|
วิธีที่ 1 : คลิกแท็บ VIEW (มุมมอง) แล้วไปที่กลุ่มคำสั่ง Presentation Views
(มุมมองการนำเสนอ) จากนั้นให้คลิกปุ่มเพื่อกำหนดมุมมองตามต้องการ
วิธีที่ 2 : คลิกปุ่มกำหนดมุมมองที่แท็บมุมมองสไลด์ (View Shortcuts)
โดยแต่ละมุมมองจะเหมาะสำหรับการทำงานที่แตกต่างกันไป โดยมีรายละเอียดดังนี้
Normal (ปกติ)
เหมาะสำหรับใช้ในการป้อนข้อมูล ออกแบบ หรือแก้ไขพรีเซนเตชั่น โดยทางด้านซ้ายจะมีหน้าต่างแสดงรูปตัวอย่างสไลด์ (Thumbnails Pane) ของสไลด์แต่ละแผ่นดังรูป
Outline View (มุมมองเค้าร่าง)
มุมมองนี้ก็เหมาะสำหรับใช้ป้อนข้อมูล ออกแบบ หรือแก้ไขพรีเซนเตชั่นเช่นกัน แต่จะต่างจากมุมมองปกติ (Normal) ตรงที่ทางด้านซ้ายจะมีหน้าต่างแสดงข้อความบนสไลด์แต่ละแผ่น (Outline
Pane) เวลาจะดูสไลด์แผ่นไหนก็ให้คลิกปุ่มตรงหมายเลขสไลด์ดังรูป
Slide Sorter (ตัวเรียงลำดับสไลด์)
มุมมองนี้เหมาะสำหรับใช้ในการจัดเรียงสไลด์ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องอการย้าย ตัด คัดลอก หรือจัดลำดับสไลด์ใหม่ งานของคุณจะเสร็จอย่างง่ายดายถ้าเปลี่ยนมาใช้มุมมองนี้
Notes Page (หน้าบันทึกย่อ)
มุมมองนี้ใช้สำหรับแสดงโน้ตย่อของสไลด์แต่ละแผ่น หากใครต้องการดูรายละเอียด หรือแก้ไขโน้ตย่อของสไลด์แผ่นไหน ขอแนะนำให้ใช้มุมมองนี้จะสะดวกที่สุด
Reading View (มุมมองการอ่าน)
มุมมองนี้เหมาะสำหรับกรณีที่เราต้องการดูตัวอย่าง หรือตรวจสอบพรีเซนเตชั่นควบคู่ไปกับการดูไฟล์อื่น แต่ก่อนที่จะเปิดมุมมองนี้ ขอนะนำให้ย่อหน้าต่าง PowerPoint
ให้มีขนาดเล็กลงก่อน หน้าต่างของแต่ละไฟล์จะได้ไม่บังกัน
Slide Show (การนำเสนอสไลด์)
มุมมองนี้เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับฉายพรีเซนเตชั่น โดยเวลาจะฉายก็ให้คลิกที่ปุ่ม ตรงแท็บมุมมองสไลด์ (View Shortcuts) ดังรูป
สำหรับการเปิดไฟล์งานนำเสนอในโปรแกรมสามารถเปิดได้หลาย ๆ ไฟล์พร้อมกันเพื่อสะดวกในการใช้งาน ซึ่งคำสั่งที่ใช้สำหรับการจัดการหรือควบคุมหน้าต่างไฟล์งานนำเสนอนั้นจะใช้คำสั่งในแท็บ มุมมอง ในกลุ่มคำสั่ง หน้าต่าง ซึ่งรายละเอียดต่าง ๆ ของปุ่มคำสั่งมีดังนี้
หน้าต่างใหม่
เป็นการสร้างหน้าต่างไฟล์งานนำเสนอที่เปิดใช้งานอยู่ขึ้นมาเป็นไฟล์อีกหนึ่งไฟล์ หรือเป็นการคัดลอกไฟล์นั่นเอง
จัดเรียงทั้งหมด
เป็นการจัดเรียงหน้าต่างแฟ้มงานนำเสนอทั้งหมดที่เปิดใช้งานให้สามารถมองเห็นภาพรวมได้ทั้งหมด
แบบเรียงซ้อน
สลับหน้าต่าง
การปรับขนาดมุมมอง
ในการสร้างพรีเซนเตชั่นเราควรปรับขนาดสไลด์ให้เหมาะสม เพื่อความสะอาดในการทำงาน โดยการปรับขนาดสไลด์สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้
การใช้ Zoom Slider
วิธีนี้เป็นการปรับขนาดการแสดงผลของสไลด์โดยการใช้ Zoom Slider ที่อยู่ตรงด้านล่างของหน้าต่าง PowerPoint ดังรูป
โดยการปรับขนาดสามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 : คลิกปุ่ม Zoom Out (ปุ่ม - ) เพื่อย่อสไลด์ หรือคลิกปุ่ม Zoom In (ปุ่ม + ) เพื่อขยายสไลด์
วิธีที่ 2 : คลิกเมาส์ค้างที่แท่งสเกลบน Zoom Slider
แล้วเลื่อนไปทางซ้ายเพื่อย่อสไลด์ หรือเลื่อนไปทางขวาเพื่อขยายสไลด์
วิธีที่ 3 : คลิกปุ่ม Zoom Level แล้วกำหนดขนาดสไลด์ตามต้องการ
การปรับขนาดด้วยคำสั่ง Zoom
วิธีนี้จะเป็นการปรับขนาดในลักษณะเดียวกับการใช้ปุ่ม Zoom Level ที่ Zoom Slider โดยมีขั้นตอน ดังนี้
นอกจากนี้ยังสามารถคลิกที่ปุ่ม เพื่อให้ภาพนิ่งปรับขนาดให้พอดีกับหน้าต่างของงานนำเสนอ
การเริ่มสร้างภาพนิ่ง
ในกรณีที่ผู้เรียนสร้างงานนำเสนอใหม่และต้องการสร้างภาพนิ่งขึ้นมาใช้เอง คือ เป็นการเพิ่มภาพนิ่งเข้าไปในงานนำเสนอในตำแหน่งที่ต้องการ
ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน โดยมีวิธีการสร้างภาพนิ่ง
1. คลิกแท็บ หน้าแรก บน Ribbon
2. ในกลุ่มคำสั่ง สไลด์ ให้คลิกปุ่มคำสั่ง สไลด์ใหม่ จะปรากฏกรอบคำสั่งให้เลือกรูปแบบย่อยของภาพนิ่ง ซึ่งจะมีต้นแบบต่าง ๆ ให้เลือก เช่น ภาพนิ่งชื่อเรื่อง , ชื่อเรื่องและเนื้อหา
ซึ่งภายในภาพนิ่งที่สร้างจะมีรูปแบบตามรูปแบบย่อยที่เป็นตัวอย่างที่ให้มาในสไลด์ ซึ่งผู้เรียนสามารถใส่เนื้อหา หรือ รูปภาพตามต้นแบบที่เลือกได้ทันที
การใส่ข้อความในมุมมองปกติ
หลังจากที่ผู้เรียนได้สร้างภาพนิ่งจากรูปแบบที่เลือกได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการใส่ข้อความและส่วนอื่น ๆ ตามที่เลือกรูปแบบลงในสไดล์
สำหรับในขั้นตอนนี้จะเป็นการใส่ข้อความในสไลด์หรือกล่องข้อความที่เลือก โดยการทำงานกับข้อความต่าง ๆ จะทำในมุมมองปกติ ซึ่งเป็นมุมมองที่ง่ายและสะดวกที่สุดสำหรับสร้างและตกแต่งข้อความ โดยวิธีการใส่ข้อความมีดังนี้
เมื่อผู้เรียนได้ทำการพิมพ์ข้อความในกล่องข้อความตามต้องการแล้วและต้องการตกแต่งแบบอักษร ให้คลิกเมาส์ที่กล่องข้อความที่ต้องการตกแต่งแบบอักษร จากนั้นคลิกแท็บ หน้าแรก บน Ribbon ในกลุ่มคำสั่ง แบบอักษร สามารถทำการตกแต่งแบบอักษรได้ทั้งหมด เช่น สีตัวอักษร , ลักษณะแบบอักษร , ชนิดของแบบอักษร เป็นต้น
การเปลี่ยนรูปแบบภาพนิ่ง
หลังจากที่ได้สร้างภาพนิ่งและเลือกรูปแบบย่อยตามที่ต้องการบนงานนำเสนอแล้ว และต้องการจะเปลี่ยนรูปแบบของภาพนิ่งเป็นรูปแบบอื่น ๆ ก็สามารถเปลี่ยนรูปแบบได้เช่นเดียวกัน ดังขั้นตอนต่อไปนี้
1. คลิกที่ภาพนิ่งที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ
2. คลิกแท็บ หน้าแรก บน Ribbon
3. ในกลุ่มคำสั่ง สไลด์ ให้คลิกปุ่มคำสั่ง เค้าโครง จะปรากฏกรอบคำสั่งให้เลือกรูปแบบย่อยของภาพนิ่ง ให้เลือกรูปแบบของภาพนิ่งที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบจากแบบเดิม
การคัดลอกภาพนิ่ง
สำหรับการคัดลอกภาพนิ่งนี้จะเป็นเพิ่มภาพนิ่งขึ้นมาอีกหนึ่งภาพนิ่ง ซึ่งรายละเอียดต่าง ๆ ของภาพนิ่งทั้งหมดที่อยู่ในภาพนิ่งจะถูกคัดลอก เป็นภาพนิ่งใหม่และภาพนิ่งเดิมก็จะยังคงอยู่เช่นเดียวกัน โดยการคัดลอกภาพนิ่งจะทำให้ผู้เรียนสร้างงานนำเสนอ ในภาพนิ่งใหม่ที่ง่ายและรวดเร็วโดยไม่ต้องสร้างภาพนิ่ง ใหม่เพียงแต่เปลี่ยนรายละเอียดเพียงเล็ก ๆ น้อย
ๆ เท่านั้น สำหรับการคัดลอกภาพนิ่งนี้ผู้เรียนสามารถทำได้จากหลายมุมมอง เช่นเดียวกับการเพิ่มหรือแทรกภาพนิ่ง ดังรายละเอียดต่อไปนี้
มุมมองปกติ
การคัดลอกภาพนิ่งจากไฟล์งานนำเสนอื่น
สำหรับการคัดลอกภาพนิ่งจากไฟล์งานนำเสนออื่นนี้เป็น การคัดลอกทั้งภาพนิ่งจากไฟล์อื่นที่ได้มีการสร้างรูปแบบต่าง ๆ มาแล้ว ซึ่งการคัดลอกนี้จะนำมาแทรกเป็น
สำเนาลงในไฟล์งานนำเสนอปัจจุบัน จากนั้นจึงค่อยปรับแต่งเพิ่มเติมเนื้อหาหรือรูปแบบอื่น ๆ ได้ตามต้องการ โดยมีขั้นตอนการคัดลอกดังนี้
สำหรับการเปลี่ยนแปลงลำดับภาพนิ่งนั้นผู้เรียนสามารถทำได้กับมุมมองปกติ และ มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง ทั้งนี้เพื่อให้ลำดับขั้นและรูปแบบของงานนำเสนอเป็นไปอย่างเหมาะสม และตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานมากที่สุด สำหรับวิธีการทำงานในหัวข้อนี้มีดังนี้
สไลด์ในงานนำเสนอนั้นประกอบไปด้วยหลายสไลด์ ซึ่งอาจจะมีบางสไลด์ที่ไม่ได้ใช้งาน และต้องลบทิ้งไป ซึ่งเราก็สามารถทำได้โดย
- คลิกเลือกสไลด์ที่ต้องการลบ
- แล้วคลิกขวาบนภาพนิ่งที่ต้องการลบเพื่อเลือกรายการ ลบสไลด์
การยกเลิกการทำงานที่ผิดพลาดด้วย Undo
ในส่วนของการยกเลิก การทำงานที่ผิดพลาดนั้นหลาย ๆ โปรแกรม และในทุกเวอร์ชั่นของโปรแกรม Office จะมีการทำงานของคำสั่งนี้อยู่ด้วย ซึ่งคำสั่ง Undo นี้จะเป็นคำสั่งที่ใช้ยกเลิกคำสั่งที่ได้กระทำลงไป โดยสามารถทำการยกเลิกได้หลายครั้ง
นอกจากนี้ยังมีปุ่มคำสั่งอีกคำสั่งหนึ่งที่มาพร้อมกับปุ่ม Undo คือคำสั่ง Redo เป็นคำสั่งที่ยกเลิกหรือย้อนกลับการทำคำสั่ง Undo ซึ่งคำสั่งนี้จะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อมีการใช้คำสั่ง Undo เท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น มีการลบข้อความทิ้งไปแล้วใช้คำสั่ง Undo เพื่อยกเลิกการลบข้อความนั้น แต่เกิดเปลี่ยนใจอีกครั้งหนึ่งต้องการลบข้อความนั้นทิ้งจริง ๆ ก็ให้ใช้คำสั่ง Redo เพื่อยกเลิกการใช้คำสั่ง Undo ข้อความก็จะถูกลบทิ้งไปทันที ซึ่งปุ่มคำสั่ง Redo ก็จะอยู่บน Quick Access Toolbar เช่นเดียวกับปุ่มคำสั่ง Undo
การใช้ไม้บรรทัดและเส้นตารางในภาพนิ่ง