาดคือชื่อของฟังก์ชัน SUM พิมพ์ผิดเป็น SUMM หากเราแก้ไขก็จะ สามารถใช้สูตรนี้ได้ตามปกติ ความหมาย ในสูตรมีการใส่ข้อมูลในเซลล์อ้างอิงที่ไม่สามารถคำนวณได้
เช่น ข้อความ เป็นต้น
|