การอ่านคู่มือการปฏิบัติงาน
หรือคู่มือการใช้อุปกรณ์มีจุดมุ่งหมายเพื่อเข้าใจขั้นตอนของการปฏิบัติงาน การใช้อุปกรณ์ต่างๆ ผู้อ่านต้องอ่านคู่มืออย่างช้าๆ เพื่อทำความเข้าใจการปฏิบัติงาน วิธีการใช้เครื่องมือ อุปกรณ์อย่างละเอียดและอาจทดลองปฏิบัติตาม
คือมือการปฏิบัติงาน (Work Manual) หมายถึงเอกสารที่อธิบายการปฏิบัติงานให้ชัดเจน เช่น แผนที่บอกเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการต่างๆ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานไว้ใช้อ้างอิง เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์..ในการจัดทำคู่มือในการปฏิบัติงาน
๑. เพื่อให้การปฏิบัติงานในปัจจุบันเป็นระบบและมีมาตรฐานแบบเดียวกัน ได้ผลลัพธ์ที่เหมือนกันและคงที่
๒. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบและเข้าใจว่าควรทำอะไรก่อน – หลัง เพราะคู่มือการปฏิบัติงานจะแสดงถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่ขัดเจน (Flow of Steps)
๓. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าควรปฏิบัติอย่างไร เมื่อใด กับใคร เพราะจะระบุรายละเอียดครบถ้วน
๔. เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับนโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายขององค์กร เพราะผ่านการพิจารณา ทบทวนและอนุมัติแล้ว และแสดงวัตถุประสงค์ชัดเจน
๕. เพื่อให้ผู้บริหารติดตามงานได้ทุกขั้นตอนเพราะมีการแจกจ่ายไปยังผู้เกี่ยวข้องทุกคนและจัดเก็บไว้อ้างอิง
๖. เพื่อเป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม เพราะช่วยสร้างความเข้าใจที่ขัดเจน และระบุรายละเอียดได้ครบถ้วนมากกว่าการช่วยอธิบายด้วยวาจาเพียงอย่างเดียว ซึ่งอาจอธิบายตกหล่นไม่ครบถ้วน
๗. เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการทำงาน เพราะบางกกระบวนการอาจจะมีความซับซ้อนเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย ซึ่งอาจไม่สามารถจดจำได้หมด อาจจะต้องใช้อ้างอิง ขณะปฏิบัติงานหรือมีปัญหาเกิดขึ้น
ประโยชน์.....ของคู่มือในการปฏิบัติงาน
๑. ช่วยลดการตอบคำถาม
๒. ช่วยลดเวลาในการเรียนรู้งาน
๓. ช่วยส่งเสริมความมั่นใจในการทำงาน
๔. ช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอในการทำงาน
๕. ช่วยลดความขัดแย้งในการที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน
๖. ทำให้การปฏิบัติงานเป็นมืออาชีพมากขึ้น
๗. ช่วยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่
๘. เพื่อเป็นสื่อในการประสานงาน เพราะมีการเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีปัญหาเกิดขึ้น สามารถนำเข้ามาใช้ในการประชุม หารือประสานงานร่วมกัน