1 แผนบริหารการสอนประจาบทที่ 1 เนือ้ หาประจาบท บทท่ี 1 ระบบสารสนเทศและระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 1.1 ความรู้เกี่ยวกบั ระบบสารสนเทศ 1.2 ประเภทของระบบสารสนเทศ 1.3 ความรู้เกี่ยวกบั ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 1.4 วตั ถุประสงคแ์ ละหนา้ ที่หลกั ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 1.5 สรุป วตั ถุประสงค์เชิงพฤตกิ รรม เม่ือศึกษาบทที่ 1 แลว้ นกั ศึกษาสามารถ 1. มีความรู้ความเขา้ ใจในระบบสารสนเทศและระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 2. อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีได้ 3. บอกองคป์ ระกอบพ้ืนฐานของระบบสารสนเทศได้ 4. อธิบายประโยชน์ของระบบสารสนเทศได้ 5. อธิบายประเภทของระบบสารสนเทศแต่ละประเภทได้ 6. อธิบายววิ ฒั นาการของระบบสารสนเทศทางการบญั ชีได้ 7. บอกหนา้ ที่หลกั ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชีได้ วธิ ีสอนและกจิ กรรม ผสู้ อนบรรยาย อธิบายสรุป โดยการใชเ้ อกสารประกอบการสอน บทที่ 1 ระบบ สารสนเทศและระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ตอบคาถามทา้ ยบทเรียน
2 ส่ือการเรียนการสอน 1. Power Point เรื่อง ระบบสารสนเทศและระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 2. เอกสารประกอบการสอน บทท่ี 1 ระบบสารสนเทศและระบบสารสนเทศ ทางการบญั ชี 3. แบบฝึกหดั ทา้ ยบท การวดั ผลและการประเมนิ ผล 1. ประเมินจากการตอบคาถามระหวา่ งเรียน 2. ประเมินจากการสงั เกตพฤติกรรมระหวา่ งเรียนของผเู้ รียน 3. ประเมินจากการตรวจแบบฝึกหดั ทา้ ยบทเรียน
3 หน่วยที่ 1 ระบบสารสนเทศและระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ปัจจุบนั เทคโนโลยีสารสนเทศได้เขา้ มามีบทบาทต่อชีวิตประจาวนั ของมนุษยม์ ากข้ึน การดาเนินงานและบริหารงานขององค์กรต่าง ๆ ในหน่วยงานของรัฐบาลและเอกชน ไดพ้ ฒั นา ระบบสารสนเทศเพอื่ ใชใ้ นองคก์ ร โดยการเก็บรวบรวมขอ้ มูล ประมวลผลและวเิ คราะห์ขอ้ มูลแลว้ นาผลลพั ธ์มาช่วยในการวางแผนและตดั สินใจ การจดั ทาระบบฐานขอ้ มูลขนาดใหญ่ ระบบ สารสนเทศจึงมีความสาคญั และจาเป็ นอยา่ งย่งิ ในการดาเนินงาน เป็ นการเพ่ิมโอกาสในการแข่งขนั และการขยายตวั ขององคก์ รต่าง ๆ ท้งั ในองคก์ รดา้ นการศึกษา ดา้ นธุรกิจ ดา้ นอุตสาหกรรม ดา้ น การแพทย์ ดา้ นวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เช่นในมหาวิทยาลยั เริ่มต้งั แต่นกั ศึกษารายงานตวั เขา้ เป็ นนกั ศึกษา มหาวิทยาลยั จะใชร้ ะบบสารสนเทศเก็บบนั ทึกขอ้ มูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวกบั คณาจารย์ บุคลากร ไดแ้ ก่ ขอ้ มูลการเงิน วสั ดุครุภณั ฑ์ อาคารสถานท่ี ขอ้ มูลของนกั ศึกษา ซ่ึงเก่ียวขอ้ งกบั ระบบการลงทะเบียนเรียน ระบบการรายงานผลการเรียน ระบบการชาระเงินค่าลงทะเบียน จะเห็นไดว้ า่ ขอ้ มูลต่าง ๆ ภายในมหาวทิ ยาลยั มีมากมาย และยงั ตอ้ งสื่อสารเช่ือมโยงกบั หน่วยงาน ภายนอก ในระดบั กรม และกระทรวงที่กากบั ดูแลมหาวทิ ยาลยั อีกดว้ ย เหตุน้ีเองที่ทุกวชิ าชีพรวมถึง นกั บญั ชีจะตอ้ งใหค้ วามสาคญั กบั ระบบสารสนเทศมากข้ึน 1.1 ความรู้เกยี่ วกบั ระบบสารสนเทศ 1.1.1 ข้อมูลและสารสนเทศ นกั วชิ าการหลายทา่ นไดใ้ หค้ านิยามของขอ้ มูล (Data) ไวด้ งั น้ี ขอ้ มูล เป็ นรูปแบบของข้อเท็จจริงท่ีมีการรวบรวมไว้ บางคร้ังเรียกว่า ข้อมูลดิบ (Raw Data) ซ่ึงอาจเป็ นขอ้ มูลท่ีอยู่ในรูปแบบตวั อกั ษรแต่เพียงอย่างเดียว หรือขอ้ มูลประเภท มลั ติมีเดียท่ีมีท้งั ภาพและเสียงประกอบ โดยมากมกั เป็ นส่วนนาเขา้ (Input Unit) เพ่ือป้ อนเขา้ สู่ ระบบการทางานของคอมพวิ เตอร์ (วศิน เพิ่มทรัพย,์ 2548:12) ขอ้ มูล หมายถึง ขอ้ เท็จจริง เหตุการณ์ต่าง ๆ ในชีวิตประจาวนั ในรูปของขอ้ ความ ที่อธิบายถึงส่ิงใดสิ่งหน่ึง ซ่ึงอาจเป็ นตวั อกั ษร ตวั เลข สัญลกั ษณ์ รูปแบบ หรือเสียงก็ได้ ขอ้ มูล ทาให้ทราบถึงความเป็ นไปของเหตุการณ์หรือปรากฏการณ์ที่เกิดข้ึน และยงั คงสภาพเป็ นขอ้ มูล
4 อยู่อย่างน้ัน ไม่ว่าจะนาไปใช้ประโยชน์อย่างใดอย่างหน่ึงหรือไม่ก็ตาม (พรรณี สวนเพลง, 2552:120) ขอ้ มูล หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ท่ีเก็บรวบรวมไว้ เป็ นเพียงส่ิงท่ีบอกเหตุการณ์ ต่าง ๆ ท่ีไดเ้ กิดข้ึนแต่ไม่มีความหมายหรือมีประโยชน์ในการตดั สินใจ เช่น ขายหนงั สือได้ 120 บาท ปากการาคาดา้ มละ 40 บาท เป็ นตน้ ขอ้ มูลดงั กล่าวเป็ นเพียงขอ้ มูลดิบท่ียงั ไม่ได้นาไป วิเคราะห์หรือประมวลผลเพ่ือให้เกิดประโยชน์แก่ผูใ้ ช้ อาจไดม้ าจากแหล่งขอ้ มูลท้งั ภายในและ ภายนอกกิจการ (อุทยั วรรณ จรุงวภิ ู, 2544 : 5) นอกจากน้ี นิตยา วงศภ์ ินนั ทว์ ฒั นา (2555:3) ไดก้ ล่าววา่ ขอ้ มูล (Data) คือ สิ่งท่ีเป็ น จริง หรือส่ิงท่ีสังเกตเห็น เช่น ดินสอท้งั หมด 15 แท่ง เป็ นตน้ เป็ นสิ่งที่คน้ หา โอนยา้ ย จดั เก็บ และกาหนดโครงสร้างไดง้ ่าย เป็นตน้ ดังน้ันข้อมูลจึงหมายถึงข้อเท็จจริ งต่าง ๆ ที่เก็บรวบรวมไว้จากแหล่งข้อมูล ท้งั ภายในและภายนอกกิจการ ยงั ไม่ไดน้ าไปวเิ คราะห์หรือประมวลผลเพอ่ื ใหเ้ กิดประโยชนแ์ ก่ผใู้ ช้ สาหรับคาวา่ สารสนเทศ (Information) มีความหมายต่างจากขอ้ มูลตามที่นกั วิชาการ หลายท่านไดใ้ หค้ านิยามไวด้ งั น้ี สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผล เช่น จดั กลุ่ม เป็ นต้น ตามหน่วย วิเคราะห์ (Unit of Analysis) เช่น วนั ท่ีหรือลูกคา้ เป็ นตน้ ที่คนส่วนใหญ่มีความเห็นในทานอง เดียวกนั (นิตยา วงศภ์ ินนั ทว์ ฒั นา, 2555:3) สารสนเทศ คือ ขอ้ มูลที่ผา่ นการประมวลผลและถูกจดั ให้อยู่ในรูปท่ีมีความหมาย และมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจหรือนาไปใช้งาน เช่น นาข้อมูลยอดขายสินค้าของกิจการ ไปวิเคราะห์เพิ่มเติมวา่ ขายไดเ้ พิ่มข้ึนหรือลดลงจากปี ท่ีผา่ นมาในอตั ราร้อยละเท่าใด เพื่อนาไปใช้ ในการดูแนวโน้มของธุรกิจ วิเคราะห์ผลการขาย แลว้ นาไปใช้ในการตดั สินใจของฝ่ ายบริหาร ตอ่ ไป (อุทยั วรรณ จรุงวภิ ู, 2544 : 5) สารสนเทศ คือ ขอ้ มูลที่ถูกจดั โครงสร้างให้อยใู่ นรูปแบบที่มีความหมายและมีมูลค่า ต่อผูร้ ับ โดยมีการนาข้อมูลผ่านกระบวนการประมวลผล และจดั ให้อยู่ในรูปแบบท่ีตรงกับ ความตอ้ งการของผูใ้ ช้งาน อีกท้งั สามารถนาไปใช้ประโยชน์สาหรับการตดั สินใจได้ (รุจิจนั ทร์ พิริยะสงวนพงศ,์ 2549 : 9) สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมโดยผ่านการประมวลผล หรือดาเนินการ โดยการเปล่ียนแปลง วิเคราะห์ จดั ระเบียบ และปรับเปลี่ยนให้เกิดประโยชน์ด้านใดดา้ นหน่ึง โดยอยใู่ นรูปแบบและเน้ือหาสาระที่มีความหมายเฉพาะเจาะจง มีคุณค่าต่อการตดั สินใจของผูใ้ ช้ (พรรณี สวนเพลง, 2552:121)
5 ดงั น้นั สารสนเทศ จึงหมายถึง ขอ้ มูลที่ถูกเก็บรวบรวมโดยผา่ นการประมวลผลและ จดั ให้อยู่ในรูปแบบที่ตรงกบั ความตอ้ งการของผูใ้ ช้งาน มีประโยชน์สาหรับการตดั สินใจหรือ นาไปใชง้ าน สารสนเทศไดม้ าจากกระบวนการของขอ้ มูล โดยสามารถแสดงถึงความสัมพนั ธ์ของ ขอ้ มลู และสารสนเทศไดต้ ามภาพที่ 1.1 ข้อมูล (Input) ข้นั ตอนการประมวลผล (Processing) สารสนเทศ (Output) (ภายในระบบสารสนเทศ) ภาพที่ 1.1 สารสนเทศท่ีไดม้ าจากขอ้ มลู ทม่ี า : นพฤทธ์ิ คงรุ่งโชค, 2549:73 1.1.2 ความหมายของระบบสารสนเทศ นกั วชิ าการหลายท่านไดใ้ หค้ วามหมายของระบบสารสนเทศไวด้ งั น้ี ระบบสารสนเทศ (Information Systems) หมายถึง ระบบท่ีจดั เก็บ (Input) และ ประมวลผล (Processing) ขอ้ มูล เพ่ือให้ไดม้ าซ่ึงสารสนเทศ รวมถึงช่วยในการเผยแพร่ (Output) (ศศลกั ษณ์ ทองขาวและคณะ, 2556:4) ระบบสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการในการเก็บรวบรวมขอ้ มูล ประมวลผล ขอ้ มูล และสรุปผล เพื่อให้กลายเป็ นสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผูใ้ ช้งาน ซ่ึงอาจประมวลผล ดว้ ยมือ (Manual System) หรือระบบคอมพิวเตอร์ (Computerized System) (พิเชษฐ์ สิทธิโชค สกุลชยั , 2555:6) ระบบสารสนเทศ เป็ นระบบที่มนุษยส์ ร้างข้ึนโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็ นพื้นฐาน ในการรวบรวม (Collect) การเก็บ (Store) การจดั การกบั ขอ้ มูล และจดั หาสารสนเทศให้กบั ผใู้ ชง้ าน (พฒั นาธุรกิจการคา้ ,กรม., มปป.:1) ระบบสารสนเทศ เป็ นกลุ่มของระบบงาน ซ่ึงมีองค์ประกอบท่ีมีความสัมพนั ธ์กนั ไดแ้ ก่ คน และองค์ประกอบของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ไดแ้ ก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย
6 การสื่อสารของเทคโนโลยีโทรคมนาคม และข้อมูล ทางานร่วมกันในการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล เผยแพร่ และแสดงผลเป็นสารสนเทศ (พรรณี สวนเพลง, 2552:126) An information system can be defined technically as a set of interrelated components that collect (or retrieve), process, store, and distribute information to support decision making, coordination and control in an organization. In addition to supporting decision making, coordination, and control, information systems may also help managers and workers analyze problems, visualize complex subjects, and create new products. (Laudon & Laudon, 2006:6) ดงั น้นั ระบบสารสนเทศ (Information Systems) จึงหมายถึง กระบวนการท่ีมีการใช้ คอมพวิ เตอร์เขา้ มาช่วยจดั การขอ้ มูล จดั เกบ็ (Input) ประมวลผล (Processing) และเผยแพร่ (Output) เพื่อนาไปใชป้ ระกอบการตดั สินใจ 1.1.3 คุณสมบตั ิของระบบสารสนเทศทดี่ ี ระบบสารสนเทศจะสร้างความไดเ้ ปรียบแก่องคก์ รไดน้ ้นั ตอ้ งมีคุณสมบตั ิในการให้ สารสนเทศที่มีคุณค่า (Value) แก่องคก์ รดงั น้ี (นิตยา วงศภ์ ินนั ทว์ ฒั นา, 2555:2) ความถูกต้อง (Accurate) หมายถึง การท่ีสารสนเทศน้นั ไม่มีขอ้ ผิดพลาด บางคร้ัง ขอ้ ผดิ พลาด เกิดจากขอ้ ผดิ พลาดของขอ้ มูลนาเขา้ ท่ีส่งเขา้ ไปประมวลผล ซ่ึงเรียกวา่ ขยะเขา้ ขยะออก (Garbage in, garbage out หรือ GIGO) ดงั น้นั จึงตอ้ งควบคุมความถูกตอ้ งของขอ้ มลู นาเขา้ ดว้ ยเช่นกนั ความสมบูรณ์ (Complete) หมายถึง การท่ีสารสนเทศประกอบดว้ ยความจริงที่สาคญั ท้งั หมด เช่น รายงานการลงทุนท่ีไม่มีตน้ ทุนที่สาคญั ๆ เกี่ยวขอ้ งด้วย ถือเป็ นสารสนเทศที่ไม่ สมบรู ณ์ เป็นตน้ ประหยดั (Economical) หมายถึง กระบวนการผลิตสารสนเทศน้นั จะตอ้ งมีคา่ ใชจ้ า่ ย นอ้ ยกวา่ ประโยชน์ท่ีจะไดร้ ับจากสารสนเทศน้นั ยดื หย่นุ (Flexible) หมายถึง สารสนเทศท่ีสามารถนามาใชส้ าหรับวตั ถุประสงค์ ท่ีแตกต่างกนั ไดอ้ ยา่ งหลากหลาย เช่น ผูจ้ ดั การขายสามารถนายอดสินคา้ คงเหลือไปใช้สาหรับ การวางแผนการขาย ในขณะเดียวกนั ผจู้ ดั การคลงั สินคา้ สามารถนาสารสนเทศดงั กล่าวไปใชใ้ น การวางแผนจานวนสินคา้ คงเหลือในคลงั สินคา้ ได้ เป็นตน้ เชื่อถือได้ (Reliable) หมายถึง ความไวว้ างใจไดใ้ นสารสนเทศ หลาย ๆ กรณีความ เชื่อถือไดข้ ้ึนอยกู่ บั แหล่งกาเนิดขอ้ มลู ที่นามาสร้างสารสนเทศ เช่น ราคาน้ามนั ท่ีไม่ทราบแหล่งที่มา ของขอ้ มลู เป็นสารสนเทศท่ีเชื่อถือไมไ่ ด้ เป็นตน้ เกี่ยวข้อง (Relevant) หมายถึง สารสนเทศท่ีให้ขอ้ มูลท่ีเหมาะสมกับผูต้ ดั สินใจ แตล่ ะกลุ่ม เช่น ราคาเศษไม้ เป็นสารสนเทศที่ไม่เก่ียวขอ้ งกบั ผผู้ ลิตคอมพวิ เตอร์ เป็นตน้
7 ง่าย (Simple) หมายถึง การไม่ใหส้ ารสนเทศท่ีซบั ซอ้ นหรือมากเกินไป ซ่ึงอาจทาให้ เกิดปัญหาสารสนเทศมากเกินไป (Information overload) ส่งผลให้ผไู้ ดร้ ับสารสนเทศไม่สามารถ ตดั สินใจไดว้ า่ สารสนเทศใดท่ีสาคญั ตอ่ การตดั สินใจจริง ๆ ทนั เวลา (Timely) หมายถึง สารสนเทศท่ีจดั ส่งใหผ้ ตู้ อ้ งการใชส้ ารสนเทศเพื่อ ตดั สินใจทนั เวลา เช่น การทราบขอ้ มลู การพยากรณ์อากาศเม่ือสัปดาห์ที่แลว้ ไม่เป็นสารสนเทศ ท่ีเหมาะสมกบั การนามาใชใ้ นการตดั สินใจท่องเที่ยวในวนั น้ี เป็นตน้ ทวนสอบ (Verifiable) หมายถึง สารสนเทศท่ีสามารถตรวจสอบไดว้ า่ ถูกตอ้ ง โดย การตรวจสอบอาจกระทาดว้ ยการตรวจสอบสารสนเทศเดียวกนั กบั แหล่งขอ้ มลู ท่ีต่างออกไป ความสามารถในการเข้าถึง (Accessible) หมายถึง ผใู้ ช้สามารถเขา้ ถึงสารสนเทศ ไดง้ ่าย และสารสนเทศน้นั ควรอยใู่ นรูปแบบท่ีถูกตอ้ ง ในเวลาท่ีเหมาะสมและตรงตามความตอ้ งการ การรักษาความมน่ั คงปลอดภัย (Secure) หมายถึง สารสนเทศตอ้ งไมส่ ามารถเขา้ ถึง โดยบุคคลที่ไมไ่ ดร้ ับอนุญาต 1.1.4 ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ ปัจจุบนั เทคโนโลยีสารสนเทศ ไดม้ ีความสาคญั เป็ นอยา่ งมาก ท้งั ในชีวิตประจาวนั ชีวติ การทางาน และการดาเนินงานขององคก์ รต่าง ๆ จึงเปรียบสารสนเทศไดเ้ สมือนกบั เส้นเลือด ที่หล่อเล้ียงการทางานในทุกองคก์ ร และผลกระทบของสารสนเทศก็มีอยา่ งกวา้ งขวาง ท้งั ในระดบั บุคคล กลุ่ม และองคก์ ร รวมท้งั การทางานในสาขาวชิ าชีพต่าง ๆ ไมว่ า่ จะเป็ นการบริหารงานภาครัฐ ธุรกิจ กฎหมาย วทิ ยาศาสตร์ การศึกษา การแพทย์ สาธารณสุข วศิ วกรรมศาสตร์ และงานบริการ สังคมดา้ นต่าง ๆ องคก์ รที่สามารถจดั เก็บสารสนเทศไดด้ ี ภายใตก้ ารเปล่ียนแปลงดงั กล่าว ยอ่ ม จะดาเนินงานไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล สร้างความไดเ้ ปรียบในการแข่งขนั และช่วยให้ ผปู้ ฏิบตั ิงานเกิดความพอใจในการทางานมากข้ึน อนั จะนาไปสู่ความสาเร็จในท่ีสุด โดยระบบ สารสนเทศมีประโยชน์ดงั น้ี 1) เพ่ิมประสิทธิภาพในการทางาน (Increase Work Efficiency) องคก์ รสามารถ นาระบบสารสนเทศมาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการทางานภายใตส้ ภาวะที่มีกาลงั คนและ กาลงั การผลิตท่ีเท่าเดิม แต่ปริมาณงานที่ทามีมากข้ึน การนาระบบสารสนเทศมาใชจ้ ะช่วยทาให้ ทางานสะดวก รวดเร็ว และมีความถูกตอ้ งมากข้ึน 2) เพมิ่ ผลผลติ ให้แก่องค์กร (Increase Productivity) เช่น มีการนาระบบควบคุม การผลิตมาใช้ ทาใหอ้ งคก์ รสามารถผลิต สินคา้ หรือบริการไดม้ ากข้ึนเพยี งพอต่อความตอ้ งการ ของตลาด เป็ นตน้
8 3) เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกค้า(Increase Service Quality) ระบบสารสนเทศ ถูกนามาใชพ้ ฒั นาการใหบ้ ริการลูกคา้ เพื่อเพิ่มความพึงพอใจในการใชบ้ ริการของลูกคา้ เช่น ระบบ สอบถามและจองตว๋ั เคร่ืองบินผา่ นอินเตอร์เน็ต โดยที่ไมต่ อ้ งเดินทางมาเอง เป็นตน้ 4) เพม่ิ ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Increase Competitive Advantage) ขอ้ มูล นบั ว่ามีความสาคญั มาก ในทางธุรกิจ ดงั น้นั จึงจาเป็ นที่จะตอ้ งมีการบริหารจดั การขอ้ มูลท่ีดี เพื่อ นาเอาขอ้ มูลเหล่าน้นั มาใชใ้ นการสนบั สนุนการตดั สินใจเพือ่ นามาพฒั นาปรับปรุงองคก์ ร 1.1.5 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ สภาวชิ าชีพบญั ชี ไดก้ ล่าวถึงองคป์ ระกอบพ้ืนฐานของระบบสารสนเทศไว้ 5 องคป์ ระกอบ ดงั น้ี (ฉตั รา วาสิกคุตต,์ 2553:7-13) 1) การนาเขา้ ขอ้ มูลสู่ระบบ (Inputs) 2) การประมวลผล (Processing) 3) การแสดงผล (Outputs) 4) ฐานขอ้ มลู (Database) 5) เครือขา่ ยคอมพวิ เตอร์ (Computer Network) 1) การนาเข้าข้อมูลสู่ระบบ (Inputs) คือ การรวบรวมและการจดั เตรียมข้อมูล ที่เขา้ สู่ระบบ (Input) สามารถมาจากหลายแหล่งได้ เช่น ขอ้ มูลจากการป้ อนขอ้ มูลผ่านแผงแป้ น อกั ขระ (Keyboard) หรือการบนั ทึกผา่ นทางหนา้ จอคอมพิวเตอร์ขอ้ มูลท่ีมาจากแฟ้ มขอ้ มูลภายใน เคร่ืองคอมพิวเตอร์เอง ขอ้ มูลที่ได้จากการอ่านรหัส (Barcode) ของสินค้า หรือข้อมูลที่มาจาก แผน่ ซีดี (CD) เป็นตน้ 2) การประมวลผล (Processing) คือการนาขอ้ มูลท่ีไดถ้ ูกบนั ทึกหรือป้ อนเขา้ สู่ระบบ มาคานวณหรื อมาจัดการใหม่ ให้อยู่ในรู ปของส่วนแสดงผลท่ีมีประโยชน์ ตัวอย่างของ การประมวลผล ได้แก่ การคานวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือก ในการปฏิบตั ิงานและ การเก็บขอ้ มูลไวใ้ ช้ในอนาคต โดยการประมวลผล สามารถทาได้ด้วยตนเอง หรือสามารถใช้ คอมพิวเตอร์เขา้ มาช่วยก็ได้ ตวั อย่างเช่นระบบคิดเงินเดือนพนกั งาน สามารถคิดได้จากการนา จานวน ช่ัวโมงการทางานของพนักงาน คูณเข้ากับ อตั ราค่าจ้าง เพื่อให้ได้ยอดเงินท่ีต้องจ่าย ถา้ ชว่ั โมงการทางานรายสัปดาห์มากกวา่ 40 ชวั่ โมง อาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพ่ิมเขา้ ไป กบั เงินที่ตอ้ งจ่าย จะทาให้ไดเ้ งินสุทธิ ที่ตอ้ งจ่ายให้กบั พนกั งาน เป็ นตน้ การประมวลผลโดยทวั่ ไป มีอยหู่ ลายแบบ ดงั น้ี (2.1) การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็ นการประมวลผลที่มี การรวบรวมเอกสารที่ตอ้ งการจะทาการประมวลผลไวเ้ ป็ นกลุ่ม จากน้นั จึงจะทาการบนั ทึกรายการ
9 หรือป้ อนขอ้ มูลเหล่าน้นั เขา้ สู่ระบบ ระบบจะทาการเก็บขอ้ มูลหรือรายการท้งั หมด ท่ีบนั ทึกไว้ แต่ จะยงั ไมท่ าการประมวลผลจนกวา่ จะไดร้ ับคาส่ังจากผใู้ ชง้ าน หรือผปู้ ้ อนขอ้ มูลวา่ ไดบ้ นั ทึกรายการ เสร็จสิ้นแลว้ จึงจะนาขอ้ มูลหรือรายการท้งั หมดที่บนั ทึกไปประมวลผล การประมวลผลแบบกลุ่ม น้ีเหมาะสาหรับธุรกิจท่ีมีปริมาณของขอ้ มลู มากและมีลกั ษณะของขอ้ มลู ท่ีคลา้ ยคลึงกนั และเหมาะ สาหรับธุรกิจที่ไม่จาเป็นตอ้ งนาผลลพั ธ์น้นั ไปใชใ้ นทนั ที โดยทว่ั ไปแลว้ การประมวลผลแบบกลุ่ม น้ีจะทาการตรวจสอบรายการไดง้ ่าย เน่ืองจากสามารถพิมพร์ ายการท้งั หมดที่ป้ อนเขา้ สู่ระบบออกมา ตรวจสอบก่อนที่จะประมวลผลในขณะเดียวกนั การประมวลผล แบบกลุ่มน้ีก็มีขอ้ เสียในเรื่องของ ขอ้ มูลท่ีอาจจะไม่ทนั ต่อเหตุการณ์ และผใู้ ช้อาจจะเสียเวลา ในการจดั เตรียมขอ้ มูลหรือรวบรวม ขอ้ มูลตา่ ง ๆ ก่อนท่ีจะทาการบนั ทึก เช่น การบนั ทึกรายการเกี่ยวกบั จานวนชวั่ โมงของการทางานของ พนักงาน ซ่ึงอาจกระทาการบนั ทึกรายการของพนกั งานทุกคนก่อน จึงจะกระทาการประมวลผล พร้อมกนั เพื่อใหท้ ราบถึงยอดเงินในการจา่ ยค่าแรงแก่พนกั งาน เป็นตน้ (2.2) การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive) เป็ นการประมวลผลท่ีผูใ้ ช้ สามารถป้ อนขอ้ มลู เขา้ สู่ระบบ และระบบสามารถทาการประมวลผลพร้อมท้งั ให้คาตอบหรือขอ้ มูล กลับในทันที การประมวลแบบโต้ตอบ เหมาะสาหรับธุรกิจที่ต้องใช้ข้อมูลท่ีเป็ นปัจจุบัน อยู่ตลอดเวลา หรื อถ้าธุรกิจน้ันมีข้อมูลท่ีจะทาการบันทึกอยู่หลายประเภท และไม่เหมาะ ในการรวบรวมขอ้ มูลเหล่าน้นั เขา้ เป็ นชุด ขอ้ ดีของการประมวลผลแบบโตต้ อบ คือการที่ไดข้ อ้ มูล ที่เป็ นปัจจุบนั และสามารถทาการแกไ้ ขขอ้ มูลที่ผิดพลาดไดท้ นั ที ส่วนขอ้ เสียคือ ผูใ้ ช้อาจจะไม่มี โอกาสที่จะสอบทาน หรือตรวจทานขอ้ มูลที่ป้ อนเขา้ ไปก่อนที่จะทาการประเมินผล เช่น พนกั งาน ขายป้ อนรหสั สินคา้ เพอ่ื ตรวจสอบจานวนสินคา้ ที่มีอยใู่ นคลงั ระบบสามารถรับรหสั สินคา้ ท่ีบนั ทึก เขา้ คน้ หาในฐานขอ้ มูลที่มีอยใู่ นระบบ และแสดงยอดที่คงเหลืออยู่ในคลงั ให้พนกั งานขายระบบ ทราบทนั ที เป็นตน้ (2.3) การประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing) เป็ นการประมวลผล ร่วมกนั ระหว่างเคร่ืองคอมพิวเตอร์ท่ีอยู่ในห้องเดียวกัน หรือระหว่างเครื่องที่อยู่คนละสถานท่ี แต่เชื่อมต่อกนั โดยใชร้ ะบบส่ือสาร (Network) การประมวลผลแบบออนไลน์ เหมาะสาหรับธุรกิจ ท่ีมีสถานที่ทาการอยู่หลายแห่งหรือจาเป็ นต้องใช้ขอ้ มูลจากหลายระบบมารวมกัน ก่อนที่จะ ทาการประมวลผล การเช่ือมโยงของระบบอาจใช้สายโทรศพั ท์ หรือใช้ระบบดาวเทียม ข้อดี ของการประมวลผลแบบออนไลน์ คือการไม่มีขีดจากดั ในเรื่องของระยะทาง หรือเวลาการทางาน ท่ีต่างกันของแต่ละที่ ข้อเสียของการประมวลผลแบบออนไลน์ คือค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงกว่า การประมวลผลแบบอ่ืน ๆ เช่น การจองตว๋ั เคร่ืองบินโดยป้ อนข้อมูลเก่ียวกับผูท้ ี่จะเดินทาง จากบริษทั นาเที่ยว จากน้นั ขอ้ มูลการจองจะเชื่อมไปที่สายการบิน เพ่ือทาการตรวจสอบว่ามีที่นงั่
10 สาหรับเที่ยวบินน้นั หรือไม่ และทาการจองที่นง่ั พร้อมท้งั ทาการออกตว๋ั เครื่องบินใหก้ บั ผโู้ ดยสาร เป็ นตน้ 3. การแสดงผล ( Outputs ) เกี่ยวขอ้ งกบั การผลิตสารสนเทศ ท่ีมีประโยชน์มกั จะอยู่ ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจจะเป็นเช็ค ที่จ่ายใหก้ บั พนกั งาน รายงานท่ีนาเสนอผบู้ ริหาร และสารสนเทศ ท่ีถูกผลิตออกมาใหก้ บั ผถู้ ือหุน้ ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบ หน่ึง อาจใช้เป็ นส่วนที่นาเขา้ เพื่อควบคุมระบบ หรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิต เฟอร์นิเจอร์ พนกั งานขาย ลูกคา้ และนกั ออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทาการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ ซ้าแล้วซ้าเล่า เพ่ือให้ตรงตามความตอ้ งการของลูกคา้ โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์ หรือฮาร์ดแวร์ คอมพิวเตอร์ เขา้ มาช่วยในการออกแบบน้ีด้วย จนกระทง่ั ได้ต้นแบบที่ตรงตามความต้องการ มากที่สุด จึงส่งแบบน้นั ไปทาการผลิต เป็นตน้ 4. ฐานข้อมูล (Database)โดยทวั่ ไปแลว้ ขอ้ มูลดิบจะอยใู่ นลกั ษณะที่คละกนั ระบบ สามารถทาการจดั ประเภทของขอ้ มูลและแบ่งออกเป็ นส่วน ๆ ตามลกั ษณะของขอ้ มูล เช่น ช่ือ พนกั งาน รหสั พนกั งาน ขอ้ มูลประเภทน้ีส่วนใหญ่แลว้ จะเก็บอยใู่ นลกั ษณะท่ีเรียกวา่ ฟิ ลด์ (Field) เม่ือนาเอาขอ้ มูลที่เป็ นฟิ ลด์มารวมกนั ทาให้เกิดขอ้ มูลที่เกี่ยวขอ้ งกนั เช่น ชื่อฝ่ ายที่พนกั งานทางาน เบอร์โทรศพั ท์ ตาแหน่งของพนกั งาน เป็ นตน้ เมื่อขอ้ มูลประเภทน้ีรวมกนั มกั จะเรียกกวา่ รายการ หรือ ระเบียน (Record) และเม่ือนาเอารายการประเภทเดียวกนั หลายรายการมารวมกนั ก็จะทาให้ เกิดเป็ นแฟ้ มขอ้ มูล (File) และเม่ือนาแฟ้ มขอ้ มูลหลาย ๆ แฟ้ ม แต่ละแฟ้ มอาจมีขอ้ มูลที่แตกต่างกนั หรือต่างชนิดกนั จะเกิดเป็นฐานขอ้ มูล (Database) 5. เครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Computer Network) เป็ นการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ต้งั แต่ 2 เคร่ืองข้ึนไปเข้าด้วยกัน เพ่ือสะดวกต่อการร่วมใช้ข้อมูล โปรแกรม หรือเครื่องพิมพ์ และ ยงั สามารถอานวยความสะดวกในการติดต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างเคร่ืองได้ตลอดเวลา ในปัจจุบนั มีการใชง้ านคอมพิวเตอร์อยา่ งแพร่หลาย จึงเกิดความตอ้ งการท่ีจะเช่ือมต่อคอมพิวเตอร์ เพื่อเพ่มิ ความสามารถของระบบใหส้ ูงข้ึน 1.2 ประเภทของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศสามารถจดั แบง่ ประเภทไดห้ ลายวธิ ี ซ่ึงพรรณี สวนเพลง (2552:132- 139) ไดจ้ ดั แบง่ ไว้ 3 ประเภทดงั น้ี
11 1.2.1 ระบบสารสนเทศจาแนกตามประเภทของธุรกจิ การดาเนินงานขององค์กร มีลักษณะที่แตกต่างกัน ดังน้ันระบบสารสนเทศ จึงต้องมีการออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลกั ษณะงานขององค์กรเหล่าน้ัน ระบบ สารสนเทศที่จาแนกตามประเภทของธุรกิจโดยทั่วไปจะเป็ นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ ท่ีประกอบดว้ ยระบบสารสนเทศที่จาแนกตามหน้าท่ีย่อย ๆ หลายระบบ เช่น ระบบสารสนเทศ งานบริหารโรงแรม ประกอบดว้ ยระบบสารสนเทศยอ่ ย ไดแ้ ก่ ระบบสารองหอ้ งพกั ระบบบญั ชี ระบบการจดั การหอ้ งพกั และระบบบริหารงานบุคคล เป็นตน้ 1.2.2 ระบบสารสนเทศจาแนกตามหน้าทข่ี องงาน ระบบสารสนเทศที่จาแนกตามลกั ษณะหรือหน้าที่ของงานหลกั ซ่ึงแต่ละระบบ สามารถประกอบดว้ ยระบบสารสนเทศยอ่ ย ๆ ท่ีเป็ นกิจกรรมของงานหลกั เช่น ระบบสารสนเทศ จดั การทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ไดแ้ ก่ ระบบการจดั การขอ้ มูลพนักงาน ระบบ การสรรหาและคดั เลือก ระบบการฝึกอบรม ระบบการประเมินผล และระบบสวสั ดิการ เป็นตน้ 1.2.3 ระบบสารสนเทศจาแนกตามลกั ษณะการดาเนินการ ผูบ้ ริหารในระดับต่าง ๆ มีความต้องการใช้สารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังน้ัน จึงทาให้ผูบ้ ริหารมีความตอ้ งการใช้ระบบสารสนเทศท่ีแตกต่างกัน โดยแบ่งระบบสารสนเทศ ที่อิงคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information System) ไดเ้ ป็น 6 ประเภท คือ 1) ระบบสารสนเทศประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems – TPS) เป็นระบบสารสนเทศท่ีนิยมใชก้ นั อยา่ งแพร่หลาย เพอื่ การประมวลผลท่ีรวดเร็ว ลดค่าใชจ้ ่าย และปรับปรุงการใหบ้ ริการลูกคา้ ทาหนา้ ที่เกี่ยวกบั การบนั ทึกและประมวลขอ้ มูล จากธุรกรรมหรือ การปฏิบตั ิงานประจาหรืองานข้นั พ้ืนฐานขององค์กร ทาการบนั ทึกจดั เก็บ ประมวลผลรายการ ที่เกิดข้ึนในแต่ละวนั โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทางานแทนการทางานด้วยมือ ท้ังน้ีเพ่ือที่จะ ทาการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็ นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการน้ี ส่วนใหญ่เป็ นระบบ ท่ีเช่ือมโยงกิจการกบั ลูกคา้ ตวั อยา่ ง เช่น การซ้ือขายสินคา้ การบนั ทึกจานวนวสั ดุคงคลงั ระบบ การจองบตั รโดยสารเครื่องบิน ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมตั ิ เป็ นต้น ในระบบต้องสร้าง ฐานขอ้ มูลท่ีจาเป็ น ระบบน้ีมกั จดั ทาเพื่อสนองความตอ้ งการของผบู้ ริหารระดบั ตน้ เป็ นส่วนใหญ่ เพ่ือใหส้ ามารถปฏิบตั ิงานประจาได้ ผลลพั ธ์ของระบบน้ี มกั จะอยใู่ นรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด รายงานผลเบ้ืองตน้ 2) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems - MIS) คือระบบท่ีใหส้ ารสนเทศท่ีผบู้ ริหารตอ้ งการ เพ่ือให้สามารถทางานไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ
12 โดยจะรวมท้งั สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศท่ีเก่ียวพนั กบั องค์กรท้งั ในอดีตและ ปัจจุบัน รวมท้ังส่ิงท่ีคาดว่าจะเป็ นในอนาคต นอกจากน้ีระบบ MIS จะต้องให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาท่ีเป็ นประโยชน์ เพ่ือให้ผูบ้ ริหารสามารถตดั สินใจในการวางแผนการควบคุม และ การปฏิบตั ิการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง แมว้ ่าผูบ้ ริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบ MIS สูงสุดคือผบู้ ริหารระดบั กลาง แตโ่ ดยพ้นื ฐานของระบบ MIS แลว้ จะเป็นระบบที่สามารถสนบั สนุน ขอ้ มลู ให้ ผบู้ ริหารท้งั สามระดบั คือท้งั ผบู้ ริหารระดบั ตน้ ผบู้ ริหารระดบั กลาง และผบู้ ริหารระดบั สูง โดยระบบ MIS จะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซ่ึงรวบรวมจากฐานข้อมูลท้งั หมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผบู้ ริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กร ในปัจจุบนั รวมท้งั สามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดบั ปฏิบตั ิการดว้ ย อยา่ งไรก็ดี ขอบเขต ของรายงาน จะข้ึนอยู่กบั ลกั ษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงาน ตามระยะเวลา เช่น งบกาไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน เป็ นตน้ รายงานตามความตอ้ งการ หรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุผดิ ปกติ 3) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems– DSS) เป็ นระบบ สารสนเทศท่ีใชใ้ นการวิเคราะห์ขอ้ มูล และนาเสนอเพ่ือช่วยผบู้ ริหารในการตดั สินใจสาหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือข้นั ตอนในการหาคาตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ขอ้ มูลที่ใช้ตอ้ งอาศยั ท้งั ขอ้ มูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกนั ระบบยงั ตอ้ งสามารถเสนอทางเลือกให้ ผบู้ ริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกท่ีเหมาะสมท่ีสุดสาหรับสถานการณ์น้นั หลกั การของระบบ สร้างข้ึนจากแนวคิดของการใชค้ อมพิวเตอร์ช่วยการตดั สินใจ โดยใหผ้ ใู้ ชโ้ ตต้ อบโดยตรงกบั ระบบ ทาใหส้ ามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเง่ือนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศยั ประสบการณ์ และ ความสามารถของผูบ้ ริหารเอง ผบู้ ริหารอาจกาหนดเงื่อนไขและทาการเปล่ียนแปลงเง่ือนไข ต่าง ๆ ไปจนกระทงั่ พบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แลว้ ใชเ้ ป็ นสารสนเทศที่ช่วยตดั สินใจ รูปแบบ ของผลลพั ธ์ อาจจะอยใู่ นรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะห์เพ่ือตดั สินใจ การทานาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์ 4) ระบบสารสนเทศสาหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System – EIS หรือ Executive Support systems : ESS) เป็ นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยทุ ธ์สาหรับ ผูบ้ ริหารระดบั สูง โดยเฉพาะช่วยให้ผูบ้ ริหารระดบั สูงท่ีไม่คุน้ เคยกบั เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถ ใชร้ ะบบสารสนเทศได้ง่ายข้ึน โดยใช้เมาส์ เล่ือนหรือจอภาพแบบสัมผสั เพื่อเชื่อมโยงข่าวสาร ระหว่างกันทาให้ผูบ้ ริหารไม่ต้องจาคาสั่ง ซ่ึงทาหน้าท่ีกาหนดแผนระยะยาวและเป้ าหมาย ของกิจการ ผลลพั ธ์ของระบบน้ี มกั อยู่ในรูปของรายงาน ตาราง และกราฟ เพื่อสรุปสารสนเทศ ใหผ้ บู้ ริหารไดเ้ ขา้ ใจง่าย และประหยดั เวลา ช่วยในการพยากรณ์/การคาดการณ์
13 5) ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผเู้ ช่ียวชาญ (Expert System : ES) เป็ นระบบสารสนเทศท่ีสามารถปฏิบตั ิงานไดเ้ หมือนกบั มนุษย์ หรือเลียนแบบ การทางานของมนุษย์ จดั เก็บความรู้และประสบการณ์ของผูเ้ ช่ียวชาญ เพื่อช่วยในการหาขอ้ สรุป และคาแนะนาให้แก่ผใู้ ช้ องคก์ รนิยมมาประยุกตใ์ ชใ้ นการทางาน เพ่ือรักษาความรู้ของผเู้ ช่ียวชาญ ที่อาจสูญเสียหรือสูญหายไป เน่ืองมาจากการลาออก การเกษียณอายุ หรือการเสียชีวิต นอกจากน้ี ยงั ช่วยขยายฐานความรู้ขององคก์ รในการแนะนา เพื่อแกไ้ ขปัญหาท่ีซบั ซ้อน และยงั ช่วยลดภาระ งานประจาท่ีมนุษยไ์ ม่มีความจาเป็นตอ้ งทา 6) ระบบสานักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems - OAS) เป็ นระบบ สารสนเทศท่ีสนับสนุนงานในสานักงานหรืองานธุรการของหน่วยงาน โดยระบบสานักงาน อตั โนมตั ิสามารถสร้าง (Create) เก็บขอ้ มูล (Store) ปรับปรุงขอ้ มูล (Modify) แสดงภาพ (Display) ระบบจะประสานการทางานของบุคลากรรวมท้งั กบั บุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น โดยการใช้ คอมพวิ เตอร์และระบบเทคโนโลยกี ารส่ือสาร เขา้ มาช่วย แทนการพดู เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม เป็ นระบบท่ีสนับสนุนงานในสานักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากข้ึน ระบบน้ีจะเกี่ยวขอ้ งกบั การจดั การเอกสาร โดยการใชซ้ อฟทแ์ วร์ดา้ นการพิมพ์ การติดต่อผา่ นระบบ ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ ผลลพั ธ์ของระบบน้ี มกั อยใู่ นรูปของเอกสาร กาหนดการ สิ่งพมิ พ์ 1.3 ความรู้เกย่ี วกบั ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information Systems) ปัจจุบนั งานของนกั บญั ชีมีการเปล่ียนแปลงไปจากเดิมเป็ นอย่างมาก ท้งั น้ีเน่ืองมาจาก เทคโนโลยีสารสนเทศท่ีทนั สมยั ทาให้มีการพฒั นาชุดคาสั่งสาเร็จรูปหรือชุดคาสั่งเฉพาะสาหรับ ช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซ่ึงจะช่วยลดระยะเวลาและเพ่ิมความถูกต้อง ในการทางานแก่ผใู้ ช้ ทาให้นกั บญั ชีมีเวลาในการปฏิบตั ิงานเชิงบริหารมากข้ึน เช่น การออกแบบ และพฒั นาระบบงาน พฒั นาระบบงบประมาณและระบบขอ้ มลู สาหรับผบู้ ริหาร เป็นตน้ 1.3.1 ความหมายของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี นกั วชิ าการหลายท่านไดใ้ หค้ วามหมายของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ไวด้ งั น้ี AIS subsystems process financial transactions and nonfinancial transaction that directly affect the processing of financial transactions. For example, changes to Customer’ name and addresses are processed by the AIS to keep the customer file current. Although not technically financial transaction, these changes provide vital information for processing future sales to the customer. (Jame A Hall, 2012:7)
14 ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี หมายถึง ระบบท่ีถูกออกแบบข้ึนมาเพื่อประมวลผล ขอ้ มูลทางการเงินและทางการบญั ชีใหเ้ ป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการนาไปใชใ้ นการวางแผน ควบคุม และการตดั สินใจในการดาเนินธุรกิจ โดยรายการคา้ ที่เกิดข้ึนก็คือขอ้ มูลท่ีนาเขา้ (Input) สู่ระบบเพ่ือนาไปประมวลผลใหไ้ ดอ้ อกมาเป็ นสารสนเทศก็คือ รายงานทางการเงิน ซ่ึงเปรียบไดเ้ ป็ น ผลลพั ธ์ท่ีไดจ้ ากระบบ (Output) และระบบสารสนเทศทางการบญั ชีเปรียบเสมือนเป็ นกระบวนการ ในการประมวลผลขอ้ มูล (Process) นนั่ เอง (พฒั นาธุรกิจการคา้ ,กรม., มปป.:2) ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี เป็ นส่วนหน่ึงของระบบสารสนเทศขององค์กรท่ีเก็บ รวบรวมและประมวลผลขอ้ มูล ท้งั ขอ้ มูลที่เกี่ยวขอ้ งกบั เงินตราและขอ้ มูลที่ไม่เก่ียวขอ้ งกบั เงินตรา จากระบบงานย่อยต่าง ๆ ขององคก์ ร และส่ือสารขอ้ มูลหรือสารสนเทศท่ีรวบรวมไดไ้ ปยงั ผูใ้ ช้ ทุกคนในองคก์ ร (พลพธู ปิ ยวรรณและสุภาพร เชิงเอ่ียม, 2555:27) ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี หมายถึง ระบบท่ีพฒั นา ข้ึนมาในกิจการ โดยมีการใช้ ทรัพยากรบุคคล คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบขา้ ง เช่น จอภาพ เครื่องพิมพ์ เป็ นตน้ เพื่อทาหนา้ ท่ี หลกั ในการบนั ทึกขอ้ มูลประมวลผล และจดั ทาสารสนเทศทางการบญั ชีเสนอใหแ้ ก่ผใู้ ชภ้ ายในและ ผูใ้ ชภ้ ายนอกกิจการในระบบสารสนเทศทางการบญั ชีอาจใช้คนจดั เก็บบนั ทึกขอ้ มูล ประมวลผล และจดั ทาสารสนเทศทางการบญั ชีโดยไม่ใชค้ อมพิวเตอร์ และอุปกรณ์รอบขา้ ง รวมท้งั เทคโนโลยี สารสนเทศอ่ืน (วชั นีพร เศรษฐสักโก, 2548:2) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็ นระบบสารสนเทศประเภทหน่ึงในองค์กร ที่ทาหน้าท่ีในการเก็บรวบรวมข้อมูล เก่ียวกับรายการค้าและกิจการของธุรกิจขององค์กร มาทาการประมวลผลเพ่ือให้ไดส้ ารสนเทศในการตดั สินใจ รวมถึงการจดั ใหม้ ีการควบคุมภายใน อย่างเพียงพอเพ่ือรักษาสินทรัพยข์ องกิจการและความถูกตอ้ งน่าเช่ือถือของสารสนเทศที่ไดจ้ าก ระบบ (ศรัณย์ ชูเกียรติและสุชาดา สถาวรวงศ,์ 2549:5) ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี หมายถึง ระบบสารสนเทศระบบหน่ึง ซ่ึงทาหนา้ ที่ใน การเก็บรวบรวมและทาการประมวลผลขอ้ มูลทางการเงินหรือขอ้ มูลท่ีเป็ นเหตุการณ์เชิงเศรษฐกิจ เพ่ือจดั ทาให้อยู่ในรูปแบบของสารสนเทศทางการบญั ชี ไดแ้ ก่ รายงานทางการเงินและรายงาน ประเภทต่าง ๆ ท่ีเก่ียวข้อง เพ่ือให้ผูท้ ่ีสนใจนาไปตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจต่อไปได้ในอนาคต (นพฤทธ์ิ คงรุ่งโชค, 2549:75) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึง ระบบการทางานหนึ่งที่นานโยบาย ทรัพยากรมนุษยแ์ ละเทคโนโลยีสารสนเทศมาประกอบกนั โดยเน้นการใช้ประโยชน์ทาง การบญั ชีที่เกิดขึ้นจากการดาเนินธุรกิจ และมีความสาคญั ต่อการดาเนินธุรกิจ ดังน้ี (อรรถพล ตริยานนท,์ 2546:2)
15 1. การเกบ็ บนั ทึกรายการที่เกิดข้ึนของธุรกิจ 2. การประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน การสงั่ การ และการควบคุม 3. การควบคุมสินทรัพย์ (รวมถึงสารสนเทศ) ของธุรกิจใหม้ น่ั ใจวา่ ขอ้ มูลท่ีไดม้ าน้นั ถูกตอ้ งและเชื่อถือได้ ดังน้ันระบบสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึงระบบงานท่ีทาหน้าท่ี ใน การจดั เก็บขอ้ มูลที่เก่ียวขอ้ งกบั เงินตราและขอ้ มูลที่ไม่เก่ียวขอ้ งกบั เงินตรา มาทาการประมวลผล ขอ้ มูลทางการเงินและทางการบญั ชีให้เป็ นสารสนเทศที่มีประโยชน์แก่ผูใ้ ช้สารสนเทศภายใน องคก์ รและผใู้ ชส้ ารสนเทศภายนอกองคก์ ร เพ่ือนาไปใชใ้ นการวางแผน ควบคุม และการตดั สินใจ ในการดาเนินธุรกิจ 1.3.2 ววิ ฒั นาการของระบบสารสนเทศทางการบัญชี กรมพฒั นาธุรกิจการคา้ ไดร้ ะบุไวว้ ่า ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีมีวิวฒั นาการ 4 ระยะ ดงั น้ี (พฒั นาธุรกิจการคา้ ,กรม., มปป.:9-15) 1) ระบบการประมวลผลด้วยมอื (Manual Transaction Processing Systems) ขอ้ มูลรายการคา้ จะรวบรวมไดจ้ ากเอกสารเบ้ืองตน้ และจะเดินทาง (ไหล) เขา้ สู่ สมุดรายวนั ต่าง ๆ ท้งั น้ี ข้อมูลเอกสารเบ้ืองต้นจะเกี่ยวข้องกับรายการคา้ ต่าง ๆ จานวนมาก ที่เกิดข้ึนจากการดาเนินธุรกิจ ไดแ้ ก่ การซ้ือสินคา้ การขายสินคา้ การรับชาระเงิน การจ่ายชาระ เงิน เป็ นตน้ ซ่ึงรายการคา้ ข้างตน้ อาจจะถูกบนั ทึกในสมุดรายวนั เฉพาะ หรืออาจถูกบนั ทึกใน สมุดรายวนั ทวั่ ไป และรายการที่บนั ทึกในสมุดรายวนั ต่าง ๆ ขา้ งตน้ น้นั จะถูกผา่ นรายการ ไปยงั สมุดบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง และต่อจากน้ันจะคานวณหายอดคงเหลือของแต่ละบญั ชี แยกประเภทเพือ่ นามาจดั ทางบทดลอง และรายการทางการเงินรวมไปถึงรายงานทางการบริหาร 2) ระบบทปี่ ระมวลผลรายการค้าด้วยคอมพวิ เตอร์ (Computerized Transaction Processing System) การดาเนินธุรกิจในปัจจุบนั องค์กรส่วนใหญ่มีการนาระบบประมวลผลที่ใช้ คอมพิวเตอร์เป็ นพ้ืนฐานในการทางานมาประยุกต์ใช้ ซ่ึงการเดินทาง ของขอ้ มูลและข้นั ตอน ของการประมวลผลเป็ นส่ิงสาคญั มาก โดยระบบการประมวลผลดว้ ยคอมพิวเตอร์สาหรับแต่ละ องคก์ รจะมีความแตกตา่ งกนั ข้ึนอยกู่ บั องคก์ ร ประเภทของธุรกิจ และลกั ษณะการดาเนินงาน ท้งั น้ี รายการคา้ สามารถถูกส่งผา่ นรายการ ไปยงั สมุดบญั ชีแยกประเภทไดโ้ ดยตรงดว้ ยความรวดเร็วกวา่ ดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์มากกว่าการบนั ทึกในสมุดรายวนั ต่าง ๆ และผา่ นรายการไปยงั สมุดบญั ชี แยกประเภทของบญั ชีต่าง ๆ โดยใช้พนักงาน การประมวลผลรายการคา้ การผ่านรายการและ
16 การจดั ทางบการเงินต่าง ๆ สามารถทาเสร็จสมบูรณ์ไดร้ วดเร็วข้ึนและเกิดความผิดพลาดนอ้ ยกวา่ ระบบการประมวลผลดว้ ยมือ ตวั อยา่ งของโปรแกรมสาเร็จรูปที่นามาช่วยประมวลผลรายการคา้ เช่น โปรแกรม Express, Auto Flight, Formula, ACCPAC เป็นตน้ 3) ระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกจิ ขององค์กร (Enterprise Resource Planning System) ระบบจะประกอบไปด้วยโปรแกรมประยุกต์สาหรับใช้งานในส่วนต่าง ๆ ใน หลากหลายหนา้ ท่ีภายในองค์กร และมีการเช่ือมโยงระบบสารสนเทศท้งั องคก์ รเขา้ ดว้ ยกนั ไดแ้ ก่ งานดา้ นบญั ชีการเงิน ดา้ นการจดั การทรัพยากรบุคคล ดา้ นการจดั ซ้ือจดั จา้ ง ดา้ นการผลิต ดา้ นการขาย และดา้ นการจดั การขนส่ง ท้งั น้ีระบบต่าง ๆ ตอ้ งสามารถเชื่อมโยงกนั อย่างเรียลไทม์ (Real-time) ประโยชน์ที่จะไดร้ ับจากการนาระบบ ERP มาประยุกต์ใช้ในการดาเนินงานเพื่อให้เกิดการใช้ ประโยชน์อยา่ งสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององคก์ ร รวมถึงผบู้ ริหารไดร้ ับสารสนเทศที่เป็ น ประโยชน์มีคุณภาพ มีความถูกตอ้ งแม่นยา เพ่ือนามาใช้ในการวางแผน ควบคุม และตดั สินใจ ในทางธุรกิจไดท้ นั กบั ความตอ้ งการใชง้ าน ผจู้ าหน่ายระบบ ERP ไดแ้ ก่ SAP, PeopleSoft, Oracle ท้งั น้ี ระบบบริหารทรัพยากรองค์กรมีข้อดี คือลดความซ้าซ้อนของข้อมูลในแต่ละหน่วยงาน เนื่องจากมีฐานขอ้ มูลรวม (Integrated Database) มีการจดั เก็บขอ้ มูลเพียงที่เดียวและเป็ นปัจจุบนั สารสนเทศท่ีได้จากระบบจะมีความถูกต้องแม่นยา น่าเชื่อถือ และลดต้นทุนในการผลิต และ คา่ ใชจ้ า่ ยในการดาเนินงานอีกท้งั ยงั ช่วยเพิ่มศกั ยภาพในการแข่งขนั ทางธุรกิจ ขณะที่ระบบมีขอ้ เสีย คือ มีตน้ ทุนสูงและมีค่าใชจ้ า่ ยในการดูแล บารุงรักษาระบบที่สูง ใชเ้ วลาในการพฒั นาระบบนาน 4) ระบบบนเวบ็ (Web-based Systems) อัตราการเติบโตของโลกเว็บไซด์ถือว่าเป็ นช่องทางหน่ึงของการสื่อสาร สารสนเทศ สาหรับองค์กรท่ีไม่มีเงินทุนเพียงพอสาหรับการเป็ นเข้าของเครือข่ายส่วนตวั น้ัน เว็บไซด์คือ ส่ิงท่ีสามารถทดแทนอย่างเห็นได้ชัด การใช้ประโยชน์จากทรัพยากรท่ีมีอยู่น้ี ความหลากหลายของโปรแกรมประยุกตร์ วมถึงระบบ ERP ไดถ้ ูกออกแบบให้ผใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถึง เวบ็ ไซดไ์ ด้ กล่าวคือ ผใู้ ช้บริการเป็ นผูเ้ ช่าใช้โปรแกรมจากเจา้ ของโปรแกรมนน่ั เองและสามารถ ใช้งานโปรแกรมไดผ้ ่าน Web Browser โปรแกรมสาเร็จรูปทางบญั ชีหรือซอฟทแ์ วร์ทางบญั ชีที่ใช้ บนเวบ็ ไซดไ์ ด้ เช่น ACCPAC, DacEasy, Great Plains, CPA Web-based Accounting Systems เป็ นตน้
17 1.3.3 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ศรัณย์ ชูเกียรติและสุชาดา สถาวรวงศ์ (2549:7-9) ไดร้ ะบุถึงองค์ประกอบของ ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีไว้ 4 องคป์ ระกอบดงั น้ี 1) ขอ้ มูลและสารสนเทศ 2) กระบวนการทางธุรกิจ 3) เทคโนโลยสี ารสนเทศ 4) บุคลากร 1) ข้อมูลและสารสนเทศ เป็ นวตั ถุดิบท่ีทาใหเ้ กิดสารสนเทศ ขอ้ มูลท่ีเป็ นวตั ถุดิบจะ ต่างกนั ข้ึนกบั สารสนเทศท่ีตอ้ งการ เช่น ในสถานศึกษามกั จะตอ้ งการ สารสนเทศที่เกี่ยวขอ้ งกบั ขอ้ มูลนักเรียน ขอ้ มูลผลการเรียน ขอ้ มูลอาจารย์ ขอ้ มูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ขอ้ มูลเป็ นสิ่งที่สาคญั ประการหน่ึงท่ีมีบทบาทตอ่ การใหเ้ กิด สารสนเทศ 2) กระบวนการทางธุรกิจ หมายถึง กิจกรรมทางธุรกิจย่อย ๆ ท่ีเกิดข้ึนหรือมีการ ปฏิบตั ิในแต่ละวงจรหรือระบบย่อย ๆ ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี เช่น ในวงจรรายจ่าย ประกอบดว้ ยกิจกรรมการเสนอซ้ือ การสั่งซ้ือ การจดั ซ้ือ การรับสินคา้ การอนุมตั ิใบแจง้ หน้ีและ การจ่ายเงิน เป็นตน้ 3) เทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจุบนั มีการนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ท้งั อุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ (Hardware) ชุดคาสั่ง (Software) และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Network ) มาใช้เป็ น เครื่องมือท่ีช่วยในการจดั การสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คดั เลือก คานวณ หรือพิมพ์ รายงาน ผลตามท่ีตอ้ งการ โดยอาศยั ชุดคาส่ังที่เรียงเป็ นลาดบั ข้นั ตอนส่ังให้คอมพิวเตอร์ทางาน ตามตอ้ งการ และประมวลผลเพ่ือให้ไดส้ ารสนเทศท่ีตอ้ งการ และยงั ตอ้ งสามารถเชื่อมโยงเขา้ กบั ระบบเครือข่ายท่ีเหมาะสมกบั องค์กร ในปัจจุบนั ระบบเครือข่ายจะถูกแบ่งออกตามขนาดของ เครือข่ายและที่นิยมใช้ มีอยู่ 3 แบบ ไดแ้ ก่ เครือข่ายภายใน หรือ แลน (Local Area Network : LAN) เป็ นเครือข่ายท่ีใช้ในการเชื่อมโยงกันในพ้ืนที่ใกล้เคียงกัน เช่น อยู่ในห้องเดียวกนั หรือ ในอาคารเดียวกนั เป็ นตน้ เครือข่ายวงกวา้ ง หรือ แวน (Wide Area Network : WAN) เป็ นเครือข่าย ท่ีใชใ้ นการเช่ือมโยงกนั ในระยะทางท่ีห่างไกล อาจจะเป็ นกิโลเมตร หรือ หลาย ๆ กิโลเมตร และ ข่ายงานบริเวณนครหลวง หรือ แมน (Metropolitan Area Network : MAN) เพ่ือเพิ่มประสิทธิภาพ ในการเก็บรวบรวมรายการค้า ประมวลผล ไปจนกระท่ังการออกรายงานต่าง ๆ อย่าง มีประสิทธิภาพ
18 4) บุคลากร (People) เป็ นส่วนประกอบที่สาคญั เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเขา้ ใจวิธีการให้ไดม้ าซ่ึงสารสนเทศจะเป็ นผูด้ าเนินการในการทางานท้งั หมด แบง่ ออกเป็น 2 กลุ่ม หลกั คือ (1) กลุ่มของผใู้ ช้ ซ่ึงแบ่งตามระดบั ช้นั ของการบริหาร เช่น ผปู้ ฏิบตั ิการ ผบู้ ริหาร ระดบั กลาง และผูบ้ ริหารระดบั สูง หรืออาจแบ่งออกตามแผนกหรือหนา้ ท่ีและความรับผิดชอบ ที่มีตอ่ ระบบ เช่น พนกั งานขาย พนกั งานเก็บเงิน พนกั งานคลงั สินคา้ และพนกั งานบญั ชี เป็นตน้ (2) กลุ่มของผเู้ ช่ียวชาญดา้ นระบบ แบ่งตามลกั ษณะหนา้ ที่และความรับผดิ ชอบ เช่น นกั วเิ คราะห์ระบบ นกั ออกแบบระบบ และผคู้ วบคุมและบารุงรักษาระบบ หากขาดองคป์ ระกอบใดองคป์ ระกอบหน่ึง หรือองคป์ ระกอบใดไม่สมบูรณ์ จะทาให้ สารสนเทศท่ีไดไ้ ม่สมบูรณ์ เช่น การใชเ้ ครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกบั งาน จะทาให้งานล่าชา้ ไม่ทนั ต่อการใช้งาน เป็ นตน้ เมื่อองคป์ ระกอบท้งั หมดดงั กล่าวทางานประสานกนั ขอ้ มูลจะเกิด การประมวลผลเป็นสารสนเทศเพือ่ นาไปใชป้ ระโยชน์ 1.3.4 แหล่งข้อมูลของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี จากการท่ีระบบสารสนเทศทางการบญั ชี (Accounting Information Systems) เป็ น ระบบท่ีรวบรวม จดั ระบบ และนาเสนอสารสนเทศทางการบญั ชีที่ช่วยในการตดั สินใจแก่ผูใ้ ช้ สารสนเทศท้งั ภายในและภายนอกองค์กร โดยระบบสารสนเทศทางบญั ชีจะให้ความสาคญั กบั สารสนเทศท่ีสามารถวดั ค่าได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากว่าการแกป้ ัญหาเชิงคุณภาพ ระบบสารสนเทศทางดา้ นการบญั ชีจึงมีส่วนประกอบสาคญั 2 ส่วน คือ 1) ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting System) เป็ นการบนั ทึกรายการคา้ ท่ีเกิดข้ึนในรูปตวั เงิน จดั หมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ไดแ้ ก่ งบกาไรขาดทุน งบแสดงฐานะทางการเงิน และงบกระแสเงินสด โดยมีวตั ถุประสงค์หลกั คือ นาเสนอสารสนเทศแก่ผใู้ ชแ้ ละผทู้ ่ีสนใจขอ้ มูลทางการเงินขององคก์ ร เช่น นกั ลงทุน และเจา้ หน้ี เป็ นต้น อีกท้ังยงั จดั เตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผูบ้ ริหาร ซ่ึงนักบัญชีสามารถ นาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใชใ้ นการประมวลผลขอ้ มูล โดยบนั ทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือ จานแมเ่ หล็ก เพ่อื รอเวลาสาหรับทาการประมวลและแสดงผลขอ้ มูลตามตอ้ งการ เป็นตน้ 2) ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) เป็ นการนาเสนอขอ้ มูล ทางการเงินแก่ผบู้ ริหาร เพ่ือใชใ้ นการตดั สินใจทางธุรกิจ ระบบบญั ชีจะประกอบดว้ ย บญั ชีตน้ ทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลกั ษณะสาคญั คือ ให้ความสาคญั กบั การจดั การ สารสนเทศทางการบญั ชีแก่ผใู้ ชภ้ ายในองคก์ ร ให้ความสาคญั กบั การดาเนินงานในอนาคตของ
19 ธุรกิจ ไม่ตอ้ งจดั ทาสารสนเทศตามหลกั การบญั ชีที่รับรองทวั่ ไป มีขอ้ มูลท้งั ที่เป็ นตวั เงินและ ไม่เป็นตวั เงิน มีความยดื หยนุ่ และสามารถปรับใหส้ อดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการใชง้ าน แหล่งขอ้ มูลของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี สามารถแสดงไดด้ งั ภาพท่ี 1.2 ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี (Accounting Information System) ระบบบญั ชีการเงิน ระบบบญั ชีบริหาร (Financial Accounting System) (Managerial Accounting System) ภาพท่ี 1.2 แหล่งขอ้ มูลของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ทมี่ า : พฒั นาธุรกิจการคา้ ,กรม., มปป.,: 4 1.4 วตั ถุประสงค์และหน้าทห่ี ลกั ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 1.4.1 วตั ถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ระบบสารสนเทศทางการบัญชี มีวัตถุประสงค์หลัก คือ การจัดหาสารสนเทศ ทางการบญั ชีให้แก่ผใู้ ช้ต่าง ๆ ท้งั ที่เป็ นผูใ้ ช้ที่เป็ นบุคคลภายในองค์กร เช่น ผูบ้ ริหาร พนักงาน เป็ นต้น และผูใ้ ช้ท่ีเป็ นบุคคลภายนอกองค์กร เช่น ลูกคา้ นักลงทุน เป็ นตน้ สามารถจาแนก วตั ถุประสงคไ์ ดเ้ ป็น 3 ประการ คือ (อุทยั วรรณ จรุงวภิ ู, 2549:9) 1) เพื่อสนบั สนุนการปฏิบตั ิงานประจาวนั ในแต่ละวนั แต่ละองคก์ รจะมีรายการคา้ เกิดข้ึนมากมาย ซ่ึงรายการคา้ เหล่าน้ีจะตอ้ งนามาประมวลผล ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีจึงมี วตั ถุประสงค์เพื่อให้การปฏิบตั ิงานประจาวนั ของพนักงานเป็ นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมี ประสิทธิภาพมากข้ึน ซ่ึงการประมวลผลท่ีเกี่ยวกบั รายการคา้ เหล่าน้ี เรียกวา่ ระบบประมวลผล
20 รายการ (Transaction Processing System หรือ TPS) ซ่ึงถือเป็นระบบงานยอ่ ยของระบบสารสนเทศ ทางการบญั ชี 2) เพื่อสนบั สนุนการตดั สินใจของผบู้ ริหาร ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีสามารถ ช่วยให้ผูบ้ ริหารจดั หาสารสนเทศท่ีจาเป็ นบางส่วนได้ ซ่ึงจะช่วยให้ผูบ้ ริหารสามารถคาดการณ์ แนวโนม้ ในอนาคต โดยการประมวลผลสารสนเทศ (Information Processing) 3) เพื่อสนบั สนุนการปฏิบตั ิตามภาระหน้าท่ีทางกฎหมาย องค์กรต่าง ๆ มีหน้าท่ี ที่ตอ้ งปฏิบตั ิตามกฎหมายท่ีกาหนด เช่น การนาเสนองบการเงินต่อผถู้ ือหุน้ ตอ้ งจดั ทารายงานและ เอกสารเพ่ือการเสียภาษีเงินไดใ้ หแ้ ก่หน่วยงานรัฐบาล ตอ้ งจดั ทารายงานเสนอต่อตลาดหลกั ทรัพย์ แห่งประเทศไทย เป็ นตน้ ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีจะช่วยให้การปฏิบตั ิงานมีประสิทธิภาพ มากข้ึน 1.4.2 หน้าทหี่ ลกั ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีประกอบดว้ ย บุคลากร ข้นั ตอนงาน และเทคโนโลยี สารสนเทศ หนา้ ท่ีหลกั ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ไดแ้ ก่ (พลพธู ปิ ยวรรณ และสุภาพร เชิงเอ่ียม, 2555:28) 1) เก็บรวบรวม บนั ทึก และจดั เก็บเหตุการณ์ทางธุรกิจ รายการคา้ และสรุปผลใน งบการเงิน 2) ประมวลผลเหตุการณ์ทางธุรกิจและรายการคา้ เหล่าน้นั เพื่อนาเสนอสารสนเทศ ที่ผบู้ ริหารจะนาไปใชใ้ นการตดั สินใจไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ 3) มีระบบการควบคุมที่สามารถปกป้ องสินทรัพยข์ องกิจการรวมถึงขอ้ มูล ระบบ การควบคุมน้ีจะต้องสามารถควบคุมความถูกตอ้ ง ความน่าเชื่อถือ และความพร้อมของข้อมูล เม่ือถูกเรียกมาใช้ (Availability) ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีมีความสาคญั ต่อองค์กรในดา้ นการผลิตสารสนเทศ ทางการบญั ชีที่จาเป็ นสาหรับการตดั สินใจ โดยจะให้ความสาคญั กับการรวบรวมข้อมูลและ การติดต่อส่ือสารทางการเงิน ซ่ึงเป็ นกระบวนการติดต่อสื่อสารมากกวา่ การวดั มูลค่า ปัจจุบนั การ ดาเนินงานและการไหลเวียนของขอ้ มูลทางการบญั ชีมีความซับซ้อนมากข้ึน ทาให้นกั บญั ชีตอ้ ง กาหนดคุณสมบตั ิของสารสนเทศทางการบญั ชีให้สัมพนั ธ์กบั การดาเนินงานขององค์กร ระบบ สารสนเทศทางการบัญชีมีส่วนในการเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กร ดังน้ันนักศึกษาต้องมีความรู้ ความสามารถและเชี่ยวชาญดา้ นการบญั ชีและตอ้ งมีความรู้เกี่ยวกบั ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี อีกดว้ ย ซ่ึงเป็นความรู้พ้นื ฐานที่จาเป็นสาหรับผปู้ ระกอบวชิ าชีพบญั ชีในอนาคต
21 1.5 สรุป ระบบสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการที่ใชค้ อมพิวเตอร์เขา้ มาช่วยจดั การขอ้ มูล จดั เกบ็ ประมวลผลใหไ้ ดม้ าซ่ึงสารสนเทศ และเผยแพร่ เพื่อนาไปใชป้ ระกอบการตดั สินใจ ระบบสารสนเทศมีความสาคัญต่อองค์กรต่าง ๆ เป็ นอย่างมาก โดยระบบ สารสนเทศที่มีคุณสมบตั ิในการให้สารสนเทศที่มีคุณค่าแก่องค์กรน้นั จะตอ้ งประกอบดว้ ย ความ ถูกตอ้ ง ความสมบูรณ์ ประหยดั ยดื หยนุ่ เชื่อถือได้ เกี่ยวขอ้ ง ง่าย ทนั เวลา ทวนสอบ ความสามารถ ในการเขา้ ถึง และการรักษาความปลอดภยั ระบบสารสนเทศประกอบด้วย 5 องค์ประกอบ คือ การนาขอ้ มูลเขา้ สู่ระบบ การประมวลผล การแสดงผล ฐานขอ้ มูล และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบฐานขอ้ มูลของระบบสารสนเทศน้ันจะตอ้ งประกอบด้วย ขอ้ มูล ฮาร์ดแวร์และเครือข่าย ระบบจดั การฐานขอ้ มลู บุคลากร และข้นั ตอนการปฏิบตั ิงาน ระบบสารสนเทศสามารถให้ประโยชน์แก่องค์กรหรื อธุ รกิ จได้โดยช่ วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทางาน เพิ่มผลผลิตให้แก่องค์กร เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกคา้ และเพ่ิม ความไดเ้ ปรียบในการแขง่ ขนั ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี หมายถึง ระบบงานท่ีทาหนา้ ที่ในการจดั เก็บขอ้ มูล ที่เกี่ยวขอ้ งกบั เงินตราและขอ้ มูลท่ีไมเ่ ก่ียวขอ้ งกบั เงินตรา มาประมวลผลขอ้ มูลทางทางการเงินและ การบญั ชีให้เป็ นสารสนเทศท่ีมีประโยชน์แก่ผูใ้ ช้สารสนเทศท้งั ภายในและภายนอกองค์กร เพื่อ นาไปใชใ้ นการวางแผน และการตดั สินใจในการดาเนินธุรกิจ ประกอบดว้ ย 2 ส่วน คือ ระบบบญั ชี การเงิน และระบบบญั ชีบริหาร ซ่ึงมีหน้าท่ีหลกั คือ 1) การเก็บรวบรวม บนั ทึก และจดั เก็บ เหตุการณ์ทางธุรกิจ รายการคา้ และสรุปผลในรูปของงบการเงิน 2) ประมวลผลเหตุการณ์ทาง ธุรกิจ และรายการคา้ 3) มีระบบการควบคุมที่ปกป้ องทรัพยส์ ินรวมถึงขอ้ มลู ขององคก์ ร ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีมีความสาคญั ต่อองคก์ รในดา้ นการผลิตสารสนเทศ ทางการบัญชีท่ีจาเป็ นสาหรับการตดั สินใจ ซ่ึงจะช่วยลดระยะเวลาและเพ่ิมความถูกต้องใน การทางานแก่ผใู้ ช้ ทาใหน้ กั บญั ชีมีเวลาในการปฏิบตั ิงานเชิงบริหารมากข้ึน เช่น การออกแบบและ พฒั นาระบบงาน พฒั นาระบบงบประมาณและระบบขอ้ มูลสาหรับผบู้ ริหาร เป็นตน้
22 แบบฝึ กหัดท้ายบทที่ 1 ให้นักศึกษาตอบคาถามต่อไปนี้ 1. ขอ้ มลู และสารสนเทศ แตกตา่ งกนั อยา่ งไร 2. ระบบสารสนเทศ หมายความวา่ อยา่ งไร 3. คุณสมบตั ิของระบบสารสนเทศที่ดี ตอ้ งมีลกั ษณะใดบา้ ง 4. ระบบสารสนเทศ มีองคป์ ระกอบพ้ืนฐานใดบา้ ง อธิบาย 5. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) การประมวลผลแบบโตต้ อบ (Interactive) การประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing) มีลกั ษณะอยา่ งไร 6. ระบบสารสนเทศมีประโยชน์อยา่ งไร 7. ระบบสารสนเทศ แบง่ ไดเ้ ป็นก่ีประเภท อะไรบา้ ง อธิบาย 8. ระบบสารสนเทศจาแนกตามลกั ษณะการดาเนินการ มีก่ีประเภท อะไรบา้ ง เลือกอธิบาย มา 1 ระบบ 9. ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี หมายถึงอะไร มีวตั ถุประสงคอ์ ยา่ งไร 10. ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี มีวิวฒั นาการ 4 ระยะ คือระยะใดบา้ ง 11. ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีมีก่ีองคป์ ระกอบ อะไรบา้ ง 12. ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีประกอบดว้ ยหนา้ ท่ีหลกั ใดบา้ ง
23 เอกสารอ้างองิ ฉตั รา วาสิกคุตต.์ (2553). การสอบบัญชีท่ปี ระมวลผลโดยคอมพวิ เตอร์ บทท่ี 1 ความรู้ทวั่ ไป เกย่ี วกบั ระบบสารสนเทศ. สภาวชิ าชีพบญั ชี กรุงเทพฯ: พี.เอ.ลีฟวงิ่ . นพฤทธ์ิ คงรุ่งโชค. (2549). ระบบสารสนเทศทางการบัญชี. กรุงเทพฯ : ทอ้ ป. นิตยา วงศภ์ ินนั ทว์ ฒั นา. (2555). ระบบสารสนเทศด้านการเงนิ และการบญั ชีเพอื่ การวางแผน ทรัพยากรองค์กร. (พมิ พค์ ร้ังท่ี 2). กรุงเทพฯ: ฟิ สิกส์เซ็นเตอร์. พรรณี สวนเพลง. (2552). เทคโนโลยสี ารสนเทศและนวตั กรรมสาหรับการจัดการเรียนรู้. กรุงเทพฯ : ซีเอด็ ยเู คชนั่ . พลพธู ปิ ยวรรณและสุภาพร เชิงเอ่ียม. (2555). ระบบสารสนเทศทางการบัญชี. (พิมพค์ ร้ังท่ี 8). กรุงเทพฯ: วทิ ยพฒั น์. พิเชษฐ์ สิทธิโชคสกุลชยั . (2555). เอกสารการสอนชุดวชิ าการบัญชีข้นั ต้นและหลกั เบือ้ งต้น เกยี่ วกบั ระบบสารสนเทศ หน่วยที่ 1-7. (พมิ พค์ ร้ังที่ 4). นนทบุรี : มหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช. รุจิจนั ทร์ พิริยะสงวนพงศ.์ (2549). สารสนเทศทางธุรกจิ . กรุงเทพฯ : ซีเอด็ ยเู คชนั่ . วศิน เพม่ิ ทรัพย.์ (2548). ความรู้เบือ้ งต้นเกยี่ วกบั คอมพวิ เตอร์และเทคโนโลยสี ารสนเทศ. กรุงเทพฯ: โปรวชิ นั่ . วชั นีพร เศรษฐสกั โก. (2548). ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี. (พมิ พค์ ร้ังที่ 5). กรุงเทพฯ: จุฬาลงกรณ์. ศรัณย์ ชูเกียรติและสุชาดา สถาวรวงศ.์ (2549). เอกสารการสอนชุดวชิ าการบัญชีข้นั กลาง 1 และ ระบบสารสนเทศทางการบัญชี หน่วยที่ 9-15. นนทบุรี :มหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช. ศศลกั ษณ์ ทองขาวและคณะ. (2556). คอมพวิ เตอร์และเทคโนโลยสี ารสนเทศสมยั ใหม่. กรุงเทพฯ: แมคกรอ-ฮิล. อรรถพล ตรียานนท์ .(2546). ระบบสารสนเทศทางการบัญชี. กรุงเทพฯ: เพียร์สนั เอ็ดดูเคชน่ั อินโดไชน่า. อุทยั วรรณ จรุงวภิ ู. (2544). เอกสารการสอนชุดวชิ าระบบสารสนเทศทางการบัญชี หน่วยที่ 1 - 7. นนทบุรี : มหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช.
24 พฒั นาธุรกิจการคา้ ,กรม.(มปป.). ระบบสารสนเทศกบั การบญั ชี. (On-line). สืบคน้ จาก //61.19.244.7/dbdacademy.com/dbdlms/file.php/10/ moddata/scorm/20/ Resource/LearningModule/Unit01/doc.html. สืบคน้ เมื่อ 16 มกราคม 2556. Jame A Hall. (2012). Accounting Information System. 7th Edition. South-western Cengage Learning. Masou : USA. Laudon, K.C. & Laudon, J.P. (2006). Management Information Systems : Managing the Digital Firm. 9th Edition. Pearson Prentice Hall., Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.