การเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้
ก่อนการเขียน ก่อนการเขียนจดหมายธุรกิจผู้เขียนต้องคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย
- เขียนถึงใคร เพื่อจะเลือกใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย
- เขียนเรื่องใดบ้าง เพื่อจะได้สื่อสารกันให้ตรงประเด็น และได้สาระครบถ้วนตามต้องการในส่วนนี้ผู้เขียนต้องคิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจนหากเป็นจำนวน วัน เวลา สถานที่ และเงื่อนไขต่าง ๆ ควรตรวจสอบให้แน่ชัด เพื่อป้องกันการคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง
- เขียนทำไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อให้พิจารณา เป็นต้น ผู้รับจดหมายจะได้ไม่ลังเลสงสัยว่าผู้เขียนต้องการอะไรแน่
- เขียนอย่างไร เพื่อจะได้กำหนดรูปแบบของจดหมายเสียก่อนว่าควรใช้ลักษณะ อย่างไร ควรมีเนื้อความกี่ตอน เนื้อความแต่ละตอนควรกล่าวถึงอะไรบ้างและควรเลือกสรรถ้อยคำอย่างไรจึงจะเหมาะสม
ขณะที่เขียน ขณะที่เขียนจดหมายธุรกิจ ผู้เขียนควรคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ คือ
- ลำดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล คือ ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ชัดเจนก่อนว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อใดแล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร จากนั้นจึงเป็นข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม ก่อให้เกิดความรู้สึกประทับใจ
- รักษารูปแบบให้ถูกต้อง กล่าวคือ ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้าการเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า – กั้นหลัง เป็นต้น
- ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย คือ การเลือกสรรถ้อยคคำให้ตรงตามความหมายที่ต้องการสะกดคำได้ถูกต้องตามอักขระวิธี ใช้ถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย สร้างใจความที่ก่อให้เกิดผลการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ และเกิดความรู้สึกในแง่ดี เป็นต้น
- สะอาด เป็นระเบียบ จดหมายที่ก่อให้เกิดความประทับใจไม่ควรมีรอยขูดลบขีดฆ่า เพราะเป็นการแสดงให้เห็นถึงความสะเพร่า ขาดความประณีตของผู้เขียนจดหมาย
หลังการเขียน ภายหลังการเขียนจดหมายเสร็จแล้วผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียนเสร็จแล้วนั้นซ้ำอีกครั้งหนึ่งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ หลงเหลืออยู่ทั้งนี้เพื่การตอบสนองที่น่าพอใจในการติดต่อธุรกิจซึ่งกันและกัน
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ
ส่วนประกอบของตัวจดหมายธุรกิจที่ดี
วิธีการเขียนรายงานการประชุมแบบมืออาชีพ
การเขียนจดหมายธุรกิจ
ความหมายของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ หมายถึง เอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันแทนการเจรจาว่าด้วยเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการค้า พาณิชย์หรือทางการเงินของฝ่ายผู้ส่งสารและผู้รับสารซึ่งมีเป้าหมายในลักษณะเดียวกัน
การเขียนจดหมายธุรกิจนั้น สามารถสื่อสารกันในลักษณะของบริษัทห้างร้านติดต่อกับหน่วยงานราชการ ก็ได้ หรือบริษัทติดต่อกับบริษัทก็ได้ หรือแม้แต่บุคคลติดต่อกับบริษัทห้างร้านก็ได้ แต่จะต้องเป็นไปด้วยเรื่อง ธุรกิจเท่านั้น ถ้าติดต่อกันด้วยเรื่องของการงานทั่วไปก็จะเป็นลักษณะของจดหมายกิจธุระทั่วไป
ความสําคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสําคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสําคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่องและที่สําคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๒. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ จดหมายช่วยส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการ ติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง
๓. การติดต่อด้านธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไป บริษัทจําเป็นต้องมีจดหมายไป ถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริง พร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ ต่าง ๆ เพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก ฉะนั้น จึงนับได้ว่าจดหมาย ธุรกิจมีความสําคัญอย่างยิ่ง
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
การติดต่อด้านธุรกิจทางจดหมายมีความแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ของผู้เขียน ซึ่งพอจะแบ่ง ตามเนื้อหาของจดหมาย ดังนี้
๑. จดหมายมารยาท เป็นมารยาทของฝ่ายผู้ส่งสาร เพื่อมิตรภาพทางธุรกิจ เช่น
• จุดหมายขอบคุณที่สั่งซื้อสินค้า
• จดหมายขอโทษเมื่อสินค้าเกิดชํารุด
• จดหมายเชิญส่งสินค้าเข้าร่วมงานแสดงสินค้า
• จดหมายชี้แจงและขอโทษในความบกพร่องด้านบริการ
๒. จดหมายกิจการค้า เป็นการติดต่อเพื่อมุ่งหวังผลทางธุรกิจ เช่น
• จดหมายสั่งซื้อสินค้า
• จดหมายเสนอขายสินค้า
• จดหมายสอบถามราคาสินค้า
• จดหมายเตือน/ติดตามทวงหนี้
• จดหมายต่อว่าเกี่ยวกับสินค้า
• จดหมายตอบรับ/ปฏิเสธลูกค้า
๓. จดหมายส่งข่าวสาร เป็นการติดต่อเพื่อแจ้งเรื่องราวความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เช่น
• จดหมายชี้แจงการยกเลิกโปรโมชั่น
• จดหมายบอกเลิกปิดกิจการ
• จดหมายแจ้งการปรับลดราคาสินค้า
• จดหมายแจ้งขยายเวลาทําการ
• จดหมายแจ้งการปรับปรุงกิจการ
ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
๑. ที่อยู่ผู้ส่ง ชื่อและที่ตั้งของบริษัท ห้างร้าน นิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสําเร็จรูป
๒. เลขที่จดหมาย โดยมากมักปรากฏในประเภทของจดหมายไทยแบบราชการ
๓. วัน เดือน ปี ให้ระบุวันเดือนปีที่เขียนจดหมาย
๔. ที่อยู่ผู้รับ ให้เขียนชื่อบริษัท ห้างร้าน พร้อมทั้งที่อยู่ของผู้รับ
๕. เรื่อง ให้ระบุเรื่องหรือสาระสําคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น
๖. คําขึ้นต้น เป็นการทักทายเริ่มต้นจดหมาย จดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้ “เรียน”
๗.เนื้อหา จะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้เข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้
๘.คำลงท้าย เป็นการอําลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้คําว่า “ ขอแสดงความนับถือ
๙. ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
๑๐. ชื่อเต็ม ให้ระบุชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ได้แก่ ชื่อ นามสกุลและคํานําหน้าบอกสถานภาพ ตลอดจนตําแหน่ง
๑๑. ถึงที่ส่งมาด้วย เป็นส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น
๑๒. อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ เป็นส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อและนามสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์นิยมใช้กับจดหมายธุรกิจแบบต่างประเทศ
วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ
๑. ขั้นตอนก่อนการเขียน
๑) พิจารณาดูว่าผู้รับเป็นใคร ตําแหน่งใด
๒) กําหนดคําขึ้นต้น คําลงท้ายให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย
๓) กําหนดรูปแบบของจดหมายเสียก่อนว่าควรใช้ลักษณะอย่างไร ควรมีเนื้อความที่ตอนเนื้อความแต่ละตอนควรกล่าวถึงอะไรบ้าง
๔) เตรียมการเขียนร่างข้อความลงในกระดาษก่อน
๒. ขั้นตอนลงมือเขียน
๑) เขียนตามรูปแบบที่เตรียมไว้ให้ครบถ้วนตามส่วนประกอบของจดหมาย
๒) ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจนแน่นอน เช่น ขอสั่งซื้อสินค้า ขอชี้แจงหรือแจ้งข่าว
๓) เลือกสรรถ้อยคําให้ตรงตามความหมายที่ต้องการ สะกดคําได้ถูกต้องตามอักขรวิธี ใช้ถ้อยคํา
สํานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย
๔) เขียนสื่อสารกันให้ตรงประเด็นและได้สาระครบถ้วนความถูกต้องตามต้องการ
๕) ใช้ข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม ก่อให้เกิดความรู้สึกประทับใจ
๖) ลงลายมือชื่อทุกครั้งที่จบจดหมาย พร้อมทั้งบอกตําแหน่งด้วย
๓. ขั้นตอนหลังการเขียน
๑) ควรตรวจทานจดหมายที่เขียนเสร็จแล้วนั้นซ้ําอีกครั้งหนึ่งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ แล้ว
๒) พิมพ์ข้อความจดหมายตามที่ร่างไว้ โดยคํานึงถึงความสะอาดเรียบร้อยและไม่ผิดพลาด
๓) เลือกใช้ซองสีสุภาพหรือใช้ซองแบบหน้าต่างซึ่งดูสวยงามและประหยัดเวลาในการเขียนจ่าหน้าซองด้วย
ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้การพิมพ์มากกว่าการเขียนด้วยลายมือ ดังนั้น ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ ควรปฏิบัติ ดังนี้
๑. ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ X ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A4 ใช้กระดาษเพียง
หน้าเดียว
๒.ต้องรักษาความสะอาดในการพิมพ์ ไม่ควรมีร่องรอยการขูดลบขีดฆ่าใด ๆ ทั้งสิ้น
๓. จัดวางรูปแบบให้สวยงามไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป ควรเว้นเนื้อที่ว่า ด้านบนและขอบกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว
๔.ระมัดระวังเรื่องการพิมพ์ ไม่ควรพิมพ์ผิด ควรแบ่งวรรคตอนในการพิมพ์ให้เหมาะสม
๕.จัดทําสําเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สําหรับการอ้างอิงหรือติดตามเรื่องต่อไป
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๒ รูปแบบ ดังนี้
๑. จดหมายธุรกิจแบบราชการ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อกันในเชิงธุรกิจระหว่างหน่วยงานธุรกิจกับ หน่วยงานราชการ มีลักษณะบางส่วนคล้ายกับหนังสือราชการ เช่น มีเลขที่หนังสือ อาทิ ที่ ๑๖/๒๕๕๗ เป็นต้น มีสิ่งที่ส่งมาด้วย แต่ใส่ลงไว้ด้านล่างของจดหมายต่อจากอักษรย่อ ชื่อผู้ลงนามและชื่อผู้พิมพ์ แต่บางทีก็พบว่าผู้เขียนนําไปเขียนเหมือนกับหนังสือราชการ คือ ใส่ไว้ด้านบนต่อจากคําว่า “เรียน” ถือว่า เป็นการนําไปใช้แบบดัดแปลง
๒. จดหมายธุรกิจแบบต่างประเทศ นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้
๑) จดหมายธุรกิจแบบฟูลบล็อก รูปแบบนี้ทุกส่วนของจดหมายพิมพ์ชิดกันหน้าหรือซิดด้านซ้าย ทั้งหมด ยกเว้นหัวจดหมายจะพิมพ์แบบวางศูนย์ หมายถึง พิมพ์ไว้ตรงกลางหน้ากระดาษ แต่ก็มีที่นิยมพิมพ์ ตามแบบที่องค์กรหรือบริษัทกําหนดรูปแบบขึ้นใช้เอง คือ มีชื่อบริษัทพร้อมตราสัญลักษณ์ ที่อยู่ หมายเลข โทรศัพท์และหมายเลขโทรสาร
๒) จดหมายธุรกิจแบบมอดิไฟด์บล็อก รูปแบบการพิมพ์เหมือนแบบฟูลบล็อก แต่จะมีส่วน แตกต่างกัน ๒ ส่วน คือ วัน เดือน ปี และคําลงท้ายจะพิมพ์อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกนั้นการจัดวาง รูปแบบอื่น ๆ จะเหมือนกับแบบฟูลบล็อก
๓) จดหมายธุรกิจแบบเซมบล็อก รูปแบบการพิมพ์เหมือนแบบมอดิไฟด์บล็อก แต่จะมีส่วนที่ แตกต่างกัน คือ ส่วนเนื้อความของจดหมายแบบเซมบล็อก จะต้องย่อหน้าและมีการย่อหน้าทุกครั้งเมื่อขึ้น ข้อความใหม่ (ในการพิมพ์จะย่อหน้าโดยนับ ๑๐ ตัวอักษร)