ในหัวข้อนี้จะแนะนำให้รู้จักส่วนประกอบโปรแกรม Microsoft Word 2013 และทราบถึง บริเวณที่อยู่และหน้าที่ของเมนูหลักของโปรแกรม Microsoft Word 2013
รู้จักส่วนประกอบหลักของโปรแกรม Microsoft word 2013
ในหัวข้อนี้จะกล่าวแถบเครื่องมือต่าง ๆ ของโปรแกรม Microsoft word 2013 ซึ่งแบ่งออกเป็น 9 เมนูหลักที่เราใช้งานกันอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งทั้งหมดอยู่ในบริเวณแถบเครื่องมือด่วน โดยแต่ละเมนูหลักจะแบ่งตามประเภทต่างๆของกลุ่มเครื่องมือ หลังจากนักเรียนดูวีดีโอ และอ่านบทความจบแล้วอย่าลืมเข้าไปทำกิจกรรมตาม link ด้านล่างนะครับ
แถบเครื่องมือโปรแกรม Microsoft word 2013
แถบเครื่องมือ หรือแถบริบบอน (Ribbon) เป็นแถบบรรจุคำสั่งและไอคอนเครื่องมือต่าง ๆ เช่น คำสั่ง Home, Insert เป็นต้น ซึ่งจะมีลักษณะคล้ายคลึงกับ Microsoft Office Word
2007 – 2010
การใช้งานคำสั่งบนริบบอนให้คลิกที่แท็บคำสั่ง เช่น Home ก็จะปรากฏไอคอนเครื่องมือย่อยในกลุ่มคำสั่งดังกล่าว ดังนั้นผู้ใช้ต้องเรียนรู้และจดจำให้ได้ว่าคำสั่งที่ต้องการใช้งานอยู่ในหมวดคำสั่ง หรือเครื่องมือใดบนริบบอน คำสั่งและเครื่องมือในริบบอนประกอบด้วยเมนู ดังนี้
1. หน้าแรก (HOME) คำสั่งแรกใช้สำหรับจัดการกับข้อความ ตัวอักษร ย่อหน้า และสไตล์
2. แทรก (INSERT) คำสั่งสำหรับแทรกส่วนเพิ่มเติมลงไปในหน้าเอกสาร เช่น แทรกตาราง
แทรกรูปภาพ แทรกแผนภูมิ เป็นต้น
3. ออกแบบ (DESIGN) คำสั่งสำหรับออกแบบเอกสารสำเร็จรูป
4. เค้าโครงหน้ากระดาษ (PAGE LAYOUT) คำสั่งสำหรับออกแบบหรือตกแต่งหน้ากระดาษ เช่น การกำหนดขนาดกระดาษ การจัดย่อหน้า
5. การอ้างอิง (REFERENCES) คำสั่งสำหรับการจัดเชิงอรรถอ้างอิง เช่น การทำสารบัญ การใส่บันทึกช่วยจำ และการสร้างบรรณานุกรม
6. การส่งจดหมาย (MAILINGS) คำสั่งสำหรับสร้างและจัดการกับป้ายผนึกจดหมาย และจดหมายเวียน
7. รีวิว (REVIES) คำสั่งสำหรับทบทวน ตรวจทาน และปรับปรุงเอกสาร
8. มุมมอง (VIEW) คำสั่งสำหรับมุมมองเอกสาร
9. รูปแบบ (FORMAT) คำสั่งนี้จะปรากฏก็ต่อเมื่อเราเลือกระทำการกับวัตถุนั้น แล้วจะปรากฏเครื่องมือที่ช่วยในการตกแต่งวัตถุนั้น ๆ เช่น การตกแต่งรูปภาพ หรือตาราง แท็บรูปแบบนี้
จะปรากฏก็ต่อเมื่อคลิกเลือกหรือใช้งานวัตถุนั้นอยู่ จะไม่ปรากฏเมื่อไม่เลือกใช้งาน
ที่บริเวณแถบเครื่องมือด่วนนั้นประกอบด้วย 9 เมนูหลัก ซึ่งในแต่ละเมนูหลักประกอบไปด้วยกลุ่มคำสั่งต่าง ๆ ที่เป็นส่วนสำคัญในการจัดการกับเอกสารของเรา เช่น คำสั่งในการนำเข้ารูปภาพ คำสั่งในการจัดการรูปแบบตัวอักษร เป็นต้น การเรียนรู้ในหัวข้อนี้ทำให้เราทราบถึงบริเวณที่อยู่ของคำสั่งต่าง ๆ เพื่อให้เราสามารถเรียกใช้งานได้สะดวกขึ้น
แถบเมนูและชุดเมนูคำสั่ง ( Toolbars and Menu )
แถบเครื่องมือ ( Toolbars )
แถบเครื่องมือ คือ กลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดการรูปแบบเอกสาร ซึ่งเป็นชุดคำสั่งเดียวกันกับชุดเมนูคำสั่ง เพียงแต่สัญญลักษณ์ไอคอน ( Icon ) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถจดจำและง่ายต่อการใช้งาน แถบเครื่องมือในโปรแกรม MS Office Word 2010 มีมากมาย แต่ที่ใช้หลัก ๆ จะอยู่ในกลุ่มเครื่องมือ คือ
1.แถบ Ribbon ซึ่งจะรวมเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้งานมาไว้ต้วยกัน
แถบ Ribbon เป็นส่วนที่รวมแถบเมนูต่าง ๆ ซึ่งในแท็บจะรวมชุดคำสั่ง ( Menu ) ที่ใช้การจัดการกับเอกสารมารวมไว้ด้วยกัน เป็นการรวมความสามารถในการทำงานทั้งหมด โดยใช้แท็บเป็นตัวแยกหมวดหมู่ในการทำงาน
เมื่อผู้ใช้ต้องการใช้งานในลักษณะใดก็เลือกแท็บเมนูนั้น เช่น แฟ้ม ( File ) หน้าแรก ( Home ) แทรก
( Insert ) เค้าโครงหน้ากระดาษ ( Page Layout ) การอ้างอิง ( Reference ) การส่งจดหมาย ( Mailings )
ตรวจทาน ( Review ) มุมมอง ( View )
ชุดเมนูคำสั่ง คือ กลุ่มที่ใช้ในการจัดการรูปแบบเอกสารทั้งหมดในโปรแกรม MS Office Word 2010 ซึ่งมีทั้งหมด 8 เมนูด้วยกัน ดังนี้
1. เมนูแฟ้ม ( File ) เป็นส่วนที่ทำหน้าที่คล้ายกับปุ่ม Office ใน Microsoft Office 2007 คือ จัดเก็บคำสั่งที่ใช้
ในการทำงานเอกสาร เช่น New Open Save และ Print เป็นต้น
2. เมนูหน้าแรก ( Home ) เป็นชุดคำสั่งสำหรับจัดการเอกสารทั่วๆไป เช่น การใช้งานคลิปบอร์ด (Clipboard )
การจัดรูปแบบตัวอักษร ( Font ) การจัดหน้ากระดาษ ( Paragraph ) การกำหนดลักษณะ ( Styles ) การแก้ไข ( Editing )
3. เมนูแทรก ( Insert ) เป็นชุดเมนูคำสั่งที่เราใช้ในการแทรกสิ่งต่าง ๆ ลงในเอกสาร เช่น การแทรกหน้า
( Pages ) การแทรกตาราง ( Table ) การแทรกการเชื่องโยง ( Links ) การแทรกหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ( Header & Footer )
การแทรกข้อความ ( Text ) การแทรกสัญญลักษณ์ (Symbol )
4. เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ( Page Layout ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการปรับแต่งรูปแบบหน้ากระดาษเช่น การปรับแต่งรูปแบบ (Themes) การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup ) การปรับเปลี่ยนพื้นหลังของหน้า ( Background ) การย่อหน้า ( Paragraph ) การจัดเรียง ( Arrange )
5. เมนูการอ้างอิง ( References ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการเพิ่มข้อมูลอ้างอิง เช่น การเพิ่มสารบัญ ( Table of Contents ) การเพิ่มข้อมูลเชิงอรรถ ( Footnotes ) การเพิ่มข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม ( Citations & Bibliography )การเพิ่มคำอธิบาย (Captions )
6. เมนูการส่งจดหมาย( Mailings ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับจัดการและสร้างรูปแบบต่าง ๆ ของจดหมาย เช่น การสร้างจดหมาย ( Create )
การเริ่มจดหมายเวียน ( Start Mail Merge ) การเขียนและแทรกเขตข้อมูล ( Write & Insert Fields ) การแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ( Preview Pesults ) การดำเนินการเพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน ( Finish )
7. เมนูตรวจทาน ( Review ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการตรวจสอบ เพิ่มข้อคิดเห็นและเปลี่ยนแปลง
แก้ไขเอกสาร เช่น การพิสูจน์ตัวอักษร ( Proofing ) การสร้างข้อคิดเห็น ( Comment ) การติดตาม ( Tracking ) การเปลี่ยนแปลง ( Changes ) การเปรียบเทียบ ( Compare ) การป้องกัน ( Protect )