การประมวลผล (Processing)
เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูลที่ถูกส่งมาทางอุปกรณ์นำเข้า (Input Devices) และข้อมูลเหล่านั้นจะถูกนำไปทำการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ โดยวิธีการต่างๆ ได้แก่ อาจเป็นการคำนวณทั่วๆ ไป คือการบวก การลบ การคูณ และการหาร, การเปรียบเทียบ, การจัดกลุ่มข้อมูล, การรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน เป็นต้น ซึ่งอุปกรณ์ที่สำคัญที่สุดในการประมวลผลก็คือตัว CPU ทุกครั้งที่ CPU ทำงานจะทำการรับคำสั่งจากหน่วยความจำเข้ามาแล้วทำการประมวลผลและเมื่อประมวลผลเสร็จแล้วจะส่งผลที่ได้กลับไปยังหน่วยความจำอีกครั้งหนึ่งเราเรียกว่า วัฏจักรของเครื่องหรือรอบของการทำงาน(Machine Cyecle)
การนำเสนอข้อมูล(Output Data)
เป็นขั้นตอนที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้ว โดยจะมีการแสดงผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลให้ผู้อื่นทราบ โดยข้อมูลที่นำออกจากระบบคอมพิวเตอร์จะถูกส่งข้อมูลผ่านตัวเชื่อมต่อ(connector) ของคอมพิวเตอร์ ซึ่งรูปแบบของผลลัพธ์สามารถแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น รายงาน, กราฟ, ตาราง เป็นต้น นอกจากนี้ การนำเสนอข้อมูลยังรวมไปถึงการเคลื่อนย้ายข้อมูลข่าวสารจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง โดยอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นตัวกลาง เช่น คู่สายโทรศัพท์ การส่งสัญญาณดาวเทียม เป็นต้น ส่วนใหญ่แล้วมักนิยมแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลออกมาทางหน้าจอของคอมพิวเตอร์ (Display Screen) หรือ มอนิเตอร์(Monitor) หรือเราอาจนำเสนอข้อมูลออกมาทางกระดาษ (Hard Copy) โดยใช้เครื่องพิมพ์ (Printer)
2. จงเรียงลำดับโครงสร้างข้อมูลจากขนาดเล็กไปใหญ่ พร้อมอธิบายความหมายของโครงสร้างข้อมูลแต่ละแบบ
รูปแบบของการจัดระเบียบของข้อมูล ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับต่อไปนี้
2.1 บิท (Bit : Binary Digit) คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท 1 บิท
2.2 ไบท์ (Byte) คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท 7 บิท หรือ 8 บิท ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น 1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น
2.3 เขตข้อมูล (Field) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย
2.4 ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล
2.5 แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน
โดยปกติแฟ้มข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำสำรอง (secondary storage) เช่น ฮาร์ดดิสก์ เนื่องจากมีความจุข้อมูลสูงและสามารถเก็บได้ถาวรแม้จะปิดเครื่องไป ซึ่งการจัดเก็บนี้จะต้องมีวิธีกำหนดโครงสร้าง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลมีความรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับความต้องการ การเข้าถึงและค้นคืนข้อมูลจะอาศัยคีย์ฟิลด์ในการเรียกค้นด้วยเสมอ การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจจะแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้
1. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File Structure)
เป็นโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เนื่องจากมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลำดับเรคคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลำดับไปอ่านตรงตำแหน่งใดๆที่ต้องการโดยตรงไม่ได้ เมื่อต้องการอ่านข้อมูลที่เรคคอร์ดใดๆโปรแกรมจะเริ่มอ่านตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปเรื่อยๆจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่ต้องการ ก็จะเรียกค้นคืนเรคคอร์ดนั้นขึ้นมา
การใช้ข้อมูลเรียงลำดับนี้จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆตามลำดับและปริมาณครั้งละมากๆ
แฟ้มข้อมูลแบบนี้ถ้าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรมขนาดใหญ่ก็จะจัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก (magnetic tape) ซึ่งมีการเข้าถึงแบบลำดับ (Sequential access) เวลาอ่านข้อมูลก็ต้องเป็นไปตามลำดับด้วย คล้ายกับการเก็บข้อมูลเพลงลงบนเทปคาสเซ็ต
2. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง เมื่อต้องการอ่านค่าเรคคอร์ดใดๆสามารถทำการเลือกหรืออ่านค่านั้นได้ ทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วกว่า ปกติแล้วจะมีการจัดเก็บในสื่อที่มีลักษณะการเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM เป็นต้น
3. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File Structure)
เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่อาศัยกระบวนการที่เรียกว่า ISAM (Index Sequential Access Method ) ซึ่งรวมเอาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียงตามลำดับเข้าไว้ด้วยกัน การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลวิธีนี้ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บเรียงกันตามลำดับไว้บนสื่อแบบสุ่ม เช่น ฮาร์ดดิสก์ และการเข้าถึงข้อมูลจะทำผ่านแฟ้มข้อมูลลำดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File) ซึ่งทำหน้าที่ช่วยชี้และค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ สามารถทำงานได้ยืดหยุ่นกว่าวิธีอื่นๆโดยเฉพาะกับกรณีที่ข้อมูลในการประมวลผลมีจำนวนมากๆ โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบนี้จะมีหลักการทำงานคล้ายกับรูปแบบดรรชนีท้ายเล่ม ซึ่งทำให้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
2.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน
3. หากนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้ในหน่วยงานที่นักศึกษาทำงานอยู่ สามารถมีแฟ้มข้อมูลใดบ้าง และระบบฐานข้อมูลนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร