อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์
sumetheeprasit@hotmail.com
//chirapon.wordpress.com
7.การคัดเลือกผู้เสนองานที่ชนะ
ประเด็นความเสี่ยงผลกระทบที่คาดว่าจะเป็นกิจกรรมที่ควรให้ความเห็น1.เลือกซับพลายเออร์ไม่เหมาะสมความล้มเหลวในการนำไปสู่การทำสัญญาให้บุคลากรได้รับทราบวิธีการประเมินผลข้อเสนอของผู้เสนองานที่เหมาะสม ด้วยการให้การอบรมทักษะทางเทคนิคและทางการเงิน และการเป็นผู้เชี่ยวชาญเชิงพาณิชย์ปรับปรุงขั้นตอนการประเมินผลข้อเสนองาน
ปรับปรุงเงื่อนไขการประเมินผลและระบุเป็นลายลักษณ์อักษรให้ชัดเจน
ปฏิเสธข้อเสนอที่ไม่อาจยอมรับได้
จัดให้มีการประเมินตัวบริษัท ประเด็นทางเทคนิคและการประเมินผลทางการเงินก่อนการตัดสินใจเลือกผู้ชนะ
คณะกรรมการทบทวนการจัดซื้อควรทบทวนตัวผู้นำเสนอและกระบวนการคัดเลือกก่อนตัดสินใจเลือกผู้ชนะ
2.เลือกสินค้าไม่เหมาะสมล้มเหลวในการจัดซื้อที่ตอบสนองความต้องการของผู้เสนอเรื่องทำให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานเข้ามาเกี่ยวข้องกับกระบวนการประเมินผล/เลือกสรรหาผู้ช่วยการนำเสนอปรับปรุงขั้นตอนการประเมินผลทางเทคนิคและการอบรมบุคลากรอย่างเหมาะสม
คณะกรรมการทบทวนการจัดซื้อควรจะทบทวนข้อเสนอและกระบวนการเลือกสรรก่อนการตัดสินใจและลงนามสัญญา
8.การเจรจาต่อรอง
ประเด็นความเสี่ยงผลกระทบที่คาดว่าจะเป็นกิจกรรมที่ควรให้ความเห็น1.มีความไม่ลงรอยกันระหว่างความคาดหวังของผู้จัดซื้อกับผู้เสนองานการทำสัญญาไม่เกิดขึ้นความล่าช้าของการส่งมอบสินค้า
ความผันผวนของต้นทุน
ความคุ้มค่าลดลง
ซื้อได้สินค้าที่เหมาะสมน้อยกว่าที่ควร
การใช้ทรัพยากรไม่เหมาะสม
ปรับปรุงการสื่อสารและเงื่อนไขในสัญญาให้เหมาะและเกิดประโยชน์สูงสุดให้บุคลากรได้รับการฝึกอบรมในการวางแผนงานสัญญาและการบริหารสัญญา
ทำการระบุเงื่อนไขต่อรองอย่างระมัดระวัง
มีการบันทึกเงื่อนไขการเจรจาของแต่ละราย
2.การเกิด deadlock ของรายละเอียดของข้อตกลงความล่าช้าของการส่งมอบสินค้าต้องเริ่มการจัดซื้อใหม่หากการเจรจาไม่ได้ข้อยุติ
ซื้อได้สินค้าที่เหมาะสมน้อยกว่าที่ควร
มีต้นทุนของงานทางกฎหมายและนิติกรรมเพิ่ม
พิจารณาทางเลือกที่เป็นไปได้ในการแบ่งปันความเสี่ยงระหว่าง 2 ฝ่ายแยกแยะระหว่างเป้าหมายจำเป็นที่ยอมรับการต่อรองไม่ได้ ออกจากส่วนที่ยอมรับได้
3.ล้มเหลวในการคงเงื่อนไขที่จำเป็นและต้องการไว้ไม่สามารถเกิดการลงนามในสัญญาความล่าช้าของการส่งมอบสินค้า
ความผันผวนของต้นทุน
การใช้ทรัพยากรไม่มีประสิทธิภาพ
วาง baseline ก่อนเริ่มเจรจาแยกแยะเป้าหมายสำคัญที่ยอมให้ต่อรองไม่ได้
พิจารณาแนวทางการปรับปรุงเนื้อหาของสัญญาที่เป็นไปได้
ให้บุคลากรอบรมเทคนิคการเจรจาที่เพียงพอ
4.ล้มเหลวในการธำรงรักษาข้อตกลงให้เป็นไปตามแนวของอัยการสูงสุด(กรณีของหน่วยงานรัฐ)และการักษาความลับไม่สามารถเกิดการลงนามในสัญญาความล่าช้าของการส่งมอบสินค้า
การใช้ทรัพยากรไม่มีประสิทธิภาพ
ทำให้มั่นใจว่าซับพลายเออร์ที่เป็นไปได้ยังคงพร้อมจะเสนองาน และผู้ได้ผลประเมินสูงสุดเกิดความเข้าใจ5.ล้มเหลวในการส่งต่อเงื่อนไขที่ผ่านการเจรจาในเนื้อหาของสัญญาการหยุดชะงักของสัญญาอาจจะต้องมีคดีความฟ้องร้อง
ความสัมพันธ์เป็นไปนทางลบ
เก็บรายละเอียดและทำรายงานการประชุมผลการเจรจาต่อรอง
6.ผู้ที่มีอำนาจลงนามไม่เห็นด้วยและไม่ยอมลงนามในสัญญาเสียเวลาเจรจาใหม่ให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอบรมด้านการบริหารการผลักดันกระบวนการ สื่อสารให้เกิดความเข้าใจสนใจเชิญบรรยายหัวข้อนี้ติดต่อ sumetheeprasit@hotmail.com
อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์
sumetheeprasit@hotmail.com
//chirapon.wordpress.com
งานจัดซื้อจัดจ้างยังคงเป็นหนึ่งในขอบเขตงานตรวจสอบของทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐซึ่งนำเอาเงินงบประมาณแผ่นดินมาใช้ในกิจการของหน่วยงาน และเป็นจุดเพ่งเล็งว่าอาจจะเกิดความไม่โปร่งใส จุดรั่วไหลหรือช่องทางการทุจริตได้ ซึ่งงานจรวจสอบภายในไม่อาจจะละเว้นได้
การตรวจสอบภายในส่วนของงานจัดซื้อจัดจ้างจึงเป็นเสมือนงานประจำทุกปีอยู่แล้ว เพียงแต่ลักษณะ รูปแบบและเงื่อนไขของการจัดซื้อจัดจ้างอาจจะเปลี่ยนไปเรื่อยๆ
เพื่อให้ทีม Internal audit ของ GHPs & HACCP v.5 ได้ตรวจสอบความพร้อมของระบบภายใน รายการคำถามด้านล่างเป็นแนวทางเพื่อช่วยให้ ทีม Internal audit สะดวกในการใช้งาน ซึ่งการทำการตรวจติดตามภายในนั้น ก็มีขั้นตอนไม่ซับซ้อนอะไรมาก โดยเริ่มที่
- การแต่งตั้งทีมผู้ตรวจ ( ผ่านการฝึกอบรม หลักการตรวจติดตาม และข้อกำหนดที่จะทำการตรวจ และมีความรู้ประสบการณ์ในการทำงานอย่างน้อย 2 ปี )
- เตรียมรายการคำถาม ซึ่งจะใช้ข้อมูลจากจุดต่างๆ ขององค์กร เช่น ผลการตรวจที่ผ่านมาทั้งจากการตรวจติดตามจากภายใน และจากภายนอก ศึกษาระบบเอกสารของหน่วยงานที่จะดำเนินการตรวจ ผลการทบทวนระบบ HACCP เป็นต้น
- ดำเนินการตรวจประเมิน
- จัดทำรายงานการตรวจ
- ติดตามผลการดำเนินการแก้ไข (หากมีประเด็นพบความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด )
ดำเนินการตามนี้ ท่านก็ได้ทั้งการปรับปรุงระบบ และ ไม่ได้ CAR จากผู้ตรวจประเมินที่ให้การรับรองระบบทันที