ตัวอย่างการเขียนอีเมลธุรกิจ ภาษาไทย

ในการทำงานไม่ว่าจะองค์กรใหญ่ ขนาดกลาง หรือเล็กแทบทุกคนที่จะต้องติดต่องานผ่านทางอีเมล เพราะข้อดีของอีเมลคือสามารถเก็บทุกการสนทนาและหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้นั่นเอง โดยจะมาบอกวิธีและตัวอย่างการเขียนอีเมลสำหรับการติดต่อลูกค้าในครั้งแรก โดยการสื่อสารด้วยอีเมลเพื่อส่งข้อความหรือเนื้อหาให้กับลูกค้า จะต้องใช้เทคนิคและวิธีการการเขียนอย่างไรก็เพื่อสร้างความเชื่อถือและส่งเสริมภาพลักษณ์ทีดีให้แก่บริษัท

ในบทความนี้จึงขอแชร์เทคนิคการเขียนอีเมลสำหรับลูกค้าใหม่และส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพในการสื่อสารที่ดีขึ้น นอกจากนี้ยังได้ความน่าเชื่อถือจากลูกค้าเพิ่มขึ้นอีกด้วย เพิ่มโอกาสการตอบรับจนมีความคืบหน้าของงานเกิดขึ้น

ต้องทำความเข้าใจก่อนว่าการเขียนนั้นมีอยู่  3 ระดับด้วยกัน คือเป็นทางการ ไม่ทางการและกึ่งทางการ โดยการเขียนเป็นได้ทั้ง 3 ระดับ ขึ้นอยู่กับว่าเราจะเขียนถึงใคร หากประยุกต์เข้ากับการส่งอีเมลติดต่อลูกค้าเราอาจจะนำมาปรับเป็นอีเมลโดยทั่วไปและอีเมลที่เฉพาะเจาะจงไปเลย มาดูวิธีการเขียนอีเมลให้ดึงดูดใจลูกค้าและไม่มีข้อความที่อัดนั้นตัวหนังสือนั้นแนะนำเนื้อหาไม่ควรมีความยาวเกิน 5 บรรทัด ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

หากต้องการติดต่อกับลูกค้าเป้าหมายใหม่ ควรเป็นอีเมลที่ตั้งใจเขียนถึงโดยเฉพาะจะทำให้เขาไม่รู้สึกว่านี่คืออีเมล copy paste ทั่วไป จะให้ความประทับใจมากกว่าการเขียนอีเมลโดยทั่วไปแบบไม่เจาะจง โดยมีขั้นตอนการเขียนอีเมลดังนี้

• การแนะนำตัวคุณ : เพื่อทำให้ลูกค้าทราบว่าคุณเป็นใคร
• การแนะนำบริษัท : เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณทำเกี่ยวกับอะไรอะไร เกี่ยวกับพวกเขาหรือไม่
• การวิจัยเกี่ยวกับบริษัทของลูกค้า : กล่าวถึงที่มา พูดชื่นชมถึงสินค้าหรือผลงานของเขาตามความเป็นจริง เพื่อให้เขาทราบว่าเราสนใจจริงๆ
• ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้ : เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาจะได้อะไรจากคุณ *สำคัญมาก
• เสนอความพิเศษของบริษัท : โดยพูดถึงปัญหา ผลกระทบที่เขาได้รับ พร้อมกับวิธีการแก้ไขจากเรา
• ความสำเร็จของบริษัทที่ทำได้ : เพื่อทำให้ลูกค้ามีความเชื่อถือคุณมากขึ้น
• ทิ้งช่องทางการติดต่อกลับที่สะดวก : อีเมล , เบอร์โทร , Line ID เป็นต้น

จะยกตัวอย่างอีเมลของการติดต่อครั้งแรก ทั้ง 3 ตัวอย่างดังนี้

อีเมลทั่วไป

1. Dear Marketing Department

สวัสดีค่ะ เราเข้าไปดูในเวปไซต์ของคุณ เห็นสินค้าของคุณน่าสนใจและ ตอนนี้บริษัทของเราได้ทำขายออนไลน์บนเวปไซต์ amazon.com ในประเทศอเมริกาและโลจิสติกส์ไปอเมริกา

ขอแนะนำตัวนะคะ ชื่อแอนนี่ค่ะ ทำงานบริษัท XYZ ในตำแหน่งการขาย

หากสนใจขยายธุรกิจขายออนไลน์บนอเมซอนหรือส่งออกไปอเมริกา ติดต่อได้ที่ 052-111222 หรือ line ID : XYZcompany

สามารถเข้าไปดูเวปไซต์ของเราได้ที่  //www.xyzcompany.co m

Best Regards, 
Anny.

อีเมลเฉพาะเจาะจงถึงลูกค้า

2. เรียน ฝ่ายการตลาด Thai Sauce

เราเข้าไปดูเวปไซต์ www.thaisauce.com เห็นสินค้าผลิตภัณฑ์แบรนด์ Thai Sauce ซอสปรุงรสของคุณน่าสนใจ มีหลากหลายรสชาติ แพ็คเกจสินค้าสวยงามทันสมัย หากต้องการเพิ่มรายได้ขยายตลาดเราสามารถช่วยขายสินค้าของคุณออนไลน์ที่ amazon ตลาดออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลกได้  

ติดต่อจากบริษัท XYZ ตอนนี้บริษัทของเราได้ทำขายออนไลน์บนเวปไซต์ amazon.com และ โลจิสติกส์ส่งออกไปอเมริกา เรามีลูกค้าที่ขายสินค้าบนอเมซอนกับเราแล้วประสบความสำเร็จมากกว่า 95%

ขอแนะนำตัวนะคะ ชื่อแอนนี่ ทำงานบริษัท XYZ ในตำแหน่งการขาย

สนใจขายออนไลน์ที่ตลาดไปอเมริกาติดต่อที่อีเมลนี้หรือโทร  052-111222

สามารถเข้าไปทำความรู้จักเราได้ที่  //www.xyzcompany.co m

Best Regards, 
Anny.

3. เรียน คุณเอ

เราเข้าไปดูเวปไซต์ของคุณเห็นสินค้าผลิตภัณฑ์มังคุดเคลือบช็อกโกแลตของคุณน่าสนใจ มีรสชาติที่ผสมผสานระหว่างผลไม้ไทยที่มีรสชาติเปรี้ยวนำไปอบแห้งและชุปช็อกโกแลตทำให้ดูแปลกใหม่และเข้ากับรสชาติขนมหวานในต่างประเทศ แต่สินค้าของคุณไม่มีการขายออนไลน์ในต่างประเทศอย่างอเมริกา มังคุดผลไม้จากประเทศไทยนั้นเป็นที่รู้จักและชื่นชอบของคนต่างชาติ เราช่วยสินค้าของคุณออนไลน์ที่ amazon ตลาดออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลกได้  

ขอแนะนำตัวนะคะ ชื่อแอนนี่

ติดต่อจากบริษัท XYZ ตอนนี้บริษัทของเราได้ทำขายออนไลน์บนเวปไซต์ amazon.com มาเป็นเวลามากกว่า 3 ปีแล้วและเรามีลูกค้าที่ขายสินค้าบนอเมซอนกับเราแล้วประสบความสำเร็จมากกว่า 95%

สนใจส่งออกหรือขยายตลาดไปอเมริกาติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมที่อีเมลนี้หรือโทร  052-111222 หรือ line ID : XYZcompany

สามารถเข้าไปทำความรู้จักหรือดูเวปไซต์ของเราได้ที่  //www.xyzcompany.co m และเราจะขอติดต่อกลับอีกภายใน 1 อาทิตย์หลังจากส่งอีเมลนี้

Best Regards, 
Anny.

สรุปสิ่งที่อยู่ในเนื้อหาอีเมลที่ส่งให้ลูกค้านั้นคือ
– ต้องสั้น กระชับ ได้ใจความ
– ให้ลูกค้ารับรู้ถึงประโยชน์ที่เค้าจะได้รับ ไม่ใช่เป็นเพียงแค่ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการของเราอย่างเดียว
– ให้ลูกค้ารู้สึกว่าสามารถใช้เวลาในการอ่านอีเมลของเราไม่นานจนเกินไป
– มีการทิ้งท้ายว่าหากสนใจให้ติดต่อกลับหรือเราติดต่อไปอีกครั้ง

หากต้องการส่งข้อมูลโดยทั่วไปก็สามารถใช้อีเมลทั่วไปได้แต่หากจะติดต่อกับลูกค้าให้ประสบความสำเร็จตรงจุดเป้าหมายมากขึ้นให้ใช้อีเมลแบบเฉพาะเจาะจง และอย่าลืมว่าการเขียนอีเมลก็ยังต้องอาศัยความเป็นมืออาชีพสูง ทั้งการใช้ภาษาให้ทุกต้อง การใช้ภาษาเขียนไม่ใช่ภาษาพูดในการเขียน การสะกดให้ถูกต้องเพราะในสายตาของลูกค้านั้นพวกเขาสามารถประเมินความเป็นมืออาชีพในตัวคุณได้ทันที ลองใช้คำแนะนำในบทความนี้ไปติดต่อลูกค้าคนสำคัญของคุณ 🙂